BTW ondernemer - factuurvereisten en afdragen BTW

Als ondernemer moet je BTW berekenen over je omzet en mag je de voorbelasting op je kosten terugvragen. Maar voordat je zover bent, moet je als ondernemer aan een aantal voorwaarden voldaan hebben. Dit artikel gaat in op de factuurvereisten en het slim ermee omgaan.

BTW ondernemer

Als ondernemer moet je BTW berekenen over je omzet en mag je de voorbelasting op je kosten terugvragen. Maar voordat je zover bent, moet je als ondernemer aan een aantal voorwaarden voldaan hebben. Dit artikel gaat in op de factuurvereisten en het slim ermee omgaan.

Factuur uitreiken/ontvangen

Als je ondernemer bent voor de BTW moet je facturen uitreiken. Deze facturen moeten aan een aantal vereisten voldoen. Maar ook als jij facturen ontvangt van jouw crediteuren moet je ervoor zorgen dat de facturen juist zijn.

De factuur moet onder andere de volgende gegevens bevatten:

• datum uitreiken van de factuur;
• uniek nummer factuur, waardoor factuur binnen het totaal van de facturen is te traceren;
• het BTW identificatienummer van je onderneming;
• het BTW identificatienummer van je afnemer als de BTW is verlegd naar de afnemer (ondernemer voor de BTW) of als sprake is van een levering/dienst aan afnemer (ondernemer voor de BTW) elders in de EU;
• de naam en het adres van je onderneming;
• naam en adres van de afnemer;
• aanduiding van de transactie, bijvoorbeeld een omschrijving van de geleverde dienst of omschrijving van het geleverde product en de hoeveelheid;
• datum levering of dienst;
• vergoeding maal het tarief of vermelding van de vrijstelling;
• toegepaste tarief (0%, 6% of 19%);
• het bedrag van de BTW.

Afhankelijk van de situatie kunnen er nog andere vereisten gelden. Als de BTW is verlegd moet dit blijken uit de factuur. Op de factuur moet een melding staan dat de BTW is verlegd. Hetzelfde geldt als je goederen levert aan bijvoorbeeld België. In dat geval moet je op de factuur zetten dat sprake is van een intracommunautaire levering.

Belang juiste factuur ontvangen

Het is van belang ook de ontvangen facturen op juistheid te controleren. Bij een onjuist opgestelde factuur kan de Belastingdienst de aftrek van voorbelasting weigeren.

Aftrek voorbelasting

Als je een factuur ontvangt, kun je als BTW belaste ondernemer de verschuldigde BTW als voorbelasting terugvragen. Dit kun je doen op moment van ontvangen van de factuur. Stel dat je kwartaal aangifte doet. Eind maart ontvang je een factuur met een BTW last van € 10.000, dan kun je deze in de aangifte over het eerste kwartaal in april aftrekken. Het maakt niet uit als je de rekening pas eind april of in mei betaalt.

Afdragen verschuldigde BTW

Als je zelf facturen verstuurt, moet jij de BTW daarop afdragen aan de Belastingdienst. Ook hier geldt in beginsel dat de datum waarop je de factuur stuurt, bepaalt in welk aangiftetijdvak je de BTW moet afdragen. Je moet dan de BTW dus wellicht voorfinancieren.

Tip
Als je eind maart een factuur stuurt met een aanzienlijk bedrag aan BTW, kun je wellicht beter deze factuur begin april versturen. Je kunt het bedrag van de BTW al binnen hebben voordat je over het tweede kwartaal aangifte BTW moet doen. Dit scheelt je als ondernemer het voorfinancieren van de verschuldigde BTW.

Lees verder

• Investeringsaftrek - kleinschaligheidsinvesteringsaftrek