Het huishoudboekje opstellen in een spreadsheet

In welke positie iemand zich ook bevindt; rijk of arm, schulden of geen schulden, het is altijd handig om een overzicht bij te houden van alle inkomsten en uitgaven. Met name voor mensen die een tijd lang stevig moeten bezuinigen, of ergens voor willen sparen, biedt een helder huishoudboekje veel hulp. Je kunt dan niet alleen goed zien of er maandelijks meer geld binnenkomt dan dat er uitgaat, maar ook kun je langetermijnanalyses maken, die zullen laten zien of je op de goede weg bent. Een spreadsheet zoals Excel, is een zeer goed hulpmiddel om je financiën bij te houden. Deze uitleg betreft geen cursus in de werking van Excel of andere spreadsheet, maar is vooral bedoeld om ideeën aan te dragen hoe je een overzichtelijke tabel met alle maandelijkse inkomsten en uitgaven in een spreadsheet zou kunnen maken.

Opstellen van een huishoudboekje in een spreadsheet: samenvatting

In een spreadsheet, bijvoorbeeld Excel, kun je een tabel met twee verticale hoofdkolommen maken, deze tabel heeft betrekking op een hele maand. In de linkerkolom komen onder elkaar de namen van alle vaste inkomsten, plus variabele inkomsten en uitgaven te staan, plus rechts daarvan alle bedragen. Deze linkerkolom bestaat dus feitelijk uit twee deelkolommen; een voor de namen en een voor de bedragen. In de rechterkolom komen alle namen en bedragen van de maandelijkse vaste lasten onder elkaar te staan. Onderaan beide kolommen worden vervolgens de totalen van alle in- en uitgaande bedragen weergegeven, het verschil tussen deze totalen levert dan het eindresultaat per maand op; het maandresultaat. Dit maandresultaat kun je bijvoorbeeld links van de tabel plaatsen. Elke maand maak je op deze wijze een nieuwe tabel, je zou al deze tabellen onder elkaar in het spreadsheet kunnen plaatsen.

Door alle maandresultaten bij elkaar op te tellen ontstaat uiteindelijk een beeld of er op de lange termijn sprake is van een stijgende dan wel dalende lijn, bij een stijgende lijn weet je dat jouw hoeveelheid geld aan het toenemen is. Als er in een maand € 70,- meer is uitgegeven dan dat er binnengekomen is, maar de twee maanden daarop er € 140,- meer is binnengekomen dan dat er is uitgegeven, dan twee je dat je over die drie maanden gemiddeld een stijgende lijn te pakken hebt, en dat is belangrijke informatie waaruit je kunt afleiden of je financieel op de goede weg bent of niet. Tot slot wordt aan het begin van alle maandelijkse overzichten een startbedrag ingevoerd, dit startbedrag is het geld waar je nu op dit moment over beschikt, dit bedrag kan positief of negatief zijn. Het startbedrag plus alle maandresultaten levert de totale hoeveelheid geld op waar je over beschikt.

Uitleg van de linkerkolom: de vaste inkomsten plus incidentele inkomsten en incidentele uitgaven

Zoals in de samenvatting gezegd worden alle vaste inkomsten in de linkerkolom geplaatst. Voorbeelden hiervan zijn:

• Loon in dienstverband of inkomsten uit een pensioen
• Huurtoeslag
• Kinderbijslag
• Zorgtoeslag
• Interest als gevolg van spaargeld

Daarnaast worden in de linkerkolom ook alle wisselende incidentele inkomsten en uitgaven geplaatst. Voorbeelden zijn:

• Een teruggaaf van de belastingdienst
• Een teruggaaf van de energieleverancier
• Vakantiegeld
• Losse bijverdiensten
• Aankoop van een nieuwe fiets
• Betaling aan de belastingdienst
• De boodschappen van de betreffende maand
• Benzinekosten

Uitleg van de rechterkolom: de vaste lasten

Door alle vaste lasten in de rechterkolom te zetten zie je in één oogopslag waar het totale bedrag aan vaste lasten maandelijks uit bestaat. Belangrijk is om alle vaste lasten zo volledig mogelijk in te voeren, zo ontstaan er geen onverwachte tegenvallers. Voorbeelden van maandelijkse vaste lasten zijn:

• De huur of hypotheek
• Ziektekostenpremie
• Gas, licht en water
• Telefoon, internet, tv
• Maandelijkse aflossing van een schuld
• Grote incidentele rekeningen die je toch liever als maandelijkse vaste lasten wilt 'wegboeken'

Het laatste punt uit dit voorbeeld behoeft uitleg. Je kunt bijvoorbeeld de jaarlijkse gemeentebelastingen (afvalstoffenheffing) als incidentele uitgave zien en deze in de linkerkolom plaatsen, maar beter is het om dit bedrag door twaalf maanden te delen en deze dan als vaste kosten per maand opnemen. Zo ontstaat een vollediger beeld van jouw vaste lasten per maand. Hetzelfde kun je ook doen met bijvoorbeeld het eigen risico, je autoverzekering, de inboedelverzekering, etc. Bij het eigen risico is het verstandig om deze van te voren al als vaste last per maand op te nemen, het eigen risico behoort namelijk tot de onverwachte uitgaven die veel mensen onaangenaam kan verrassen, het is daarom verstandig om dit geld te reserveren en als vaste last in de rechterkolom op te nemen. Mocht je aan het einde van een jaar geen of weinig eigen risico hebben hoeven te betalen dan kun je dat verschil dan weer terugboeken als eenmalige incidentele ‘winst’ in de linkerkolom.

Maandelijkse boodschappen

Ook de boodschappen zou je als geschatte vaste maandlast in de rechterkolom kunnen opnemen. Door vaste maandbedragen in de rechterkolom op te nemen stel je voor jezelf op deze wijze een budget vast. Je kan bijvoorbeeld een maandelijks bedrag van € 300,- als vaste uitgave per maand inboeken. In de linkerkolom wordt dit bedrag dan met de feitelijke uitgaven verrekend en zul je gaan inzien of je boven of onder je door jezelf toegekende budget blijft, het is feitelijk een boekhouding binnen een boekhouding. In de rechterkolom zet je dan een bedrag neer van € 300,-. Aan het begin van de maand zet je ook in de linkerkolom een bedrag neer van € 300,-, maar aan het einde van de maand staat dan in de linkerkolom:


Zo kun je zien dat je die maand € 45,- hebt overgehouden ten opzichte van je door jezelf toegekende maandbudget voor de boodschappen.

Telefoonkosten en energie

Dan nog een toelichting over de vaste maar toch wisselende lasten van bijvoorbeeld telefoonkosten of energie. Het is net als het eigen risico verstandig om deze in de rechterkolom te plaatsen. De maandbedragen kun je berekenen door ergens in een losse kolom (of op een blaadje) alle betalingen die je al hebt gedaan onder elkaar te zetten, en daarvan het gemiddelde te berekenen, dit gemiddelde wordt dan jouw vaste last per maand. Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om de wisselende telefoniekosten in de linkerkolom met incidentele uitgaven en inkomsten te plaatsen, maar verstandig is dat niet, immers dit soort kosten behoren toch wel tot de grote vaste lasten, en het doel van jouw tabel is om inzicht in alles te krijgen. Je kan natuurlijk ook de telefoonkosten elke maand in de rechterkolom plaatsen, maar dan gaat het idee achter deze rechterkolom verloren: het idee was immers om inzicht te krijgen in wat jij elke maand aan vaste bedragen in elk geval kwijt bent. Je zou het ook net zo kunnen doen als met de boodschappen: elke maand in de rechterkolom een vast geschat bedrag plaatsen, en maandelijks dit bedrag corrigeren aan de hand van de werkelijke betaling. Je zult zelf wel merken wat voor jou het handigst werkt. Onderstaande tabel geeft enigszins aan hoe jouw tabel er in een spreadsheet uit kan komen te zien.

Uitleg over het optellen van alle maandresultaten

Zoals in de samenvatting reeds gezegd komen onder de twee hoofdkolommen (zie bovenstaande tabel) de twee eindtotalen te staan, namelijk de totale inkomsten en de totale uitgaven. De totale uitgaven zijn een vast maandbedrag, dit verandert in een jaar als het goed is nooit, in een volgend jaar kunnen vaste lasten wel weer gaan stijgen. De totale inkomsten in de linkerkolom kunnen wel wisselen als gevolg van de incidentele wisselende inkomsten en uitgaven. Door alle uitgaven te minderen op alle inkomsten ontstaat, zoals gezegd, het totale maandresultaat, dit bedrag kan positief of negatief zijn. Als je een huishoudboekje in een spreadsheet maakt dan kun je elke maand jouw tabel opnieuw kopiëren en plakken, de cijfers in de rechterkolom kun je dan laten staan, de cijfers in de linkerkolom zul je even opnieuw moeten wissen en dan is de tabel voor de nieuwe maand geschikt voor gebruik.

Inzicht ontwikkelingen op de lange termijn

Ook kan, zoals gezegd, een beginsaldo of startbedrag worden ingevoerd van bijvoorbeeld jouw saldo op je bankrekening. Als je dit startbedrag en alle maandresultaten nu steeds bij elkaar optelt dan kun je inzicht krijgen in of jouw totale hoeveelheid geld aan het toe- of afnemen is (zie linker tabel). Zeker wanneer deze cijfers in een grafiek worden geplaatst is goed te zien of er een stijgende of dalende lijn is. Voor mensen die ergens voor willen sparen of een schuld moeten wegwerken kunnen dit soort overzichten en inzichten een uitkomst zijn. Je zult gaan merken dat het niet erg is om een keer een maand meer uit te moeten geven dan dat er binnenkomt, meestal is de periode van het vakantiegeld de periode dat je een goed maandresultaat behaalt, en wordt er in de maanden november en december een slechter resultaat behaald, dit zijn de duurdere maanden.