Uw administratie eenvoudig op orde

Het kost vaak veel tijd om uw administratie netjes op orde te houden. Als uw administratie op orde is, kunt u alles veel beter terugvinden en krijgt u meer inzicht en overzicht. Dit artikel zal u helpen om wat meer structuur aan te brengen en de administratie meer te ordenen, te sorteren en tot slot netjes op te bergen. Volg de stappen om het op orde te krijgen en blijf het vooral bijhouden.

Voordat u begint

Papier kan een hele last vormen. Vele kleine papiertjes bij elkaar vormen samen al snel een grote stapel. Voordat u begint met ordenen, moet u bepalen wat u wilt bewaren en wat niet. Het is belangrijk dat u alleen bewaard wat de moeite waard is. Wanneer u van tijd tot tijd uw administratie controleert, moet u goed kunnen bepalen wat de relevatie is van bepaalde papieren. Investeer in een papierversnipperaar en gebruik hem dagelijks om op te ruimen.

Sorteren

Om snel overzicht te krijgen in uw grote stapels papier, werkt het goed om alles eerst in drie categorieën te sorteren. Haal eerst al de brieven uit de envelop en gooi de envelop weg. Neem nu drie dozen en etiketteer deze dozen met “afwerken”, “opruimen” en ”weggooien”. Zet deze drie dozen op een rij en begin met de papieren in deze categorieën te sorteren. Maak brieven of documenten die bij elkaar horen aan elkaar vast.

Afwerken

Deze categorie is voor alle lopende zaken, waar u nog een actie voor moet doen. Dit kan o.a. zijn:

• Nog te betalen rekeningen
• Af te handelen taken of klussen
• Opdrachten of studies voor uw werk
• Aanstaande gebeurtenissen
• Formulieren die nog ingevuld moeten worden
• Brieven die u nog moet schrijven
• Belastingaangifte die nog niet helemaal klaar is
• Kassabonnen van artikelen die u nog wil ruilen

Opruimen/verwerken

Waarschijnlijk is deze categorie de grootste. Het betreft alle documenten die u moet verwerken om ze later eenvoudig terug te kunnen vinden. In deze categorie komen alleen papieren terecht die u daadwerkelijk moet bewaren. Dit zijn o.a.:

• Bank- en giroafschriften
• Betaalde facturen
• Creditcardafschriften
• Hypotheekvoorwaarden
• Kassabonnen van grote aanschaffen
• Verzekeringspapieren
• Arbeidscontracten
• Garantiebewijzen
• Gebruiksaanwijzingen
• Diploma’s en certificaten
• Autopapieren

Weggooien

Als u ergens niets meer aan hebt, kunt u het weggooien. Ook wanneer u er niet zeker van bent, gooi het maar weg. Als u bepaalde papieren kunt vervangen (bijvoorbeeld een verzekeringspolis), kunt u de oude ook weggooien. In deze categorie horen zaken zoals:

• Oude informatie
• Verlopen verzekeringspolis (waar nieuwe van zijn)
• Betaalde rekeningen (tenzij u ze nog nodig hebt voor uw belastingaangifte
• Informatie over gebeurtenissen die al hebben plaatsgevonden

Aan de slag

Veel mensen stellen het erg lang uit om hun financiële administratie bij te werken, omdat het saai is en zoveel tijd kost. Stel het niet uit! Wanneer u eenmaal weet hoe u te werk moet gaan, is het gemakkelijk en bent u blij met het resultaat. En als u het daarna bij houdt, is het erg weinig werk. Begin met de stapel afwerken/opruimen. Deze stapel gaat u weer sorteren in vier stapels:

1. Inkomsten: loonstrookjes, aandelen, investeringen, rente, enz.
2. Uitgaven: betaalde rekeningen, onkosten (eventueel aftrekbaar voor belasting), donaties, verzekeringen, motorrijtuigenbelasting en andere kosten.
3. Bank- en giroafschriften
4. Diverse

Wanneer u deze papieren hebt gesorteerd, kunt u ze in een ringband bewaren. Gebruik tabbladen voor de diverse categorieën. Stop de papieren met de recentste datum bovenop in de map. Houd zo uw systeem bij. Hoe vaker u u papieren sorteert, des te makkelijker het onderhoudt wordt. Maak er een routine van. U kunt er zelf voor kiezen om het in ordners of in hangmappen op te bergen.

Afwerken

Nu is het bakje “afwerken” aan de beurt. Met de volgende methode kunt u alle lopende zaken snel afwerken.

• Verzamel alle papieren van de verschillende projecten en sorteer ze per project. Houd alle papieren van één project (bijvoorbeeld belastingaangifte) bij elkaar. Doe het in een insteekhoesje of zet het vast met een klem.
• Bekijk of u al iets af kan werken of zet de “projecten” rechtovereind in een tijdschriften- map. Zo hebt u alle papieren direct bij elkaar als u het wel kan afwerken.

Weggooien

Tot slot is er nog een categorie “weggooien”. Deze doos zal als alles is opgeruimd en afwerkt helemaal vol zijn. Kijk goed wat er bij het oud papier kan en wat er versnipperd moet worden.

Overzicht in uw digitale gegevens

Vaak is het lastig om mailtjes terug te vinden in een overvolle mailbox. Probeer ook dit te ordenen:

• Maak een map "administratie" op de computer aan het daarin deelmapjes zoals u ook in de ordner heeft gedaan.
• Maak ook in uw e-mailaccount mapjes aan waarin u belangrijke mailtjes bewaart
• Zorg dat u en uw partner beiden op dezelfde manier werken