Administratieve tips voor het doen van de belastingaangifte

Het doen van de belastingaangifte inkomstenbelasting is ieder jaar weer een pittige klus. Weliswaar is het doen van aangifte makkelijker geworden sinds iedereen sinds 2015 online aangifte kan doen via MijnBelastingdienst, toch komt er onverwachts altijd weer veel reken- en denkwerk bij kijken. Hier volgt een aantal administratieve tips die het doen van de belastingaangifte enigszins vergemakkelijkt. Let wel, dit zijn geen belastinginhoudelijke adviezen of adviezen hoe de aangifte ingevuld moet worden maar enkel een aantal ondersteunende administratieve tips.

Maak screenprints van iedere stap

Met ieder willekeurig grafisch programma kun je op de pc heel eenvoudig screenprints maken en opslaan, het kan overigens ook gewoon in een tekstverwerker. Door de bekende PrintScreen-toets op het toetsenbord in te drukken en vervolgens door middel van Ctrl-V de screenprint in het grafische programma te plakken kan je van elke stap tijdens de belastingaangifte een kopie opslaan (meestal in JPEG-formaat). Dit kost wel even wat extra tijd want naar schatting moeten tijdens de aangifte zo’n 25 tot 30 screenprints worden gemaakt. Let erop dat je niet met de cursor in een invulveld staat tijdens het indrukken van de PrintScreen-toets, er kan dan in sommige gevallen een “nul” aan de ingetypte getallen of tekst worden toegevoegd. Klik dus eerst even met de muis op een wit vlak elders in het veld zodat je niet met de cursor in een invulveld staat.

Voordelen van screenprints

Het voordeel van het maken van screenprints is dat je na een tijd nog steeds goed kunt zien wat je hebt ingevuld. Maar het is vooral zeer handig dat, wanneer je over een jaar weer aangifte moet doen, je even alle ingevulde velden en gegevens van het voorgaande jaar erbij kunt pakken. Zo kun je je heel snel en goed voorbereiden om de nieuwe aangifte te gaan doen en weet je precies hoe je de aangifte in moet vullen (vooropgesteld dat er niets in jouw financiële situatie gewijzigd is) en op welke zaken je moet letten.

Reken van te voren eerst alle bedragen uit

Niet is zo vervelend om tijdens het doen van de aangifte opeens allerlei berekeningen te moeten gaan maken die onverwachts veel tijd kosten. Zorg er dus voor dat je als eerste alle berekeningen uitwerkt in bijvoorbeeld Excel of op papier voordat je de digitale belastingaangifte gaat starten. Denk aan zaken als overige verdiensten van het afgelopen jaar of ziektekosten. Om alle bedragen goed uit te rekenen is het handig om eerst alle stukken (nota's, bonnetjes, facturen, etc) eerst op volgorde van datum te leggen. Bijkomend voordeel van dit alles: niet zelden zorgt het doen van de belastingaangifte inkomstenbelasting ervoor dat je je eigen (papieren) administratie weer eens een keer goed op orde brengt.

Pak aangiften van voorgaande jaren erbij

Het is handig ter voorbereiding om van te voren even te bekijken hoe je de aangifte van het voorgaande jaar (of jaren) hebt ingevuld, pak het PDF-bestand of de uitgeprinte versie erbij. Misschien heb je van het voorgaande jaar wel screenprints gemaakt, deze kun je dan tijdens het invullen van de huidige belastingaangifte er naast houden.

Kies een goed moment uit en zorg voor een opgeruimde werkplek

Hoe sneller je de belastingaangifte achter de rug hebt hoe fijner dat is, maar ga niet overhaast te werk. Kies dus een goed moment uit en neem de tijd. Een zondag- of maandagochtend, indien je dan tijd hebt, is hiervoor zeer geschikt. Zorg ook voor een opgeruimd bureau en werkruimte, een leeg bureau motiveert meer om aan de slag te gaan. Bovendien heb je dan ruimte om alle benodigde stukken overzichtelijk neer te leggen en te sorteren.

Maak na afloop van de aangifte een klein verslag

Schrijf nadat je de aangifte hebt voltooid even op een A4-tje een klein verslag zodat je over een jaar nog weet wat je hebt gedaan, waar je tegenaan bent gelopen en hoe je alles hebt berekend. Natuurlijk kan dat ook op de pc, maar een fysiek (eventueel uitgeprint) A4-tje die je in een map bewaart (samen met alle andere belastinggerelateerde stukken van het betreffende jaar) is vaak net even wat handiger dan een digitaal bestand.

Nog een aantal tips waar je op kunt letten tijdens de aangifte

Op de vierde pagina van de digitale belastingaangifte met als titel “Vooraf ingevulde gegevens” kun je alle bij de Belastingdienst reeds bekende gegevens inzien zoals loon, pensioen, uitkering, bank- of spaarsaldo, en ook of er al een voorlopige aanslag is geweest en of deze betaald is. De Belastingdienst biedt de optie aan om deze gegevens af te drukken maar je kan er ook zelf even een screenprint van maken en deze uitprinten. Deze gegevens zijn erg handig om bij het vervolg van de belastingaangifte er naast te houden, dus print ze even uit.

Uit te klappen driehoekjes

Op het einde van de belastingaangifte krijg je op de pagina “Berekening inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen” (en ook op de pagina “Berekening inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet” indien daar in jouw situatie sprake van is) een berekening te zien met alle bedragen die je moet betalen of die je terugkrijgt, in dit veld staan wat onopvallende zwarte kleine driehoekjes, bijvoorbeeld bij “Box 1: werk en woning” of bij “Heffingskortingen”. Op deze pijltjes kun je klikken, er verschijnt dan een volledig berekening. Klik dus op alle pijltjes om alle verborgen velden open te laten klappen.

De aangifte afdrukken en opslaan als PDF-bestand

Nadat de aangifte ondertekend is kan deze nog worden opgeslagen en uitgeprint. Er wordt een PDF-bestand geopend wanneer op de button “Opslaan en afdrukken” wordt geklikt, deze kan dan vanuit jouw internetbrowser of PDF-reader worden opgeslagen of uitgeprint. Het is aan te bevelen om dit te doen.