BTW terugvragen als klant niet betaalt?

Heb je BTW op je nota al betaalt aan de fiscus, en betalen je klanten hun rekening te laat of zelfs niet? Is het in dit geval dan mogelijk om de BTW terug te vragen aan de Belastingdienst?

BTW afdragen bij versturing nota

Als je als ondernemer een nota verstuurt dan eist de Belastingdienst dat je het desbetreffende BTW bedrag betaalt. Het is voor hen niet van belang wanneer de betaling op de nota bij de ondernemer binnenkomt. De enige uitzondering hierop is ondernemers die het kasstelsel mogen toepassen. Zolang de betaling van de klant binnen de dezelfde periode plaatsvindt als waarin de btw betaalt moet worden is er geen probleem. Op dat moment sluis je als het ware de BTW door aan de fiscus.

Klant betaalt nota te laat of niet

In het geval dat je klant te laat betaalt heb jij de belasting al af moeten dragen, omdat je de BTW in rekening hebt gebracht op de nota. Ondanks dat je de betaling pas later ontvangt zal je die voorlopig voor moeten schieten. Het kan echter ook voorkomen dat de klant helemaal niet betaalt. De betaalde belasting wordt dan een kostenpost voor je onderneming, en dat wil je uiteraard voorkomen.

Oplossing: BTW terugvragen

Een eerste oplossing is om een schriftelijk verzoek in te dienen bij de Belastingdienst met een verzoek om teruggave van de betaalde BTW. Dit is mogelijk wanneer het zeker is dat de klant niet meer zal betalen.

Belangrijk:
Zorg ervoor dat het verzoek op tijd bij de belasting inspecteur binnen komt. Dit betekent dat de brief binnen een maand na afloop, van de periode waarin zekerheid is ontstaan dat de klant niet meer zal betalen, bij hen binnen moet zijn gekomen. In het geval dat je per kwartaal aangifte doet en je ontdekt dat de klant niet meer betaalt waar een nota naartoe is gestuurd in januari, dan moet het verzoek uiterlijk aan het einde van het kwartaal (april) bij de Belastingdienst gedaan zijn.
ebt gestuurd, niet meer kan betalen. Dan moet je uiterlijk eind april het verzoek aan de Belastingdienst doen.

Verder belangrijk:
Stuur naast je verzoek ook documentatie mee waaruit blijkt dat de klant niet meer zal betalen. In het geval dat je onderneming failliet isgegaan moet je bij de curator vragen of hij wilt verklaren dat er geen uitkering meer verwacht wordt. Jij hebt namelijk de verantwoordelijkheid dat je moet bewijzen dat het geld niet meer binnen komt.

Tip:
Je mag niet zelf de BTW die je eerder hebt afgedragen terugvragen via een latere aangifte.

Oplossing: creditfacturen uitreiken

Een handige oplossing kan ook het uitreiken van creditnota zijn. In dit geval streep je de eerdere nota weg. Dit is echter alleen bedoeld voor situaties waarin teveel BTW ten onrechte is gebracht. Je mag dus geen creditfactuur gebruiken als je een oninbare vordering hebt.

In het geval dat je dit wel doet moet je aan de fiscus kunnen bewijzen dat zij niets tekort komen. Neem daarom een verklaring op van je klant als hij ondernemer is, in je administratie. Laat hierin zetten dat de klant de BTW nooit eerder heeft teruggevraagd en ook niet zal doen in de toekomst.