Kwitantie: als particulier een factuur sturen

Wil je graag als particulier een factuur aan een bedrijf sturen, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf of inschrijving bij de Kamer van Koophandel? Dan kan dat wel, alleen doe je het factureren op een andere manier. Als particulier verstuur je namelijk geen factuur, maar een kwitantie. Hierbij moet je rekening houden met belangrijke regels en eisen die onder meer met belasting te maken hebben. Een kwitantie bestaat net zoals een factuur uit een aantal verplichte onderdelen en een kwitantie heb je nodig bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Een factuur die van een bedrijf naar een ander bedrijf verstuurd wordt, is pas wettelijk geldig als er een aantal zaken op deze factuur staan. Dit zijn:

• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Logisch opvolgend factuurnummer

Als je als particulier een factuur wilt sturen, dan heb je alle bovenstaande zaken niet. Als je toch een factuur maakt en die naar een bedrijf verstuurt, dan ziet de Belastingdienst deze facturen van particulieren of privépersonen als ongeldig. Een factuur sturen zonder dat je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven en een KvK-nummer gekregen hebt is dus niet mogelijk en niet rechtsgeldig.

Particulieren versturen geen factuur, maar een kwitantie

Het is duidelijk waarom je als particulier geen factuur aan een bedrijf mag versturen. Toch begrijpt de Belastingdienst dat het voor kan komen dat ook particulieren een product of dienst aan een bedrijf willen leveren. In dat geval maak je een zogenaamde kwitantie. Dit is een document dat door jou als particulier ondertekend is en waarmee je aan kunt tonen dat het bedrijf een betaling heeft gedaan en je goederen of diensten geleverd hebt.

Eisen waaraan een kwitantie moet voldoen

Net als bij een factuur van bedrijf naar bedrijf zijn er ook eisen aan een kwitantie van een particulier naar een bedrijf.

De kwitantie moet vermelden:

• Welke goederen en diensten er geleverd zijn
• Hoeveel goederen of diensten er geleverd zijn
• Voor welk bedrag er geleverd is
• Aan wie de kwitantie is gericht
• De datum van de levering van de goederen of diensten
• Je eigen naam
• Je handtekening

Geen btw op een kwitantie

Over het bedrag op de kwitantie mag je geen btw berekenen, omdat je als particulier geen btw-nummer hebt. Het bedrag dat je op de kwitantie invult, is het geldbedrag dat je zult ontvangen. Hier hoef je dus geen btw over te berekenen of af te dragen. Hier staat tegenover dat het bedrijf waaraan je geleverd hebt, ook geen btw mag aftrekken. Bij een factuur van een bedrijf mogen ze dit wel doen. Het bedrijf verwerkt het gehele bedrag van jouw kwitantie in de boekhouding als kosten en mag dit later in zijn geheel van de winst aftrekken. Daardoor wordt de winst lager en betalen zij minder belasting.

Stuur nooit een factuur als particulier

Als je werk gedaan hebt of goederen geleverd hebt en het bedrijf vraagt je om een factuur, ga dan toch niet factureren als particulier. Maak een kwitantie volgens de eisen die hierboven vermeld staan. Voor de bedrijfsadministratie en de Belastingdienst is dat een geldig document.

Kwitantie en de inkomstenbelasting

Door het versturen van een kwitantie heb je als particulier een dienst verricht of goederen verkocht aan een bedrijf. Je hebt dus, net als voor je gewone baan, inkomsten gehad waarover je inkomstenbelasting moet betalen. Deze inkomsten uit kwitanties moet je bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting aangeven als ‘inkomsten uit overige werkzaamheden’. Op dat moment weet de Belastingdienst dat je gewerkt of geleverd hebt aan een bedrijf, waarna het totaalbedrag van te ontvangen of te betalen inkomstenbelasting berekend wordt. Het kan dus voorkomen dat je moet bijbetalen. Dit bedrag is afhankelijk van je aftrekposten en het totaalbedrag waarvoor je in een jaar als particulier kwitanties aan bedrijven hebt verstuurd.

Kwitanties opgeven bij de Belastingdienst

Het opgeven van de inkomsten uit kwitanties bij de Belastingdienst is verplicht. Doe je dat niet? Dan maak je je schuldig aan belastingontduiking. Dit wordt gezien als fraude en is zelfs strafbaar. Er worden bij bedrijven regelmatig inspecties gedaan, waarbij ze ook de ontvangen kwitanties van particulieren zullen zien. De Belastingdienst weet dan dat ze bij jouw aangifte inkomstenbelasting het bedrag terug moeten zien. Bedenk ook dat het versturen van kwitanties maar tot op zekere hoogte kan. Als je als particulier regelmatig inkomsten hebt naast je reguliere baan of uitkering, dan is het verstandig om jezelf toch bij de Kamer van Koophandel in te schrijven en een btw-nummer bij de Belastingdienst aan te vragen. Bovendien profiteer je dan ook van veel belastingvoordelen voor ondernemers.

Lees verder

• Betaal je meer belasting over een tweede baan of bijbaan?
• Wet DBA: Als zzp’er werken voor een bedrijf