Een sponsorbrief opstellen, hoe doet u dat?

Ergens jammer toch dat het geld niet aan de bomen groeit. Als dat zo was, kon u gewoon zaaien, regelmatig water geven, en uw evenement zou zelf-financierend zijn. Maar soms komen we er niet onderuit om een beroep te doen op externe geldschieters, voor een goed doel of voor een ander project dat moet worden gestimuleerd. Daarvoor leent zich een pakkende sponsorbrief bij uitstek. Hoe kunt u ervoor zorgen dat een dergelijke brief niet overkomt als een ordinaire bedelbrief.

Sponsorbrieven kunnen aan dringend benodigde gelden helpen

Bent u een particulier en wilt u gewoonweg van iemand geld krijgen, dan kunt u zich het papier en de portokosten besparen. Dat zijn pure bedelbrieven die men niet kan beschouwen als sponsorbrieven. Behoort u daarentegen tot een organisatie of vereniging, dan maakt u grote kans om de benodigde gelden via sponsors bij elkaar te krijgen. Vooral als de gesponsorde gelden fiscale aftrekbaarheid bieden en de vereniging bereid is om een kwitantie te verstrekken. Dat kan interessant zijn voor bedrijven. En toch goed om te weten, er bestaat tegenwoordig een zeer goed alternatief voor sponsoring in zijn traditionele vorm.

Welke potentiële geldschieters benaderen met een sponsorbrief?

• In beginsel moet u alleen goed lopende bedrijven als toekomstige sponsors benaderen. Bedrijven die zelf uitstel van betaling hebben aangevraagd of op het punt staan om failliet te gaan, hebben met zekerheid geen geld over;
• Maak uw huiswerk: informeer u over het bedrijf dat u wilt aanspreken en onderzoek welke organisaties en bedrijven het best bij uw evenement passen. Een fabrikant van scheerapparaten vragen als ​​sponsor voor een carrièrebeurs voor vrouwen, zou waarschijnlijk niet zo gepast zijn;
• Verder moet u alleen bedrijven aanschrijven die ook daadwerkelijk interesse hebben in uw activiteiten of die op zijn minst met hun producten dezelfde doelgroep bedienen. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar gelden voor een sportvereniging of een sportevenement, dan komen fabrikanten van sportartikelen of kledingbedrijven met recht in aanmerking. Wilt u voor het plaatselijke dierenasiel sponsors zoeken, dan moet u in eerste instantie een sponsorbrief voor diervoederfabrikanten of bedrijven voor hondenbenodigdheden opstellen.

Stel uw doelgroep voor

Wees zo gedetailleerd mogelijk als het gaat om een beschrijving van jullie bezoekers:

• Hoeveel mensen verwacht u?
• Hoe oud zijn uw bezoekers?
• Waar komen ze vandaan?
• Hoe vermogend zijn ze?
• Wat zijn hun interesses?

Deze informatie is bijzonder interessant en waardevol voor uw sponsor.

Beschrijf jullie activiteiten of evenement zo gedetailleerd mogelijk

• Wat is het doel?
• Waar, wanneer of hoe vaak vindt het plaats? Waarom zouden bezoekers naar jullie evenement komen?
• Wie zijn sprekers of artiesten die optreden tijdens jullie activiteit?
• En waarom zijn jullie als organisator of bestuursleden, betrouwbaar, geloofwaardig en kredietwaardig?

Inhoud sponsorbrief

Een sponsorbrief kan per e-mail of brief worden verzonden. Schrijf in beide gevallen niet meer dan één A4-pagina, te veel inhoud schrikt uw potentiële sponsor af:

• Aan het begin van een sponsorbrief, moet u iets over uw vereniging of organisatie schrijven. Vermeld hoe lang u al bestaat en welke successen u in de afgelopen jaren hebt geboekt. Hoe bekender u als organisatie bent, hoe korter die introductie hoeft te duren. Het gaat er alleen maar om dat de ontvanger weet met wie hij van doen heeft;
• Beschrijf vervolgens het project waarvoor u geld of materialen nodig heeft. Laat gerust open of u een financiële bijdrage nodig heeft, of dat het ook materiële zaken zoals trainingspakken of hondenvoer mogen zijn. Als de sponsor ook zelf iets kan kiezen, voelt hij zich doorgaans niet zo overrompeld;
• Aan het slot van de sponsorbrief komt eigenlijk het belangrijkste deel: waarom heeft u specifiek voor déze sponsor gekozen en vooral, welke voordelen het voor de sponsor heeft als hij geld schenkt of materialen beschikbaar stelt? Denk er altijd aan, niemand doet tegenwoordig nog iets voor niets zonder dat hij daar zelf belang bij heeft. En dat is ook heel legitiem. Verplaats u daarom een moment in de positie van de ontvanger van de sponsorbrief. Ga voor uzelf na als u genoeg geld zou hebben (ook al valt dat soms moeilijk voor te stellen), waarom u aan iemand anders geld zou geven, en wat u daar graag voor terug zou krijgen. Bekendheid? Reclame? Een goede pers? Een goed gevoel? Of simpelweg een kwitantie voor de fiscus?

Sponsorbrief moet geen tranentrekker zijn

Een sponsorbrief moet niet op de traanklieren werken. Een CEO heeft doorgaans al genoeg problemen aan zijn hoofd. Als u überhaupt een kans wil maken, kunt u beter positieve gevoelens over het bedrijf overbrengen.

Maak zinnen af zoals "Stelt u zich eens voor hoe ...”

• “… de kleintjes zullen glunderen”;
• “… positief uw bedrijf in de pers genoemd zal worden”;
• “… u later kunt zeggen, zonder mij zou het zover niet gekomen zijn”.

Lukt het u om de ondernemer een goed gevoel te bezorgen, dan is met de sponsorbrief al een wereld gewonnen. En deze tips voor het werven van sponsors kunnen dan de rest doen.

Toon uw dankbaarheid aan sponsors

Biedt potentiële geldgevers gratis toegang of VIP-tickets aan voor uw evenementen of activiteiten. Ook een sponsordiner is een geweldige manier om uw dankbaarheid te tonen. U wilt niet geloven hoeveel organisatoren om donaties vragen en geen extra voordelen bieden, afgezien van plaatsing van logo's en berichten in sociale media.

Tijd is geld

Niet iedereen heeft de tijd om een paginalange brief te bekijken. Vooral grote sponsors niet, die dagelijks meer van dit soort sponsorverzoeken ontvangen. Wees dus precies en hou het kort!

Stel u zich aan het slot bescheiden op

Als u zich presenteert, probeert u zich op elke pagina zo goed mogelijk te profileren. En dat is ook goed. Per slot van rekening wilt u iemand overtuigen. Maar wees aan het eind nederig en bescheiden en voltooi uw verzoek altijd met een 'Dank u'!