BTW-administratie

Elke ondernemer is verplicht om BTW-administratie uit te voeren, dit in belang van de belastingdienst. Hierdoor kan veel nare dingen worden voorkomen.

De BTW-administratie

Iedere ondernemer is verplicht een deugdelijke administratie voeren. Voor wat betreft de BTW moeten uit administratie voldoende gegevens kunnen worden gehaald om de btw-aangifte te kunnen doen. Het volgende moet worden bijgehouden.

• De uitgereikte facturen; deze moeten verzonden worden voor de 15e van de maand die volgt op de levering van de goederen. De verkoper moet zelf een kopie van de factuur bewaren.
• De ontvangen facturen.
• Het privégebruik van goederen en diensten.

De btw-heffing kan op twee manieren gebeuren

Factuurstelsel

Deze manier van btw-heffing geldt voor ondernemers die hoofdzakelijk aan ondernemers leveren. De ondernemer is de te betalen omzetbelasting verschuldigd aan de belastingdienst op het moment dat hij de factuur uitschrijft (of had moeten schrijven). Gevolg hiervan kan zijn dat de ondernemer de btw al betaald heeft aan de fiscus, voordat hij de btw ontvangen heeft van zijn klant.

Kasstelsel

Deze geldt vooral voor ondernemers die hoofdzakelijk aan particulieren leveren. De te betalen omzetbelasting is de ondernemer verschuldigd aan de belastingdienst op het moment dat de klant zijn rekening betaald heeft en de ondernemer over het geld kan beschikken. Dit is het geval bij girobetaalkaarten, creditcards en chipper of chipknip als het geld op zijn rekening is bijgeschreven. Een ondernemer die onder het kasstelsel valt, kan een verzoek indienen bij de fiscus om onder het factuurstelsel te vallen (andersom mag niet).

De ondernemer is dus niet vrij om te bepalen onder welk stelsel hij valt. De aftrek voorbelasting gebeurt, zowel bij het factuurstelsel als bij het kasstelsel, wel op basis van de datum van ontvangen factuur.

Wettelijke eisen aan een factuur

Een factuur moet altijd de volgende gegevens vermelden.

• Naam, adres, woonplaats van de afnemer.
• Naam, adres, woonplaats van de leverancier.
• Factuurdatum en leveringsdatum.
• Factuurnummer (iedere factuur moet eigen, unieke nummer hebben).
• Omschrijving en aantallen van de geleverde goederen of diensten.
• Prijs van de goederen en het totale btw-bedrag moet op de factuur staan.
• Inschrijvingsnummer (in handelsregister) en plaats van de Kamer van Koophandel.
• Het eigen btw-nummer.

Als een factuur niet aan deze eisen voldoet mag de betaalde btw in principe niet worden teruggevraagd. Voor kleinere bedragen wordt hier wel soepel mee omgegaan indien de btw apart op de bon is vermeld.

Binnen de administratie moet de omzet gesplitst worden in:

• 8.. Opbrengst verkopen 0%
• 8.. Opbrengst verkopen 6%
• 8.. Opbrengst verkopen 21%

En om een correcte aangifte btw te kunnen doen, moet de btw gesplitst worden in:

• 1.. Te vorderen OB (hier wordt alle voorbelasting op geboekt, zowel 6% als 21%)
• 1.. Te betalen OB 6%
• 1.. Te betalen OB 21%
• 1.. OB betreffende privégebruik (zowel 6% als 21%)