Btw aftrekken, wanneer en hoeveel geld krijg je terug?

Als je als ondernemer een product of dienst voor je bedrijf koopt, dan brengen leveranciers op hun factuur btw in rekening. De btw die je aan hen betaalt mag je aftrekken. Btw aftrekken houdt in dat je dit geld van de Belastingdienst terugkrijgt in het kwartaal na het kwartaal waarin je de btw betaald hebt. Bij de Belastingdienst heet het terugvragen van de btw ook wel 'aftrekken als voorbelasting'. Btw aftrekken mag over de meeste facturen, maar is echter niet altijd toegestaan. Geld terugvragen is relatief gemakkelijk en wordt automatisch bij je aangifte omzetbelasting verrekend met de te betalen btw.
In een kwartaal waarin je meer voor je bedrijf gekocht dan verkocht hebt, kan het voorkomen dat je zelfs meer geld van de Belastingdienst terugkrijgt dan je hoeft te betalen. Vooral bij startende ondernemers is dit het geval. In de opstartfase van je bedrijf maak je vaak meer kosten dan normaal. Ook als je wel moet betalen, is het in ieder geval prettig om de door jou betaalde btw terug te vragen. Deze btw kan dan weggestreept worden tegen de ontvangen btw.

Wat is btw precies?

Btw is een afkorting voor ‘belasting toegevoegde waarde’. Het is een belasting die je verplicht moet berekenen op al je verkoopfacturen. Ook op inkoopfacturen vind je de btw terug. De btw die je ontvangt van klanten moet je doorbetalen aan de Belastingdienst. De btw is voor de overheid een grote inkomstenbron, waarmee de staatskas wordt gevuld. Het geld wordt gebruikt voor allerlei overheidsuitgaven die vervolgens weer ten goede komen aan de maatschappij. Er bestaan verschillende btw-percentages voor diverse producten of diensten. De meeste eerste levensbehoeften, zoals voedsel en reparaties van kledingstukken vallen onder een lager btw-tarief dan bijvoorbeeld consumptieartikelen.

Geld btw terugvragen

Aan het eind van een kwartaal doe je als btw-ondernemer aangifte omzetbelasting. Om dit op een correcte manier te kunnen doen, is het belangrijk om altijd een nette boekhouding en administratie te hebben en alle bonnen en facturen te bewaren. Aan het einde van een kwartaal is het op die manier gemakkelijk om een duidelijk overzicht te krijgen van de totaal ontvangen btw (verkoopfacturen) en de betaalde btw (inkoopfacturen). Heb je meer btw betaald dan ontvangen? Dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.

Btw aftrekken als voorbelasting

De btw die ondernemers elkaar in rekening brengen wordt ook wel voorbelasting genoemd. Alleen ondernemers kunnen btw als voorbelasting aftrekken en krijgen dit geld terug na het doen van de aangifte omzetbelasting. Particulieren zien op hun bon of factuur ook btw staan en betalen deze ook, maar kunnen de btw niet terugvragen. Particulieren betalen dus altijd een bedrag inclusief btw, terwijl voor ondernemers vooral het bedrag exclusief btw leidend is.

Van welke kosten is de btw aftrekbaar?

Er zijn wel een aantal voorwaarden waaraan ondernemers zich moeten houden om de btw terug te mogen vragen. Btw mag wel teruggevraagd worden voor:

Inkopen die nodig zijn om een dienst of product te kunnen leveren of fabriceren
De huur van een bedrijfspand of werkruimte
Aanschaf van inrichting voor deze ruimte
Kantoorartikelen
Onderhoudskosten
Energiekosten
Verzekeringskosten
Investeringen

Alleen zakelijke kosten zijn aftrekbaar

Ook is van belang dat de kosten zakelijk van aard zijn om als voorbelasting afgetrokken te mogen worden. Als een product of dienst vooral voor privédoeleinden gebruikt wordt, dan is de btw niet aftrekbaar. Als een product deels zakelijk én deels privé gebruikt wordt, zoals bijvoorbeeld een mobiele telefoon, dan is mogelijk een deel van de betaalde btw aftrekbaar. Daarnaast stelt de Belastingdienst verplicht dat er van de aankoop een factuur aanwezig is die voldoet aan de gestelde eisen.

Verschillende btw-tarieven berekenen

De goederen of diensten die je als ondernemer aanschaft, zijn belast met 21 procent btw (hoogtarief), 6 procent btw (laagtarief) of 0 procent btw (nultarief). Onder het nultarief vallen onder meer goederen en diensten ten behoeve van visserij of de bevoorrading van schepen op zee en vliegtuigen. Als je een product aanschaft waarover wel 21 procent btw berekend is, maar dat bedoeld is om diensten te verkopen die niet belast zijn met btw (zoals onderwijsdiensten), dan kun je de btw hierover niet terugvragen. Vrijstelling van btw geldt voor onder meer de gezondheidszorg, kantines, sportclubs en in de uitvaartbranche. In deze beroepsgroepen en organisaties is voorbelasting meestal niet van toepassing en kun je ook geen geld terug krijgen.

Hoe lang na de btw-aangifte geld op de rekening?

Na het indienen van de btw-aangifte waarin je geld terugvraagt, kan het nog een aantal weken duren voordat het geld ook weer op je rekening staat. Als de teruggaaf van de betaalde btw zo lang duurt en bij je volgende btw-aangifte nog niet ontvangen is, dan is het mogelijk om bij de Belastingdienst te vragen om die teruggaaf te verrekenen met de belasting die je over het nieuwe tijdvak dient te betalen. Het is verstandig om altijd te zorgen voor een bewijs van je btw-aangifte of kopie te maken. Zorg ook te allen tijde voor een sluitende administratie, waarin de facturen een opeenvolgende nummering hebben.

Voorkom boetes: doe tijdig btw-aangifte

Het is zeer belangrijk om binnen een maand na een kwartaal aangifte omzetbelasting te doen en je betaalde btw terug te vragen. Doe je dit te laat, dan staan daar behoorlijke boetes op. Je krijgt wel eerst een herinnering en aansluitend een aanmaning. Onderneem je daarna nog steeds geen actie, dan volgen boetes die snel op kunnen lopen en hoger worden naarmate je vaker verzuimt om je btw-aangifte op tijd te doen. Dien daarom je aangifte omzetbelasting altijd tijdig in.