Sponsors zoeken, hoe doe je dat?

Stel, je hebt een goed idee en je wilt het graag verwezenlijken. Je hebt ook al vrienden en bekenden gevonden die je project willen steunen. Maar je hebt niet genoeg geld om het uit te voeren. Waar zoek en vind je dan sponsors en de benodigde financiële middelen?

Sponsors, hoe vind je ze?

Wel, er zijn verschillende mogelijkheden. Je zou bijvoorbeeld een voetbalwedstrijd voor jullie project kunnen organiseren en de entreegelden of het batig saldo uit verkoop van drank en versnaperingen ervoor kunnen gebruiken.

Maar handiger is om bedrijven te vragen of ze als sponsor willen optreden voor jullie project. Sponsor is een Engels woord en betekent zoveel als ondersteuner met materiële giften:

• dat kunnen bijvoorbeeld geldelijke bijdragen zijn die voor een duidelijk omschreven doel worden aangewend. Op die manier kunnen ook meerdere sponsors eraan bijdragen om het gewenste bedrag bij elkaar te krijgen;
• maar het kan het ook een bijdrage in natura zijn, zoals nieuwe vloerbedekking voor jullie clublokaal, geschonken door de lokale groothandelaar in vloerbenodigdheden.

Hoeveel geld heb je nodig?

• projecten kosten soms veel geld. Stel daarom vóór aanvang een financieel plan op dat je vervolgens continu bijwerkt;
• geef daarin zorgvuldig aan welke kosten op jullie af kunnen komen, zoals reiskosten, portokosten, kantoorbenodigdheden, techniekkosten, huisvesting, materialen, arbeidskosten, enz.;
• in dat financieel plan neem je uiteraard ook op wat je aan inkomsten verwacht zoals donaties, entreegelden of subsidies.

Waar vind je sponsors?

• kijk eerst eens in je directe omgeving of er wellicht (grote) bedrijven of vermogende particulieren in aanmerking komen. Een blik in de Gouden Gids kan daarbij heel behulpzaam zijn;
• belangrijk is dat eventuele sponsoren een duidelijke link met jullie project, jullie vereniging of jullie woonplaats hebben;
• het loont de moeite om uit te vinden of er wellicht (landelijke) stichtingen zijn die projecten ondersteuning willen bieden.

Hoe potentiële sponsors benaderen?

• stel een brief op waarin je jullie plannen beschrijft en tevens aangeeft wie daarvan profiteren;
• uiteraard moet daarin ook worden vermeld hoe de firma jullie helpen kan: met geld, prestaties in natura of het beschikbaar stellen van kennis, arbeid, enz.;
• vervolgens som je op wat de sponsor eraan heeft om jullie te ondersteunen en wat hij als tegenprestatie mag verwachten;
• daarnaast kan je in je schrijven achtergrondinformatie of foto’s toevoegen zodat de sponsor zich een volledig beeld van jullie project kan vormen;
• overigens doe je er goed aan om vooraf te informeren wie het beste aanspreekpunt is in het bedrijf voor jullie verzoek;
• kom je er niet achter wie de juiste contactpersoon is, stuur je brief dan aan de bedrijfsleiding respectievelijk aan de hoogste persoon in de organisatie.

Heb je twee weken na verzending van de brief nog geen antwoord ontvangen dan kan je beleefd navraag doen via de telefoon:

• of de brief ontvangen en gelezen is;
• of het bedrijf inmiddels al een besluit genomen heeft om jullie al dan niet te ondersteunen;
• als de brief niet ontvangen is, bied dan vriendelijk aan om die nogmaals te verzenden;
• misschien kan je ook een e-mail-adres krijgen waarnaar je de brief opnieuw verzenden kan.

Hoe met sponsors omgaan?

• belangrijk: een sponsor verwacht in de regel een tegenprestatie. Hij wil dat zijn gift/donatie bekend raakt en dat men enige reclame voor zijn geste maakt; Als jullie bijvoorbeeld op enigerlei wijze ruchtbaarheid geven aan jullie project (in de plaatselijke krant, via het lokale radiostation), noem dan nadrukkelijk de naam van de sponsor;
• als de sponsor ook helpt met voordelen in natura, kan daarvoor een sticker of plakaat ontworpen worden waarop bijvoorbeeld wordt vermeld "Met steun van de firma XY";
• maar voor wiens verbeelding geen grenzen kent, spreek je ideeën altijd vooraf door met de sponsor! Sommige bedrijven willen helemaal niet genoemd worden en blijven liever op de achtergrond.

Als je sponsorverzoek succesvol was

• als het allemaal gewerkt heeft, wordt ofwel in natura geleverd, ofwel wordt een geldbedrag overgemaakt. Denk er dus aan om in jullie brief een bankrekening te vermelden waarop het geld kan worden overgemaakt;
• je kan ook overwegen om een presentatie te organiseren om jullie project te promoten. Daarbij zou ook een vertegenwoordiging van de sponsor aanwezig kunnen zijn;
• voor bedoeld evenement zou je ook journalisten van de plaatselijke krant of andere lokale media kunnen uitnodigen die dan over jullie project berichten.

Hoe omgaan met afwijzingen?

• als de aangeschreven firma jullie sponsorverzoek afwijst, vraag dan beleefd naar de redenen; soms worden door een afwijzing de zwakke punten van een project aangetoond of de manier waarop jullie sponsors willen werven;
• bedank desondanks beleefd ervoor dat men jullie verzoek in overweging heeft willen nemen en sluit af met vriendelijke groeten.
• belangrijk: geef niet te snel op! Overleg nog eens vanaf het begin. Op wie zou je nóg een beroep kunnen doen? Hoe kan je de brief wellicht beter formuleren? Wat zouden jullie nóg als tegenprestatie kunnen aanbieden?

Lees verder

• Sponsoring en financiële bijdrage
• Een sponsorbrief opstellen, hoe doet u dat?
• Tips voor het werven van sponsors