De Berichtenbox van MijnOverheid en de Belastingdienst

De Berichtenbox is een digitale service van de website MijnOverheid en is bedoeld om correspondentie van de overheid en andere organisaties met een publieke functie op een digitale manier aan de burger te versturen. Elke burger ouder dan 14 jaar heeft al automatisch een account bij MijnOverheid, deze kan eenvoudig met DigiD worden geactiveerd. In februari 2019 werden er 7,8 miljoen mensen geteld die gebruik maakten van MijnOverheid en de bijbehorende Berichtenbox. Naast de Berichtenbox kan op MijnOverheid ook gebruik worden gemaakt van andere functies als Lopende Zaken en Persoonlijke Gegevens.

Wat is MijnOverheid?

MijnOverheid (mijn.overheid.nl) is een website waar burgers via één digitaal portaal berichten van overheidsinstellingen kunnen inzien en ontvangen. De website valt onder hoede van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en wordt beheerd door ICT-bedrijf Logius. Alle overheden en organisaties met publieke taken kunnen zich bij deze website aansluiten en via dit portaal hun correspondentie aan de burger richten. Iedere Nederlander van 14 jaar of ouder heeft al automatisch een account bij MijnOverheid, dit account kan niet worden opgezegd. De burger kan toegang krijgen tot MijnOverheid door het account via DigiD te activeren. Hiervoor is uiteraard een DigiD-account nodig, indien men nog geen DigiD-account heeft dan moet deze dus eerst worden aangemaakt. In juni 2015 bedroeg het aantal geactiveerde MijnOverheid-accounts 1,6 miljoen, eind 2015 bleken 3 miljoen Nederlanders zich voor MijnOverheid te hebben aangemeld en begin 2017 6,1 miljoen. Begin 2018 stond de teller op 7,1 miljoen en in februari 2019 waren er precies 7.824.906 gebruikers. De sterke stijging van het aantal gebruikers is vooral te danken aan de stapsgewijze omschakeling van papieren naar digitale post van de Belastingdienst.

Aantal aangesloten organisaties

Rond september 2017 bleken al 321 instellingen aangesloten te zijn bij MijnOverheid, en in mei 2019 waren het er al 343. Het merendeel betreft gemeentes. Naast gemeentes zijn ook waterschappen, pensioenfondsen, de Belastingdienst, het CJIB, het GBLT, hoogheemraadschappen, de Koninklijke Marechaussee, provincies, de RDW, de SVB, de Raad voor Rechtsbijstand, het UWV, het CIBG en het Kadaster aangesloten bij MijnOverheid.

Voorgeschiedenis van MijnOverheid

Al in 2005 hebben grote organisaties als de Belastingdienst, het UWV, de SVB, het Kadaster en het RDW de eerste stappen gezet tot het maken van een algemeen portaal, met als doel papieren post terug te dringen en correspondentie makkelijker naar de burger te kunnen versturen. In 2008 werd een eerste testversie gelanceerd, deze werd onder een paar honderd burgers uitvoerig getest. Daarna werd een website gelanceerd die voor iedereen toegankelijk was en in 2015 kwam er een nieuwe versie van MijnOverheid die ook voor de tablet en smartphone geschikt was.

Een belangrijke rol voor de Belastingdienst

In 2015 werd door de Tweede en Eerste Kamer een wet aangenomen waarin werd vastgelegd dat papieren post van de Belastingdienst (de bekende blauwe envelop) in een periode van uiteindelijk zeven jaar zal worden vervangen door digitale post via MijnOverheid. 150 miljoen papieren brieven van de Belastingdienst per jaar zouden zo kunnen worden bespaard en dat bespaart veel geld en papier. De omschakeling zou via gewenningsperioden moeten gaan verlopen.

De drie functies van MijnOverheid

De website MijnOverheid is overzichtelijk ingedeeld en heeft drie belangrijke kernfuncties, dit zijn de Berichtenbox, Lopende Zaken en Persoonlijke Gegevens.

Berichtenbox

De belangrijkste functie is de Berichtenbox, dit is hét alternatief voor papieren post, als je hier gebruik van gaat maken ontvang je in veel gevallen geen papieren post meer, maar mocht er sprake zijn van een gewenningsperiode (zoals bij de Belastingdienst) dan kan sommige of alle post nog steeds zowel digitaal als op papier worden ontvangen. Bij de optie 'Instellingen" in de Berichtenbox en bij het informatie-icoontje dat achter de naam van een organisatie staat, kun je zien welke stukken digitaal worden verstuurd en welke niet. Als je het account bij MijnOverheid activeert is het heel belangrijk om e-mailnotificatie in te stellen zodat automatisch een e-mail wordt ontvangen wanneer er in de Berichtenbox een nieuw bericht binnenkomt. In 2018 bleken slechts 5,8 miljoen gebruikers deze koppeling met een eigen e-mailadres te hebben ingesteld, de overige gebruikers (ruim een miljoen) lopen dus kans wanneer ze niet regelmatig op de Berichtenbox inloggen belangrijke post te missen. Controleer altijd even of je eigen internetprovider de e-mailnotificaties van de Berichtenbox niet per ongeluk als spam behandelt, notificaties van nieuwe berichten - waaronder betalingsverzoeken - zouden dan alsnog gemist kunnen worden. Via de Berichtenbox kunnen overigens geen berichten worden verstuurd, alleen ontvangen. Alle berichten blijven onbeperkt bewaard maar kunnen ook desgewenst worden weggegooid of worden gearchiveerd.

Lopende Zaken

De tweede belangrijke functie van MijnOverheid is Lopende Zaken, hier worden bijvoorbeeld subsidieaanvragen of vergunningaanvragen behandeld, en kun je de status van deze aanvragen inzien. Bij wijzigingen van de status ontvangt men een bericht. Lopende Zaken is dus een andere service dan de Berichtenbox, hier zijn nog niet zoveel organisaties op aangesloten als op de Berichtenbox.

Persoonlijke Gegevens

Bij de derde functie Persoonlijke Gegevens kun je zien hoe je bij de overheid geregistreerd staat, welk voertuig je hebt, de perceelgegevens van het Kadaster, de WOZ-waarde van je huis, studiegegevens bij DUO, gegevens als huwelijk, geboorte, kinderen of een pensioenoverzicht.

Is het activeren van MijnOverheid en de Berichtenbox nu verplicht?

De website van MijnOverheid meldt vooralsnog niets over het verplichte gebruik van de Berichtenbox en ook de website van de Belastingdienst zegt hier niets over. Bij "veelgestelde vragen" van MijnOverheid staat de wellicht meest gestelde vraag niet weergegeven: "is het activeren van MijnOverheid verplicht?" of "kan ik mijn account ook weer deactiveren?". Het lijkt erop dat het activeren van MijnOverheid vooralsnog niet verplicht is, maar dat een eenmaal geactiveerd account lastig of misschien wel helemaal niet te deactiveren is. Bedenk dat een eenmaal geactiveerd account veel verplichtingen met zich meebrengt zoals het regelmatig bekijken van jouw digitale brievenbus, je wilt immers niet het risico lopen een belangrijke brief (als een betalingsverzoek) over het hoofd te zien. Je zult niet de eerste zijn die een boete heeft gekregen omdat een betalingsverzoek van bijvoorbeeld een waterschap te laat is gezien.

Bijhouden eigen administratie

Het is raadzaam om, wanneer je gebruik maakt van de Berichtenbox, zelf in je eigen administratie goed bij te houden welke brieven zouden moeten zijn ontvangen en welke er nog moeten komen, zo wordt de kans op het mislopen van belangrijke berichten voorkomen. Via de Belastingdienst kun je, als je daar een goede reden voor hebt, overigens altijd verzoeken om alle correspondentie ook via papieren post te blijven ontvangen. De volgende groepen zijn altijd uitgezonderd van het gebruik van de Berichtenbox (bron: Belastingdienst):

• Kinderen jonger dan 14 jaar
• Nabestaanden die belasting- en toeslagzaken moeten regelen voor een overledene
• Mensen die in het buitenland wonen
• Personen die onder bewind, mentorschap of curatele zijn gesteld
• Mensen voor wie een curator is aangesteld omdat zij failliet zijn verklaard
• Personen voor wie een bewindvoerder is aangesteld, omdat zij in een schuldsaneringstraject zitten
• Leden van diplomatieke vertegenwoordigingen met bepaalde fiscale privileges

Onderzoek Nationale Ombudsman en omroep Max

In februari 2017 startte de Nationale Ombudsman een onderzoek om knel- en verbeterpunten van de Berichtenbox en MijnOverheid in kaart te brengen, hierbij werd ook een onderzoek van omroep Max betrokken. Uit het onderzoek bleek in september 2017 dat meer dan 2 miljoen geactiveerde gebruikers de Berichtenbox niet of nauwelijks controleren en niet goed meekunnen met de digitalisering. Berichten worden zo gemist en dit leidde in een aantal gevallen tot boetes of financiële problemen. Nieuwe berichten bleken bij veel gebruikers (bijna 1 op de 3) vaak langer dan een jaar ongelezen. Ook bleek dat maar liefst 17% geen e-mailnotificatie had ingesteld. Naar aanleiding van het onderzoek ging het Ministerie van Binnenlandse zaken verder aan de slag om het systeem verder te verbeteren.