Wie mag incassokosten rekenen?

Je kan je afvragen of een bedrijf zomaar incassokosten mag rekenen bij een achterstallige betaling. Het overkomt ons allemaal wel eens. Tijdens een vakantie is per abuis een rekening blijven liggen. De leverancier stuurt vervolgens een briefje om het bedrag alsnog binnen 14 dagen te voldoen. Vermeerderd met incassokosten. Maar mag die leverancier in dat geval extra kosten rekenen. En heb je een mogelijkheid om er onderuit te komen?

Geen incassokosten zonder voorafgaande aanmaning

Wil je als bedrijf incassokosten in rekening brengen? Dan ben je verplicht eerst een aanmaning te versturen. Daarin moet je een extra betalingstermijn van minimaal 14 dagen aanbieden. Een simpele herinnering volstaat dus niet. Wil een aanmaning rechtsgeldig zijn dan moet die eveneens bevatten:

• een uitleg wat de gevolgen zijn als je niet op tijd betaalt;
• heel specifiek het bedrag aan incassokosten dat in dat geval verschuldigd is;
• soms ook het bedrag aan BTW dat je over de incassokosten rekent.

Betaling binnen twee weken zonder extra kosten

De crediteur is dus verplicht om een aanmaning conform de hiervoor genoemde regels te zenden. Dat geldt als harde eis om in een later stadium incassokosten te mogen rekenen. Men verlangt van schuldeisers dat ze concreet kunnen aantonen dat men de aanmaning heeft verzonden. Heb je als consument de aanmaningsbrief ontvangen? Dan heb je dus nog twee weken de tijd om het oorspronkelijke factuurbedrag te betalen. En wel zónder extra kosten! Pas als je na ontvangst van de aanmaning niet tijdig betaalt, zijn incassokosten aan de orde.

Wie mogen incassokosten rekenen?

Er bestaat een veel verbreid misverstand dat alleen deurwaarders en incassobureau's incassokosten in rekening mogen brengen. De schuldeiser zelf mag ook incassokosten rekenen:

• het bedrijf dat een opdracht uitvoerde;
• de leverancier die een artikel leverde.

Per slot van rekening moet die ondernemer extra kosten maken om een openstaand bedrag te innen.

Hoeveel incassokosten mag men rekenen?

Om die vraag te kunnen beantwoorden is van belang of de factuur na 1 juli 2012 opeisbaar werd. Vanaf die datum gelden er namelijk wettelijke regels voor incassokosten. Bedrijven mogen niet zomaar wat vage kosten onder de meest exotische benamingen in rekening brengen. Er is sprake van een maximaal percentage aan incassokosten. Die berekent men over de hoofdsom exclusief rente. Uit onderstaande tabel blijkt: hoe hoger het bedrag van de vordering, hoe lager het percentage. Ook geldt er een minimum bedrag van 40 euro.


Dus bij een vordering van bijvoorbeeld 4.000 euro mag maximaal berekend worden: 15% * 2.500 + 10% * 1.500 = € 525,-

Wettelijke rente bij te late betaling

• doordat er een minimum werd ingesteld van € 40,- kan een vergeten betaling van bijvoorbeeld € 25,- zomaar uitgroeien tot een vordering van € 65,-!
• en in een aantal gevallen mogen de incassokosten ook nog worden verhoogd met BTW;
• hou er rekening mee dat ondernemers ook nog wettelijke rente in rekening mogen brengen bij te late betaling.