Debiteurenbeheer, het opzetten van debiteurenadministratie

Iedere onderneming die goederen of diensten verkoopt, heeft te maken met debiteuren. Hier hoort natuurlijk een goed georganiseerde debiteurenadministratie bij. Maar hoe kun je dit het beste aanpakken? Het is goed om eerst voor jezelf te bepalen waar je de grens trekt, op het gebied van kredietwaardigheid en betalingstermijnen. Houdt je debiteurenadministratie bij in een boekhoudpakket of in Excel. Zo krijg je beter inzicht in waar de pijn precies zit. Hebben debiteuren de betalingstermijn overschreden? Begin dan eerst met een vriendelijke herinnering. Indien dit niet helpt, kun je overgaan tot het versturen van een aanmaning.

Debiteurenadministratie

Ieder bedrijf dat te maken heeft met debiteuren, moet hiervan ook gegevens vastleggen in de administratie. Hoe dit georganiseerd wordt, hangt voornamelijk af van de grootte van het bedrijf. Een klein bedrijf zou namelijk goed kunnen volstaan met een klein onderdeel van de boekhouding als debiteurenbeheer. Terwijl een groot bedrijf misschien wel een hele debiteurenbeheer afdeling nodig heeft om alles te kunnen administreren.

Hoe te beginnen?

Om een debiteurenadministratie op te zetten, is het zaak om eerst alle gegevens goed op een rijtje zetten. Alle gegevens van de debiteuren moeten bekend zijn in de administratie. Het handigst is om dit in een boekhoudpakket of Excel document te administreren. Hierin kun je gemakkelijk alle stamgegevens van de debiteuren invoeren.

Kredietwaardigheid

Vervolgens moet worden bepaald hoe kredietwaardig de debiteur is. Wanneer je een aantal keer zaken hebt gedaan met een bepaalde debiteur, weet je hoe zijn betaalgedrag is. Je kunt dan een kredietlimiet vaststellen voor de desbetreffende debiteur. Dit betekend dat een debiteur voor een bepaald bedrag aan facturen open mag hebben staan. Om dit te kunnen bepalen moet er natuurlijk wel eerst een klantrelatie worden opgebouwd. Wanneer er van beide kanten voldoende vertrouwen is, kunnen dergelijke limieten worden afgesproken.

Aanmanen

Wanneer een debiteur niet binnen de gestelde betaaltermijn een factuur voldoet, moet hier werk van worden gemaakt. het is netjes om eerst even te bellen, of een herinnering te sturen. Misschien heeft hij de factuur wel over het hoofd gezien. Maar wanneer er vervolgens nog geen betaling volgt, of het is niet de eerste keer dat de debiteur slecht betaalgedrag vertoont, wordt er een aanmaning verstuurd. Bij een aanmaning wordt de te betalen factuur verhoogd met een boetebedrag.

Debiteurenadministratie in de organisatie

Niet alleen de mensen van de debiteurenafdeling, maar ook andere mensen in een organisatie hebben te maken met debiteurenadministratie. een verkoper moet voordat hij iets verkoopt natuurlijk wel weten of dit nog wel kan. Wanneer een debiteur nog een hoog factuurbedrag heeft openstaan, is het niet verstandig om weer iets te verkopen, waardoor de rekening alleen nog maar hoger oploopt. Maar ook wanneer een debiteur een groot bedrag zal gaan voldoen, is het handig om dit aan de administratie te melden. Zij weten dan dat ze het geld kunnen verwachten, en kunnen hier in eventuele begrotingen rekening mee houden.

Dubieuze debiteuren

Natuurlijk zijn er ook altijd debiteuren die minder goed betalen. Wanneer je het betalingsgedrag van een debiteur een tijdje in de gaten houdt, kun je goed zien of hij over het algemeen een snelle of langzame betaler is. of misschien zelf wel een wanbetaler! Debiteuren die altijd slecht betalingsgedrag vertonen kun je aanmerken als dubieuze debiteur. In ieder geval is het goed om bij deze debiteuren de kredietlimiet te verlagen. Moet je nog wel diensten voor hen verlenen? Zullen ze de facturen nog wel voldoen? Allemaal zaken die je je toch zeker wel af moet vragen! Want voordat je het weet, kun je fluiten naar je geld!

Zorg voor een voorziening
Daarom is het altijd goed een voorziening op te bouwen voor dubieuze debiteuren. Wanneer een debiteur zijn facturen niet meer zal voldoen, bijvoorbeeld door een faillissement, kom je niet met een gat in de boekhouding te zitten. Je kunt het tekort dan opvullen met geld vanuit de dubieuze debiteurenvoorziening.