Basisbegrippen van het boekhouden

Het is verplicht om de boekhouding van je bedrijf bij te houden. Het is namelijk de basis van een gezond bedrijfsbeheer en geeft je tevens een realistisch beeld van de financiële situatie van je bedrijf. Je boekhouding geeft je inzicht in de structuur van je kosten en opbrengsten waardoor je je bedrijfsresultaat beter kan sturen.

Wettelijke verplichtingen

De wet bepaalt dat het soort boekhouding dat je moet bijhouden afhangt van de aard van je bedrijf. Er bestaan twee soorten boekhouding:

• Een vereenvoudigde boekhouding (voor kleine ondernemingen); Eenmanszaken.
• Een volledige boekhouding volgens de principes van dubbel boekhouden (voor middelgrote en grote ondernemingen); Vennootschappen.

De boekhouding

De boekhouding bestaat uit een aankoopfacturenboek, een verkoopfacturenboek, een kasboek, een bankboek en een inventarisboek.

• In het aankoopfacturenboek schrijf je periodiek alle aankoopfacturen in. Deze moeten chronologisch geklasseerd zijn en een volgnummer hebben.
• In het verkoopfacturenboek schrijf je periodiek en chronologisch de genummerde verkoop facturen in. Vervolgens kun je een individuele klantenrekening bijhouden.
• In het kasboek schrijf je dagelijks alle ontvangsten, uitgaven en het kassaldo. Contante verkopen zonder factuur komen onder ‘dagontvangsten’ en contante verkopen met facturen komen onder ‘klanten’ te staan.
• In het bankboek schrijf je periodiek en per bank alle bankverrichtingen in aan de hand van je rekeninguitreksels. Je moet een afzonderlijk bankboek bijhouden per bankrekening. Voor je bedrijf moet je dus een aparte rekening openen want privé-verrichtingen mogen niet in het bankboek voorkomen.

Let op!

Het dagontvangstenboek is niet hetzelfde als het kasboek. Het dagontvangstenboek is een onderdeel van het kasboek. Je schrijft er dagelijks alleen de contante, dus particuliere, verkopen zonder factuur in. Je moet de inschrijvingen in het dagontvangstenboek aantonen door de verkochte goederen gedetailleerd te vermelden of door kasbescheiden, zoals bijvoorbeeld verkoopbonnen, voor te leggen.

Elke boeking moet je inschrijven aan de hand van een bewijsstuk. (Een factuur). Je moet ook alle boekingen in volgorde van datum inschrijven, zonder een wit vlak of schrapping.

Papieren boeken moeten ingebonden of ingenaaid worden en een elektronische boekhouding mag na het afsluiten niet meer gewijzigd kunnen worden.

De factuur

Wanneer moet je je factuur versturen?

Theoretisch op het moment van de levering of van voltooiing van een dienst, dus wanneer de btw verschuldigd wordt. Maar omdat dat in de praktijk niet altijd mogelijk is mag je je factuur later sturen, uiterlijk op de vijftiende werkdag na de maand waarin het goed of de dienst geleverd werd.

Wanneer maak je een duplicaat?

Wanneer de originele factuur verloren is gegaan mag je als leverancier een duplicaat, dus een identiek tweede exemplaar, maken. Op het duplicaat moet je dan wel het volgende vermelden: “Kopie uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren of vernietigde originele factuur.”

Mag je je facturen elektronisch sturen?

Ja, indien de klant daarmee akkoord gaat. Het elektronisch versturen van een factuur heeft enkel voordelen; de klant moet de factuur niet meer overtypen in de boekhouding en de leverancier moet de facturen niet meer printen en met de post versturen.

Mag je je facturen elektronisch bewaren?

Ja, in het formaat waarin je ze ontvangt.

De creditnota

Fouten in je factuur rechtzetten?

Fouten in al verstuurde facturen kun je rechtzetten met een creditnota. De creditnota is namelijk een verbetering van een eerdere factuur. Er moet exact hetzelfde opstaan als op de factuur, maar daarnaast moet ook het volgende vermeld worden:

• De benaming ‘creditnota’.
• Een verwijzing naar de factuur waarop je creditnota betrekking heeft.
• De reden van de creditnota.
• De vermelding “btw terug te storten aan de staat in de mate waarin hij oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.”

Redenen van een creditnota zijn:

• Een foutieve berekening.
• Het terugzenden van goederen door de klant.
• Naderhand toegestane prijsverminderingen.
• …