De Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht

De Belastingdienst en de fiscale bewaarplichtRuim niet te snel uw papieren, rekeningen, bonnen en kwitanties op, zeker niet die van de inkomstenbelasting. De Belastingdienst verplicht u namelijk om uw gegevens lange tijd te bewaren. Ondernemers moeten dat nog langer dan particulieren. Naast deze fiscale bewaarplicht zijn er voldoende andere redenen om kritisch naar uw ordners te kijken. Soms kunt u zelfs uw papieren beter nog langer bewaren dan wat alleen wettelijk verplicht is. Dit kan u veel fiscaal voordeel geven bij een koopsompolis, lijfrente en zwart geld. Bewaar uw bonnen en afschriften.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht ondernemers

Ondernemers moeten volgens de wet alles wat van belang kan zijn voor de belastingheffing in principe zeven jaar lang bewaren. En dan gaat het om de boeken, bescheiden en de digitale gegevensdragers zoals externe harddisks, diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Ook alle brongegevens en eventueel een administratie bij derden. Sterker nog: in beginsel moet een ondernemer alle detailgegevens zeven jaar lang in de oorspronkelijke vorm bewaren, nadat deze hun actualiteitswaarde hebben verloren. Een contract dat 10 jaar loopt, moet dus minimaal 17 jaar worden bewaard. En zo verder. Eventuele conversie van papier naar digitaal of van het ene bestand naar een andere is bovendien aan strikte voorwaarden gebonden en alleen toegestaan als dit uitprinten beperkt is. Hierover zijn met uw regionale belastingkantoor eventueel aanvullende afspraken te maken.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht particulieren, verjaring, fiscale bewaarplicht

De Belastingdienst kan u nog vijf jaar na uw belastingaangifte om nadere bewijsstukken vragen, daarna is sprake van verjaring. In de praktijk doet u er verstandig aan om uw papieren nog veel langer te bewaren. Een aantal voorbeelden dan maar.

Zwart geld

Natuurlijk beschikt u niet over zwart geld, maar de Belastingdienst intensiveert duidelijk zijn pogingen om zwart geld op te sporen. Bij buitenlands vermogen wordt gekeken naar de afgelopen twaalf jaar. Als daar vragen over komen, kunt u maar beter goed voorbereid zijn.

Lijfrente en de belastingaangifte

Voldoende mensen trekken hun premies voor de opbouw van hun lijfrente niet af van de belasting. Bijvoorbeeld, omdat het pensioentekort door de Belastingdienst als te laag wordt gezien. Maar wist u dat u bij de uitbetaling van u lijfrente over zoveel jaar wel automatisch door de Belastingdienst wordt aangeslagen? Het is dan aan u om aan de hand van uw belastingaangifte te bewijzen dat u de premies niet had afgetrokken, waardoor de uitkering niet belast is. En dat kan pas over twintig jaar zijn. En denk nou niet dat de Belastingdienst deze gegevens gaat bewaren. Dat moet u namelijk zelf doen. U moet het aantonen.

Aanslag onroerend goed OZB en WOZ

Voor de aanslagen onroerend goed, rioolheffing, afvalstoffenheffing en waterschapslasten, bestaat geen bewaarplicht. Als er eenmaal is betaald, geldt het bankafschrift als bewijs. Maar wie bezwaar aantekent, doet er natuurlijk goed aan om de aanslagen wel te bewaren.

Hoe lang moet u bankafschriften, kwitanties en rekeningen bewaren?

Voor bankafschriften geldt een bewaartermijn van vijf jaar. In de praktijk blijkt dat het langer bewaren van bankafschriften, ook digitaal, zeer zinvol kan zijn.

Hoe lang moet u een verzekeringspolis bewaren

Bewaar de originele polis met aanhang en polisvoorwaarden gedurende de hele looptijd dat een verzekering loopt. Dat kan bij spaarplannen of bijvoorbeeld een overlijdensverzekering dus heel lang zijn. Bij polissen die jaarlijks worden vernieuwd, zijn in beginsel alleen de nieuwe mantels en voorwaarden rechtsgeldig. Denk ook aan een autoverzekering of brandverzekering. Ook kan het bij een autoverzekering verstandig zijn om ook de oude polissen een aantal jaren te bewaren voor het geval dat op enig moment discussies ontstaan over uw opgebouwde no claim.

Slot

Kortom, gooi niet te vlug uw papieren en bonnetjes weg. Ook al ruimt dat soms lekker op. Archiveer uw spullen zorgvuldig en bewaar uw polissen en bescheiden lang genoeg. U weet maar nooit, wanneer u het weer nodig hebt.
© 2008 - 2026 Zeemeeuw, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming is vermenigvuldiging verboden. Vanaf 2021 is InfoNu gestopt met het publiceren van nieuwe artikelen. Het bestaande artikelbestand blijft beschikbaar, maar wordt niet meer geactualiseerd.
Zwart geld of de hoogste spaarrente in Nederland
Zwart geld of de hoogste spaarrente in NederlandZwart geld op een buitenlandse rekening is niet toegestaan en de controle hierop is ook in 2022 een speerpunt van de Belastingdien…
Zwart geld en de navorderingstermijn op zwart geld
Zwart geld en de navorderingstermijn op zwart geldWie in 2023 door de Belastingdienst wordt gepakt met zwart geld op een buitenlandse rekening kan op een zeer hoge fiscale boete re…
De Belastingdienst, zwart geld en vluchtroutes
De Belastingdienst, zwart geld en vluchtroutesDe Belastingdienst voert ook in 2022 een gevecht tegen zwart geld in het buitenland. Toch zijn er nog allerlei vluchtroutes voor z…
Belastingverdrag zwart geld Luxemburg
Belastingverdrag zwart geld LuxemburgDe Belastingdienst zet zijn jacht op zwart geld voort. Er is een bilateraal belastingverdrag met Luxemburg gesloten dat het opspor…
BTW terugvragen als klant niet betaalt?Heb je BTW op je nota al betaalt aan de fiscus, en betalen je klanten hun rekening te laat of zelfs niet? Is het in dit geval dan…
Minimumloon 2021 & minimumjeugdloon 2021
Minimumloon 2021 & minimumjeugdloon 2021Vanaf 1 januari 2023 en 1 juli 2023 gelden nieuwe en hogere bedragen voor het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon, WML 2…
Reacties
B. Nijenhuis, 13-04-2015
Mijn zwager is overleden, was vrijgezel. Hoe lang moeten wij zijn papieren bewaren?Reactie infoteur, 24-01-2020
Beste B. Nijenhuis,
Voor de Belastingdienst moet u maximaal vijf jaren de papieren bewaren:

https://financieel.infonu.nl/administratie/28981-de-belastingdienst-en-de-fiscale-bewaarplicht.html

Met vriendelijke groeten,
Zeemeeuw
Silvana Brizzi, 25-07-2014
Ben sinds 24-10-2004 uit de schuldsanering en wil de papieren weg doen. Mag dat of hoelang moet ik die nog bewaren?Reactie infoteur, 24-01-2020
Beste Silvana Brizzi,
Het hangt helemaal van de papieren af. Polissen voor lijfrente en dergelijke moet u niet wegdoen. Fiscale zaken hebben een bewaarplicht van (minimaal) vijf jaar. Sommige schuldeisers kunnen (ten onrechte) alsnog aankloppen en dan is het goed om de relevante correspondentie nog te hebben.
Met vriendelijke groeten,
Zeemeeuw
Rie, 14-01-2014
Bankafschriften 5 jaar bewaren? We hebben geen bankafschriften meer. En de (ING) bank bewaart slechts van het voorgaande jaar.
Nu dus alleen 2013.
Ik moest iets weten uit 2011 en 2012 maar dat is dus onmogelijk.
Banken zouden daarom verplicht moeten worden om het mogelijk te maken tot 5 jaar terug je bankrekening te kunnen bekijken.Reactie infoteur, 24-01-2020
Beste Rie,
U kunt digitale afschriften toch uitprinten? Bij de ING bank kunt u meer dan vijf jaren teruggaan.
Met vriendelijke groeten,
Zeemeeuw
John Groenen, 05-02-2013
Beste lezer,
ik bemoei me met archiefzaken en had een vraag. Wij als Waternet Amsterdam zijn een watercyclus bedrijf en innen ook belastinggelden waarvan wij b.v. giroafschriften ontvangen. Nu worden deze ook eens per maand digitaal beschikbaar gesteld. Als wij deze digitale exemplaren in een goedgekeurd systeem opslaan en wij schrijven een substitutie van vervanging voldoen wij dan nog aan de eisen van bewaarplicht?
Dit zou betekenen dat we papieren (analogen stukken niet meer hoeven te ontvangen. In afwachting van uw reactie groet ik, J.C.Groenen DIV.Reactie infoteur, 24-01-2020
Beste John Groenen,
1. Het archief van een waterschap valt onder de Archiefwet 1995 en daarmee ook het (digitaal en analoog) archief van Waternet. Afhankelijk van het bewaarde kan het gaan om informatieobjecten die voor onbepaalde tijd bewaard moeten blijven (historische waarde) en zaken die een kortere tijd jaar bewaard moeten worden.
2. Waar het gaat om tegenwoordige belastingzaken en inning van rekeningen volstaat een digitaal systeem als dat veilig en controleerbaar is. Waar het gaat om contracten is ook een origineel exemplaar van het ondertekende contract in het archief vereist.
Met vriendelijke groeten,
Zeemeeuw