Uw administratie op orde in een paar simpele stappen

Is uw administratie een chaos? Regent het aanmaningen of slingert de (ongeopende) post door het hele huis? Dan is dit artikel geschreven voor u. Stapsgewijs werkt u toe naar een administratie waarin al uw betalingen bij zijn en waarin u zonder moeite elk papier kunt vinden dat u nodig heeft.

Benodigdheden voor een overzichtelijke administratie

Aangezien een goed begin het halve werk is, is het raadzaam om de volgende zaken bij elkaar te zoeken:

• Ordners en mappen
• Insteekhoesjes
• Tabbladen
• Perforator
• Schrijfblok en pen
• Nietmachine en/of paperclips
• Doos voor oud papier
• Enveloppen en postzegels
• Twee postbakjes

Aan de slag

Neem u voor om elke dag, liefst op een vast tijdstip, een half uur aan het op orde brengen van uw administratie te besteden. In een half uur kunt u heel wat doen en het is een tijdsduur die goed te overzien is. Zet de kookwekker en stop zodra deze afgaat. De volgende dag gaat u verder waar u gestopt bent. Uiteraard kunt u ervoor kiezen één of twee dag(delen) door te bikkelen en zo in korte tijd veel werk te verzetten. Deze methode is belastender en vereist over het algemeen meer doorzettingsvermogen. Het stappenplan blijft gelijk.

Stap 1

Verzamel alle post, handleidingen, gebruiksaanwijzingen en bonnetjes. Vergeet niet de bonnen uit uw portemonnee te halen.
Open alle post en stop alle reclame, lege enveloppen, supermarktbonnen en alle andere bonnen die u niet meer nodig heeft in de oud papier doos.

Stap 2

Maak een stapel van alle handleidingen en gebruiksaanwijzingen. Doe de handleidingen van apparaten die u niet meer heeft in de papierdoos. Doe datzelfde met handleidingen in andere talen, bewaar dus alleen de Nederlandse versie. Ook handleidingen die voor zich spreken mogen weg (tenzij ze tevens garantiebewijs zijn en de garantietermijn nog niet verstreken is). Leg de stapel op een logische plek, waar het niet in de weg ligt, maar waar u wel gemakkelijk bij kunt, zodat u ook daadwerkelijk de moeite zult nemen een handleiding op te zoeken wanneer u deze nodig heeft.

Stap 3

Stop alle bonnen van grotere aankopen (meestal op A4 formaat) in een map, gesorteerd op winkel of productgroep. Doe losse bonnen in een insteekhoes, per productgroep bij elkaar gehouden door een paperclip. Deze insteekhoes gaat in de map met bonnen. De stapels papieren zijn nu waarschijnlijk al een stuk geslonken.

Stap 4

Sorteer alle papieren op onderwerp en leg elke stapel op chronologische volgorde.

Stap 5

Neem de papieren stapel voor stapel door en stop ze in ordners. Afhankelijk van de hoeveelheid papieren gebruikt u een of meer ordners. Gerelateerde onderwerpen gaan in dezelfde map. Zo kunt u bijvoorbeeld een map 'Huis' maken, een map 'Verzekeringen' en een map 'Diversen'. Schrijf op elke map wat de inhoud is, zodat u meteen de goede map kunt pakken. Bepaal van elke stapel die u aanpakt of alle informatie nog klopt. Bent u bij met betalen? Moet u nog iets betalen? Doe dat gelijk. Zijn er vragen of problemen? Moet u acties ondernemen, bijvoorbeeld abonnementen wijzigen of opzeggen? Neem gelijk contact op met de desbetreffende maatschappij. Is de vraagstelling niet te ingewikkeld, stuur dan een mail met een duidelijke omschrijving van uw vraag. Veel maatschappijen hebben daarvoor een contactformulier op hun site. De maatschappij zoekt het voor u uit en meestal krijgt u binnen enkele dagen antwoord. Noteer op het schrijfblok wanneer u gemaild heeft, zodat u in de gaten kunt houden of u wel antwoord krijgt. Schrijf ook op wat u nog wilt uitzoeken, maar wat geen haast heeft (bijvoorbeeld oriënteren op een andere energieleverancier). Handel de zaken die telefonisch geregeld moeten worden meteen af. Noteer ook de afspraken die u maakt. Check dagelijks de voortgang van de acties. Dit is de meest tijdrovende stap, maar tegelijk ook de stap die het meeste voldoening zal geven.

Stap 6

Nu is uw administratie up-to-date en is het zaak dat deze up-to-date blijft. Open daarom dagelijks de binnengekomen post. Gooi enveloppen en reclame meteen weg. Doe in een postvakje de post waarop u geen actie hoeft de ondernemen. Die hoeft dus alleen opgeruimd te worden. In het andere vakje gaat de post waarop u wel een actie dient te ondernemen. Betalen, formulieren invullen, etc. etc. Plan elke week een vast moment waarop u de post verwerkt en daarna opruimt. Dat zal u waarschijnlijk slechts een kwartier tot een half uur per week kosten en u bent altijd bij.

Stap 7

Doorloop eens per jaar uw papieren en herzie ze waar nodig. Dreigt uw administratie weer in een chaos te verzanden? Geen nood! Begin bij stap 1 en binnen de kortste keren heeft u alles weer op orde.