Een aanmaning sturen, wanneer en hoe doe je dat?

Het komt nog vaak voor: een opdrachtgever betaalt niet op tijd uit. Hoe ga je dan te werk? Een aanmaning sturen lijkt de beste manier om iemand te laten weten dat hij of zij echt tot betaling moet overgaan. Wanneer ga je hiertoe over? Wat zijn de kosten die je hiervoor in rekening mag of moet brengen? En mag je zelf een aanmaning sturen of moet je dit uitbesteden? Het zijn slechts enkele vragen die opkomen als je met een dergelijke situatie te maken krijgt.

Omgaan met wanbetalers

De meesten die te maken krijgen met de vraag wanneer je een aanmaning stuurt, zijn zelfstandigen. Deze lopen met wanbetalers direct tegen een groter dilemma aan dan alleen een late betaling. Ook de relatie met de opdrachtgever in kwestie kan namelijk beschadigen. Eén ding is duidelijk: te laat betalen is een fout aan de kant van de opdrachtgever. Toch kun je beter niet op hoge poten een incassobureau inschakelen om je geld te halen. Neem eerst een aantal factoren in overweging.

Ben jij duidelijk genoeg?

Als je je factuur stuurt, hoort hier een betalingstermijn op te staan. Ontbreekt deze, dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Dit is overigens ook de gebruikelijkste termijn. Een andere veelgebruikte termijn is 14 dagen. Vermeld in je factuur ook duidelijk of het werkdagen of 'gewone' dagen betreft. Als je dit niet in je facturen vermeldt, kan het onduidelijk zijn voor de opdrachtgever wanneer hij of zij uiterlijk moet betalen.

Heb je een herinnering gestuurd?

Tegenwoordig verlopen veel contactmomenten informeel. Een herinnering is bijvoorbeeld een appje naar de opdrachtgever met 'Bedankt nogmaals voor de opdracht. Ik zie dat de factuur nog niet is betaald. De betaaltermijn verstreek gisteren. Graag zie ik alsnog de betaling binnen 14 dagen tegemoet.' Afhankelijk van je relatie met de opdrachtgever en de manier waarop je contact opneemt kun je dit (ook) per e-mail sturen. Meld je het telefonisch, geef dan aan dat je voor de volledigheid een e-mail of een bericht nastuurt. Je hebt dan zwart op wit dat je op tijd een herinnering stuurde met daarin een duidelijke betaaltermijn.

Heeft de opdrachtgever de herinnering ontvangen?

Kun je aantonen dat het redelijk is dat de persoon in kwestie je herinnering heeft gehad? Als je een herinnering stuurt via een dienst als messenger of whatsapp kun je dit makkelijk zien. Via de e-mail verstuurde herinneringen kunnen in de spambox belanden. Stuur desnoods een extra berichtje na een e-mail met de vraag of de herinnering goed is ontvangen, of neem telefonisch contact op.

Wat is de geschiedenis tussen jullie?

Is dit een losstaande opdracht? Of werk(te) je al jaren voor deze opdrachtgever? Je bestaande verhouding is erg belangrijk. Als de opdrachtgever in het verleden altijd heeft betaald, is het slim om in gesprek te gaan voordat je een aanmaning stuurt. De opdrachtgever heeft immers bewezen altijd tot betaling over te gaan. Heeft de opdrachtgever vaker verzuimd op tijd te betalen? Dan is het extra belangrijk om duidelijk te zijn. Geef een eindtermijn voor de betaling en vermeld de kosten voor een laatste aanmaning als dan niet aan de betaling is voldaan.

Wil je met deze opdrachtgever verder? Probeer in overleg te bespreken hoe late betalingen voorkomen kunnen worden. Waar gaat het mis? Ligt het aan het door de opdrachtgever gehanteerde betaalsysteem? Zou het hem of haar helpen als je niet per maand maar per kwartaal betaalde? Kun je voortaan vooraf factureren met een langere betaaltermijn? Kortom: zoek samen naar een oplossing. Dit kun je pas doen als je goed begrijpt waarom de betalingen laat zijn. Kom je er alsnog niet uit? Accepteer dan dat van deze klant de betalingen altijd te laat komen of stop met werken voor deze opdrachtgever.

Een aanmaning sturen

De één noemt het een aanmaning, de andere een betalingsherinnering. Het belangrijkste is dat je onderstaande stappen volgt voordat je tot een officiële aanmaning met extra kosten overgaat.

1. Je hebt een factuur met betalingstermijn gestuurd (of hanteert de standaardtermijn van 30 dagen);
2. Je hebt na uitblijven van een tijdige betaling een herinnering met uiterlijke betalingstermijn gestuurd en kunt dit ook aantonen;
3. In de herinnering stond duidelijk welke extra kosten er zouden volgen bij uitblijven van de betaling/niet halen van de gestelde betalingstermijn;
4. Je hebt een eventuele tweede herinnering/aanmaning gestuurd met daarin ook bovenstaande punten.

Heb je na deze stappen nog geen betaling binnen, dan kun je contact opnemen met een incassobureau. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om zelf de aanmaning met meerkosten te versturen.

Welke kosten mag je berekenen?

Voor een incassobrief gelden de volgende meerprijzen (bijgewerkt: januari 2018):


Is het totaalbedrag van de factuur 100 euro, dan kom je met 15% uit op 15 euro. Je mag dan 40 euro rekenen omdat dit het minimale bedrag is.

Mag je BTW rekenen?

Nee, dat mag niet als je zelf de aanmaning verstuurt. Via een incassobureau gelden andere regels, die het bureau in kwestie je kan vertellen.

Tips voor je betaalherinnering of aanmaning

Natuurlijk heb je zelf vaak door wat wel of niet kan. Ga ook onderstaande tips af om geen beginnersfouten te maken.

• Blijf vriendelijk en beleefd. Met dreigen, boos worden of schelden bereik je niets.
• Wees duidelijk - zowel over wat er nog betaald moet worden en wanneer dit uiterlijk moet gebeuren.
• Houd je aan de door jou gestelde termijnen - wijk hier niet vanaf.
• Gebruik in je aanmaning geen termen als 'eerste aanmaning'. Dat doet denken dat je er nog wel een paar stuurt voordat je echt actie onderneemt.
• Wees redelijk. Als er echt een goede reden blijkt te zijn voor een late betaling, denk dan mee over een oplossing.
• Gebruik geen emotionele argumenten, zoals 'nu loop ik zelf achter met betalingen omdat die van jou uitblijft'. Zelfs al zou je het geld niet missen, moet het tenslotte betaald worden. De betaling staat los van of je het geld al dan niet nodig hebt.
• Probeer woorden als 'helaas' en 'misschien' te vermijden. 'Helaas heb ik geen betaling ontvangen, kun je misschien alsnog het geld deze week overmaken?' Zoals gezegd: wees duidelijk. Daar passen twijfelwoorden niet bij.