Debiteuren beheer, wat is het?

Voor ondernemingen is het van groot economisch belang dat haar klanten de facturen tijdig betalen. De onderneming heeft namelijk al een dienst of product afgeleverd aan de klant, en heeft recht op de vergoeding (in de vorm van geld). Dit geld moet namelijk worden gebruikt om toekomstige inkopen en/of investeringen te financieren. In eerste instantie lijkt het logisch dat klanten hun facturen op tijd betalen. In praktijk verloopt het betalingsproces echter niet zo soepel. Uit onderzoek blijkt namelijk dat veel bedrijven de facturen te laat betaald en terwijl een kleine groep facturen helemaal niet betalen. Door deze soort wanbetalers kan de financiële situatie van het bedrijf, dat haar diensten en producten wel op tijd aflevert, voor financiële problemen (en in het ergste geval tot faillissement) leiden.

Het is dus ontzettend van belang dat elk bedrijf een afdeling kent die het debiteurenbeheer goed verzorgt. Deze afdeling moet er voor zorgen dat debiteuren hun facturen tijdig betalen. Dit zorgt ervoor dat de onderneming op korte, maar vooral op lange termijn in een goede financiële gezondheid verkeert, zodat het bedrijf kan blijven voortbestaan en eventueel kan groeien.

Acties voorafgaand aan het debiteurenbeheer

De betaling van een factuur door een debiteur, begint bij de afspraak die met deze debiteur gemaakt is. De leverancier heeft als functie het produceren en leveren van diensten, de kopende partij geeft hiervoor een financiële tegemoetkoming. Als we dit duidelijk stellen, kunnen we zeggen dat een goed debiteurenbeheer al start bij het begin van iedere transactie. Voordat een afspraak voltooid is moeten er dus eenduidige afspraken zijn over zowel de geleverde producten maar alsook over de betalingsvoorwaarden. Voordat een afspraak afgesloten wordt, moet er dus een goede communicatie zijn tussen de verschillende afdelingen van uw bedrijf; verkoop, productie en de debiteurenadministratie. Hierbij kan een hulpmiddel voor het debiteurenbeheer zeker zijn nut bewijzen.

Debiteurenbeheer en facturen

Voor vele mensen lijkt het voor de hand liggend, maar toch is het ongelofelijk hoeveel er nog misgaat bij het opstellen en verzenden van facturen. Op een factuur dient een duidelijk bedrag te staan met een duidelijke omschrijving of ordernummer van de geleverde goederen of diensten. Daarbij is het van groot belang dat de factuur onmiddellijk bij de juiste persoon terecht komt, hiermee voorkomt dat de factuur gaat "zweven" in een bedrijf. Het komt veelvuldig voor dat door bepaalde redenen verrekening dienen te gebeuren. Deze dienen zo eenvoudig mogelijk gehouden te worden, hierbij is het handig om zoveel mogelijk op één factuur te verrekenen en hierbij de nodige toelichtingen te maken.

Belangrijkste onderdelen van een factuur

• Adressering: juiste adres, afdeling & contactpersoon.
• Juiste product en aantal producten.
• Duidelijke specificatie van het bedrag met eventuele verrekeningen.
• Referenties van de koper.
• Besteldatum.
• Duidelijke vermelding van de betalingsconditie.
• Duidelijke vermelding van de betalingswijze.

Het belang van debiteurenbeheer

Wat is nu het belang van debiteurenbeheer? Is het niet iets wat er nu eenmaal bij hoort, maar eigenlijk geen waarde heeft? Het antwoord zou logisch moeten zijn. Geld is de motor voor elk bedrijf, er wordt alles aan gedaan om in de beginfase(verkoop) de winst van een bedrijf zo hoog mogelijk te laten zijn. Waarom zou je dan geld verliezen in de laatste fase (betaling) van het proces? Dit alleen al geeft het belang van debiteurenbeheer aan.

Er is echter meer, naar mijn mening is debiteurenbeheer essentieel voor een organisatie die efficiënt en effectief wil werken. Dat is voor iedere organisatie een doel, aangezien dat doelen zijn waardoor in het algemeen de winst verhoogd zal worden. Debiteurenbeheer houdt meer in dan debiteuren aansporen om te betalen. De reden van een debiteur om niet te betalen ligt niet altijd in onwil. Het kan om een niet juist geleverde dienst of product gaan. Of een administratieve fout op de factuur etc.

Debiteurenbeheerder en scherpte

Een goede debiteurenbeheerder komt tot zijn recht als hij inziet dat hij een “spin in het web” kan zijn. Is er een fout op de factuur? Dan contact met de klant, wat is er precies fout? Daarna volgt communicatie met de administratie, is het een administratieve fout?of is er verschil van inzicht over de afgemaakte afspraken?. Wat zegt de overeenkomst? Welke oplossing kan er worden bedacht, welke mensen kunnen dit oplossen en zo snel mogelijk? De debiteurenbeheerder regelt dit allemaal, signaleert en lost eventuele structurele problemen op. Zeker niet minder belangrijk is de terugkoppeling aan de klant en zorgt voor een tevreden klant en een betaling op korte termijn, want daar gaat het uiteindelijk natuurlijk wel om.

Tips voor Schriftelijke aanmanen

Zet in de eerste aanmaning niet dat het om de eerste gaat. De klant weet dan, dat er in ieder geval nog een tweede komt en kan besluiten nog op de volgende aanmaning te wachten alvorens te betalen. Het beste is om de volgende cyclus aan te houden:

• Stuur eerst een betalingsherinnering (= 1e aanmaning)
• Stuur hierna een aanmaning (= 2e aanmaning)
• Stuur hierna een sommatie (= 3e aanmaning)

Zet geen standaardteksten op uw aanmaning, maar bedenk iets origineels. Begin in ieder geval vriendelijk en laat daarna de toon oplopen naar een climax. In de laatste aanmaning, de sommatie, kun je het incassokantoor of de Gerechtsdeurwaarder noemen, eventueel met hun logo.

Vuistregels voor het omgaan met debiteuren

• Maak voor jezelf helder wanneer je herinneringen, aanmaningen en eventueel sommaties verstuurt. Wijk niet van deze termijn af.
• Probeer na het verzenden van de herinneringen de klanten telefonisch te benaderen.
• Wacht na het verzenden van de sommatie niet te lang met het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau of deurwaarder anders verlies je geloofwaardigheid.
• Stel iedere week prioriteiten; kijk daarbij naar de hoogte van de vorderingen; geruchten in de markt, branche waarin uw debiteur werkzaam is, en kijk naar eerdere ervaringen met deze debiteur.

Tips voor Telefonisch incasseren

Als je debiteuren gaat bellen zorg dan voor dat je een actuele openstaande postenlijst van je debiteuren hebt en dat de debiteuren al een aantal dagen de herinneringen in huis moeten hebben.

Zorg dat je tijdens het gesprek het volgende komt te weten:

• de verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie;
• naam, telefoonnummer, fax, email en eventueel zijn of haar werktijden.
• Houdt tijdens het gesprek de touwtjes in handen, laat je niet afschepen, maar zorg dat de openstaande vordering zo snel mogelijk wordt betaald.

Indien je telefonisch een betaalafspraak met de debiteur maakt, bevestig dit dan met fax met verzendjournaal, zo heb je altijd een bewijsstuk in handen dat het telefoongesprek heeft plaatsgevonden.

De tien meest doorzichtige uitvluchten:

"De verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie is deze week niet aanwezig. Belt u terug of zal ik een notitie achterlaten?"
Dé manier om u af te schepen is zeggen dat de verantwoordelijk persoon er niet is. Ga hier niet mee akkoord, en zeg dat u graag een superieur wilt spreken of desnoods de directeur.

"Er is echt van alles mis met wat u geleverd heeft. We hebben een waslijst van klachten. U begrijpt wel dat we die eerst opgelost willen zien."
Het is natuurlijk vreemd dat een klant nu pas met deze klachten komt. U kunt ervan uitgaan dat als een product niet voldoet, u dit vrij snel na levering te horen krijgt. Als de goederen niet zijn geweigerd en er geen prijscompensatie is gevraagd, hoeft u met dit argument dus geen genoegen te nemen.

"We zitten al een tijd te wachten op betaling door een hele grote klant. Zodra die binnen is,....bent u de eerste die...."
Het is (nog) niet uw probleem dat uw klant in financiële problemen zit. Daarom is het slim snel te handelen voordat het bedrijf bijv. failliet gaat. Eis uw geld en zet uw claim kracht bij door meteen over te gaan op schriftelijke, aangetekende correspondentie.

"We begrijpen uw aanmaning niet, want we hebben nooit een factuur ontvangen. Wilt u als nog een kopie factuur sturen?"
Indien de klant altijd stipt op tijd betaalt, dan kun je zonder discussie een kopie sturen. Wanneer het vaker gebeurt, vraag dan waarom het bedrijf niet heeft gereageerd op de herinnering. Of verifieer gelijk de adresgegevens met de klant. Stuur hierna de factuur nogmaals op met uw betalingsvoorwaarden.

"We hebben de goederen wel besteld bij u, maar nooit ontvangen!"
Als het goed is, heeft u een ontvangstbewijs of een verzendingsbewijs van de goederen. Bewaar deze bij de facturen als ze worden nagebeld, u kunt de klant hiermee confronteren.

"We hebben nooit opdracht gegeven voor de levering van uw goederen of diensten."
Dan had de klant de levering terug moeten sturen. Als het goed is, zit er bij elke levering een brief met contactpersoon en telefoonnummer plus een termijn waarbinnen de levering retour kan worden verzonden. Maak uw klant erop attent dat deze termijn inmiddels (ruimschoots) is verstreken.

"Ook toevallig dat u net belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt. U zult het dus wel binnen enkele dagen ontvangen."
Dit is inderdaad toevallig. Als u het niet vertrouwt, kunt u om een schriftelijke bevestiging vragen van deze uitspraak. Is dit een probleem, dan kunt u ervan uitgaan dat u voorlopig kunt fluiten naar uw geld. Wacht voor de zekerheid een paar dagen en ga dan direct over tot een andere actie.

"Door de toepassing van uw product hebben wij aanzienlijke schade geleden. We overleggen met onze advocaat over eventuele stappen."
Vraag waarom u hier pas nu iets over hoort. Probeer details te achterhalen en speel deze door naar de afdeling Verkoop of naar uw juridisch adviseur. Uw adviseur kan u adviseren over de vervolgstappen.

"Wij begrijpen ook niet hoe het komt dat u nog niets heeft ontvangen. Misschien heeft de bank een fout gemaakt. Wij zoeken het uit en u hoort nog van ons."
Het komt wel eens voor dat een bank een overboeking naar een verkeerd bankrekeningnummer overmaakt. Vraag de klant dan om een kopie van een dagafschrift met daarop de betaling naar u te faxen. Wil hij dit niet, dan zal de betaling waarschijnlijk nog niet zijn gedaan.

"Wij hebben met een van uw medewerkers telefonisch afgesproken dat er eerst een creditnota zou komen voor een deel van het bedrag."
Vraag met wie er is afgesproken en wanneer en ga daarna voor de zekerheid alle betrokken medewerkers af. Als er niemand in uw bedrijf van iets weet, stuur dan nogmaals de laatst gestuurde aanmaning per fax.