Tips voor het werven van sponsors

Sponsors werven is doorgaans geen gemakkelijke opgave. Het aantrekken ervan vereist een zorgvuldige aanpak en planning, veel geduld, doorzettingsvermogen en last but not least een beetje geluk. Om u te helpen bij het vinden van sponsors, hebben we aan aantal tips verzameld.

Hoe kan men sponsors aantrekken?

Bindende regels voor een goede aanpak zijn er niet maar sommige punten hebben zich in de praktijk als belangrijk en bruikbaar bewezen. Denk er ruim van tevoren ook over na of uw project zich wel echt leent voor sponsoring, dat wil zeggen of u bereid en in staat bent om de belangen van sponsoren te behartigen en hen te voorzien van een aantrekkelijke tegenprestatie. En bedenk ook, er is tegenwoordig een zeer bruikbaar alternatief voor sponsoring.

Dat het logo van de sponsor op flyers, programmaboekjes en ander drukwerk verschijnt, is tegenwoordig welhaast vanzelfsprekend, maar hoe attractiever en uitzonderlijker uw tegenprestaties zijn, des te meer pleit dat voor u.

Wat u moet weten vóór het werven van sponsors?

Zorg dat u eerst volledig op de hoogte bent van uw eigen organisatie en/of project voordat u in contact treedt met een bedrijf. Alleen zo zult u uw verzoek professioneel en met de nodige overtuigingskracht kunnen brengen. Bovendien bent u dan voorbereid op eventuele vragen. Onderstaande aandachtspunten kunnen u daarbij behulpzaam zijn:

• Waarom zoekt u sponsors? Vertegenwoordigt u een instelling, een vereniging of een groep mensen? Of misschien een individu?
• Tot welke activiteitensoort behoort u en hoe zou u zichzelf binnen deze soort willen positioneren?
• Wat is uw “unique selling point”? Dat wil zeggen, wat biedt u alléén en wat onderscheidt u van alle anderen?
• Welke doelgroep heeft u? Welk idee of concept ligt aan uw activiteit of instelling ten gronde?
• hoeveel betaalde medewerkers of vrijwilligers heeft u?
• Werkt u met amateurs of professionals?
• Heeft u eigen ruimtes ter beschikking en wie stelt deze ruimtes beschikbaar?
• Wordt u gefinancierd of gesubsidieerd door openbare of particuliere instellingen?
• Heeft u ervaring in de samenwerking met sponsors? Zo ja, hoe precies zag deze samenwerking er dan uit?
• Is uw organisatie erkend als instelling van algemeen nut?
• Wat precies moet er worden gesteund?
• Wilt u de huidige activiteiten behouden, uitbouwen of anders vormgeven?
• Staat er een speciaal project op stapel? Zo ja, welke doelgroep heeft dit project?
• Waren er in het verleden vergelijkbare projecten waarmee u al ervaring hebt opgedaan?
• Op hoeveel bezoekers /deelnemers rekent u en welke aandacht verwacht u van de media? Waarom?
• Hoe ziet uw exacte tijdschema er uit en heeft u daar tot dusver aan voldaan?
• Welke risicofactoren zijn er en hoe waarschijnlijk is de kans dat zich die risico's voordoen?

Welke prestatie verwacht u van de sponsor?

• Heeft u fondsen (geld), materiële middelen of expertise van de sponsor nodig?
• Als u geld nodig heeft, is dat dan bestemd voor projectmiddelen of algemene kosten die gedekt moeten worden?
• Welk budget heeft u gepland en hoe ziet het er in detail uit?
• Heeft u kosten en opbrengsten daarbij realistisch gecalculeerd?
• Hoe ziet het slechtst en het best scorende scenario er budgettair uit?
• Welke andere bronnen van inkomsten heeft u en welke wilt u nog meer aanboren?
• Over welke periode heeft u sponsoring nodig?
• Is een langdurig partnerschap denkbaar of betreft het een eenmalige samenwerking?

Wat kunt u als tegenprestatie bieden?

• Hoe prominent kan uw sponsor aanwezig zijn op uw evenement?
• Is op alle gedrukte materialen ruimte gereserveerd voor het logo van de sponsor?
• Zult u klanten, medewerkers, bezoekers en pers over de sponsoringovereenkomst informeren?
• Kan de sponsor gebruik maken van uw contacten en mailbestanden?
• Biedt u speciale condities voor klanten en/of medewerkers van de sponsor?
• Kan de sponsor eventueel gebruik maken van uw ruimtes voor het organiseren van eigen evenementen?
• Wat kunt u aan de sponsor bieden wat niemand anders in deze vorm kan bieden?
• In hoeverre profiteert het bedrijf van zijn betrokkenheid?

Wie komen in aanmerking als sponsor?

• Werkt u met één of meerdere sponsors?
• Als u met meerdere sponsors werkt, is er dan sprake van een sponsorhiërarchie (bijvoorbeeld hoofdsponsor, nevensponsor etc.) en hoe onderscheiden zich de betrokken categorieën?
• Welke bedrijven hebben dezelfde doelgroep als u?
• Welke bedrijven sponsoren al soortgelijke projecten als het uwe?
• Heeft uw project lokaal, regionaal of nationaal niveau en zijn er van daaruit ook verwijzingen naar specifieke bedrijven?
• Wilt u de fabrikanten van bepaalde productgroepen als sponsors uitsluiten?
• Sluiten zich wellicht sommige sponsors onderling al uit, bijvoorbeeld omdat het concurrerende bedrijven zijn?
• Met welke bedrijven hebben u of uw collega's een speciale relatie en kent u er de beslissers?

Waarop letten tijdens de acquisitie?

Nadat u de hierboven genoemde punten duidelijk in kaart heeft gebracht, kunt u aan het ontwerp van sponsorverzoek gaan werken. Ook hiervoor bestaan er geen vaste regels, maar we raden u aan op een aantal belangrijke punten te letten:

• Begin op tijd! De meeste bedrijven stellen hun budget eenmaal per jaar vast, aan het begin van het boekjaar. Uw verzoek moet derhalve één jaar van tevoren bij potentiële sponsors worden ingediend, vooral als het gaat om omvangrijke sponsoractiviteiten;
• Vermijd algemene formuleringen en standaard wervingsteksten! De aanhef "Geachte dames en heren" is bij de zoektocht naar sponsors uit den boze. Vind de juiste aanspreekpartner, ken zijn positie in het bedrijf en de juiste spelling van zijn naam en zijn titel;
• Informeert u zich op voorhand zorgvuldig over het bedrijf, haar producten en haar bedrijfsfilosofie! Geef aan waarom u zich juist rechtstreeks tot dit bedrijf heeft gewend, waarom u een (duurzame) verbintenis zinvol acht;
• Schrijf niet meer dan één pagina. Beperk uzelf in een eerste schrijven tot een samenvatting van de wezenlijke punten. Een uitvoerige projectbeschrijving met tijdplan kunt u als bijlage bijvoegen of bij gebleken interesse nazenden, of nóg beter, persoonlijk overhandigen;
• Stel u niet op als bedelaar! U heeft immers een tegenprestatie te bieden die voor de sponsor van belang kan zijn. Vermijd formuleringen als: "Omdat de gemeente onze middelen heeft verminderd, zijn wij thans op zoek naar sponsors." U bent op zoek naar partners voor een project dat geschikt is voor sponsoring en u hebt goede argumenten daarvoor.