Online salarisadministratie

De nieuwe manier van het voeren van een salarisadministratie is een online salarissysteem. Het voordeel van internet wordt hierbij volledig benut en het systeem geeft tijdwinst en is kostenbesparend voor de ondernemer van vandaag.

Salaris

Salaris … één van de oudste, bekendste en veel gebruikte woorden in onze samenleving die gerelateerd kan worden aan loon, inkomen, personeel, arbeidsovereenkomst, carrière of loopbaan. De betrokkenen die met Salaris te maken hebben zijn uiteraard de werknemer in loondienst en de werkgever die d.m.v. een arbeidsovereenkomst het salaris of beloning voor tegenprestatie vastlegt.

Efficiency

Elk bedrijf die werknemers in dienst heeft en loon betaalt is verplicht een salarisadministratie vast te leggen. Deze regel geldt zowel voor de eenmanszaak, de MKB als de grote Werkgevers in elke willekeurige branche en/of sector. Vroeger werd de salarisadministratie handmatig gedaan door “één” salarisadministrateur of meerdere salarisadministrateurs. Dit met behulp van een rekenmachine en uiteraard met behulp van het loonbelastinghandboek. Tegenwoordig zijn er salarisprogramma’s of salarispakketten die het vele handwerk en denkwerk overgenomen hebben en waarmee de salarisadministratie op een rendabeler manier met minder personeel uitgevoerd wordt.

Online Salarisadministratie

De manier waar en hoe een salarisadministratie in een onderneming geïmplementeerd moet worden hangt af van enkele factoren zoals de grootte van het bedrijf (aantal medewerkers). Deze beslissing of keuze wordt meestal door de CFO, financieel directeur of HR manager genomen. Deze professionals kijken zeer kritisch naar de financiële kosten en de functionaliteit voor deze afdeling. Tegenwoordig en vooral voor de nabije toekomst is dé oplossing: een Online Salarisadministratie.

Definitie Online Salarisadministratie:

• salarissysteem of salarissoftwareapplicatie
• die je d.m.v. elke willekeurige computer
• via een beveiligde internetverbinding
• waar en wanneer dan ook op de wereld toegang geeft tot je eigen personeels- en salarisadministratie

Hoe werkt een Online Salarissysteem

Het bedrijf koopt “niet” een fysiek salarispakket dat eerst op een lokale computer geïnstalleerd moet worden, maar het bedrijf koopt in een inlogaccount. Na de implementatie van de bedrijfs- en medewerkersgegevens kan de gebruiker direct aan de slag. Het muteren en of wijzigen van personalia, salaris, uren, ziektedagen, pensioenfonds, leaseauto of vakantiegeld gaat zeer makkelijk en snel. De gebruiker kan snel vooraf een proforma berekening maken en direct het nettoloon inclusief werkgeverskosten zien. Wil de gebruiker bijv. een DGA of een Stagiaire werknemer invoeren: dat gaat heel simpel via een dropdown menukeuze en alle DGA settings worden ingesteld voor de loonrun. Als de maandloonrun definitief is worden naar keuze rapportages zoals loonstroken, journaalposten, loonaangifte, clieop bestand enz. digitaal afgedrukt (bijv. PDF). De output wordt in het digitale dossier voor de desbetreffende maand of periode geplaatst. De loonaangifte wordt automatisch door het systeem bij de belastingdienst ingediend. Het systeem biedt de gebruiker de mogelijkheid om automatisch de digitale loonstroken naar de medewerkers te sturen of te plaatsen in het digitale medewerkersdossier. Een reminder met bijv. de verjaardag van de medewerker of een gepland functioneringsgesprek wordt tijdig via e-mail, sms of andere kanalen bij de gebruiker gesignaleerd.

Conclusie

De ondernemer wil een bedrijf voeren dat voldoet aan alle eisen, wet en regelgeving met veilige en betrouwbare middelen en personeel zonder de “core business” uit het oog te verliezen, want dat is uiteindelijk “de hoofdactiviteit” van het bedrijf. De salarisadministratie hoort bij één van de middelen en de ondernemer van vandaag en de toekomst zal onderzoeken en kiezen voor de beste oplossing: een Online Personeels- en Salarissysteem, betrouwbaar en veilig, altijd en overal beschikbaar, kostenbesparend en zeer gebruikersvriendelijk.