Hoelang moet je bonnen en kwitanties bewaren?

In menige ordner of oude schoenendoos hopen zich de bonnen en kwitanties jaar na jaar op. Maar bij zoveel kwitanties raak je al snel het overzicht kwijt. Hoelang moet je bonnen en kwitanties eigenlijk bewaren?

Betalingsbewijzen bewaren

Mensen weten soms niet meer wat te doen met al die bonnen, facturen, kwitanties en bankafschriften. Liefst zouden ze al die papieren willen weggooien. Maar hoelang moet je dergelijke stukken eigenlijk bewaren zodat je, indien dat nodig is, kan bewijzen dat je betaald hebt?

Wanneer verjaart een vordering

De wet hanteert een algemene verjaringstermijn van 20 jaar maar doorgaans verjaren vorderingen al na 5 jaar. Bij betalingsverplichtingen begint die termijn te lopen nadat de vordering opeisbaar is geworden, dat wil zeggen nadat de uiterste betaaltermijn volgens de factuur verstreken is. Eenzelfde opeisbaarheidsverplichting geldt trouwens ook bij regelmatig terugkerende betalingen zoals rente van leningen, huurschulden en alimentatieverplichtingen.

Wat betekent de term “verjaring” eigenlijk?

Verjaring betekent feitelijk dat men een vordering na bepaalde tijd niet meer in rechte kan afdwingen. De gedachte die erachter zit, is het bieden van een stuk rechtszekerheid: het mag niet zo zijn dat men jou tot in het oneindige kan lastigvallen met oude vorderingen.

Kwitanties van duurdere aankopen

Het zijn niet alleen bonnen en kwitanties die dienen als betalingsbewijs, die de hierboven genoemde schoenendoos laten uitpuilen. Er zijn ook andere documenten, maar die kun je maar beter nooit weggooien. Denk daarbij aan pensioendocumenten en documenten van uitbetaalde erfenissen en schenkingen. En ook kwitanties van duurdere aankopen kan je maar beter bewaren: hopelijk overkomt het je nooit, maar in een onverhoopt geval (diefstal, brand, waterschade etc. ) zou je ze wel eens nodig kunnen hebben voor de inboedelverzekering.

Hoelang moet je kwitanties bewaren voor de fiscus

Terwijl we het in het bovenstaande voornamelijk hadden over bonnen en kwitanties waarmee je kan aantonen ooit voor een dienst of product betaald te hebben, kan het ook om belastingtechnische redenen nodig zijn om betalingsbewijzen te bewaren.

Bewaarplicht particulieren

De Belastingdienst legt aan particulieren géén verplichting op om betalingsbewijzen en andere administratieve stukken (kwitanties, bankafschriften, salarisstroken en dergelijke) te bewaren. Maar de fiscus kan wel tot vijf jaar na afloop van het aangiftejaar nog een navordering opleggen. Om die reden doen ook particulieren er goed aan om hun administratieve gegevens gedurende 5 jaar te bewaren.

Bewaarplicht bedrijven

Ondernemers en zelfstandigen, waaronder ook ZZP’ers, dienen hun administratie voor de fiscus zeven jaar te bewaren. Om welke gegevens het specifiek gaat en hoe men die dient te bewaren, kan men exact nalezen op de site van de fiscus. Hieronder toch al enkele aandachtspunten:

• het is belangrijk dat ondernemers hun administratieve gegevens in de oorspronkelijke staat archiveren: dat mag digitaal zijn maar ook op schrift;
• het printen van computerbestanden om deze vervolgens te verwijderen, is alleen toegestaan als de omvang daarvan beperkt is en zonder al te veel inspanning te controleren valt;
• wie zijn gegevens in elektronische vorm bewaart, moet de inspecteur bij een controlebezoek wel toegang geven tot de software om die bestanden in te zien.

Manipuleren van gegevensbestanden

Financiële instellingen verstrekken de rekeninginformatie tegenwoordig veelal digitaal, doorgaans in bestandsformaten als TIF of PDF, wat een geautomatiseerde verwerking in boekhoudpakketten toelaat. Uit fiscaal oogpunt is belangrijk dat die gegevens achteraf niet meer gewijzigd zijn, want in theorie is zelfs een PDF-file te manipuleren.

Lees verder

• Belasting betalen in Nederland
• Wettelijke rente als we niet op tijd betalen
• Mag je contante betaling weigeren
• Geld kwijt: aanbetaling is niet zonder risico