Een incassocontract aanvragen? Waar moet u aan denken

Een incassocontract voor uw organisatie of instelling biedt meerdere voordelen voor u als incassant en voor uw debiteur. Er zijn twee varianten die de banken aanbieden namelijk de Incasso Algemeen en de Incasso Bedrijven. Aan het gebruik van dit product zijn spelregels en voorwaarden verbonden. Zo zijn de tijdslijnen voor het incasseren en de correcte aanlevering van de incassobatches erg belangrijk. Voor het bijschrijven van een incasso op uw rekening betaalt u een bedrag per batch en per incasso.

Inhoudsopgave

• Waarom een incassocontract afsluiten
• Welke incassovarianten zijn er en tegen welke voorwaarden
• Het aanleveren van batches en de kosten

Waarom een incassocontract afsluiten

Met een incassocontract worden automatisch bedragen van uw klanten geïnd via hun rekeningen ten gunste van uw rekening. Een incassocontract kan worden gebruikt door organisaties of instellingen met een inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Bent u alleen particulier dan zal u ook zakelijke klant moeten worden. Een informele vereniging zal een formele status moeten krijgen alvorens een incassocontract te kunnen afsluiten.

Een incassocontract wordt afgesloten bij een bank. Omdat er een financieel risico is (u ontvangt het volledige batchbedrag waarna bedragen kunnen worden gestorneerd) wil de bank graag informatie van de klant ontvangen. De bank zal onderbouwd willen hebben waarom het bedrijf wil incasseren en waarom via betreffende bank. Daarnaast wil de bank bij de opening van een incassocontract graag onderbouwing van de klant hebben over:

• Het maximum postbedrag. Dat is het maximaal toegestane bedrag van een incasso-opdracht.
• De periodelimiet. Het maximaal toegestane totaalbedrag dat u in een bepaalde periode (uitgedrukt in weken) aan incasso-opdrachten mag indienen.

Ongeacht welk incassoproduct u kiest kunt u in Nederland en in andere Europese SEPA landen (Single Euro Payments Area) incasseren. Hierdoor maakt u gebruik van een efficiënt betaalproduct. De debiteur geeft u toestemming eenmalig of periodiek een bedrag van zijn rekening af te laten schrijven. U kunt zelf bepalen wanneer u het geld ontvangt.

Het incassoproduct wordt door de grootbanken met eigen namen aangeduid. De ABN/AMRO gebruikt SEPA Incasso, de Rabobank gebruikt Euro-incasso en de ING gebruikt de benaming Europees Incasso.

Welke incassovarianten zijn er en tegen welke voorwaarden

Er zijn twee varianten die de banken aanbieden waarbij u zelf de variant bepaalt welke het beste bij uw betalingsverkeer past.

Incasso Algemeen

(SEPA Incasso Algemeen, Euro-incasso, Standaard Europees incasso)
Voor éénmalige of doorlopende betalingen van particulieren en zakelijke relaties. De betaler heeft de mogelijkheid om het bedrag te laten terugboeken.

Incasso Bedrijven

(SEPA Incasso Bedrijven, Bedrijven Euro-incasso, Zakelijk Europees incasso)
Voor éénmalige of doorlopende betalingen van zakelijke relaties. De betaler kan de betaling niet laten terugboeken. Daarom moet de betaler vooraf aan zijn bank aangeven dat hij de machtiging goedkeurt omdat anders de incasso niet verwerkt wordt. Dit product kan gebruikt worden wanneer u als incassant uw klant kunt sturen. Om de klant hiertoe te bewegen kan ook een korting worden gegeven. Banken zijn niet verplicht om deze opdrachten te accepteren.


Banken kunnen bij de Incasso Algemeen nog binnen vier dagen na de uitvoering een incasso terugdraaien. De meest voorkomende reden dat een bank tot storneren overgaat is onvoldoende saldo op de rekening. Banken gaan bij saldotekort verschillend om met de uitvoering van incasso’s. De bank kan ervoor kiezen de incasso direct te weigeren of eerst wel af te schrijven, maar wanneer niet binnen vier werkdagen het saldo voldoende is, alsnog tot storneren over te gaan. Bij de Incasso Bedrijven heeft de bank slechts twee dagen het recht tot terugboeken.

Aan het gebruik van de Incasso Algemeen/Bedrijven zijn wel spelregels verbonden. U dient een aanvraag in bij uw bank. Na vaststelling van de limieten en het fiat van uw bank kunt u een incassocontract afsluiten. Uw administratie en incassosoftware dient hiervoor wel geschikt te zijn gemaakt. Daarna draagt u zorg voor een machtigingsformulier (eigen ontwerp of standaard). Bij een Bedrijven Incasso moet de machtiging ook geregistreerd worden bij de bank van uw klant.

Vervolgens verzamelt u de machtigingen van uw klanten en slaat deze digitaal in uw administratie op. U informeert uw klanten wanneer welk bedrag van hun rekening wordt afgeschreven. De incasso-opdrachten dient u aan te maken en levert u aan bij uw bank waarna uw bank de incasso-opdrachten doorstuurt naar de banken van uw klanten. Deze banken schrijven de opgegeven bedragen op de afgesproken datum van de rekeningen van de klanten af en maken dit over naar uw bank. Dan ontvangt u dit geld op uw rekening.

Wat zijn de voordelen voor u als incassant:

• U ontvangt uw betalingen op het afgesproken tijdstip.
• Bij de Bedrijven Incasso weet u na twee werkdagen of een incasso definitief is.
• Incasso van uw vorderingen in alle SEPA landen op dezelfde manier.
• De klant geeft u één keer een machtiging en daarna kunt u incasseren van de rekening van de klant.
• U bespaart porto- en bankkosten. Uw klant betaalt op tijd en u hoeft geen herinnering te sturen.
• U heeft maar één rekening nodig voor uw binnenlandse- en uw buitenlandse incasso’s.

Wat zijn de voordelen van uw debiteur:

• Geen omkijken naar tijdige betaling van de vordering, mits er voldoende beschikkingsruimte op de rekening is.
• Heeft acht weken de tijd om een bedrag terug te boeken als hij het niet eens is met de afschrijving (Incasso Algemeen).
• Houdt de controle over zijn rekening door de mogelijkheid om (doorlopende) incasso’s vooraf te weigeren of achteraf te storneren.

Het aanleveren van batches en de kosten

Voor het incasseren zijn tijdslijnen vastgesteld waarmee u rekening moet houden. Zoals wanneer de klant moet weten dat u gaat incasseren en wanneer u de opdracht bij de bank moet aanleveren. Wanneer u de incassobatch bij de bank instuurt, wordt het totaalbedrag van de batch bijgeschreven op uw rekening. Eventuele niet gelukte incasso’s worden weer afgeschreven. Voor de aanlevering van incassobestanden gelden een aantal belangrijke voorwaarden. U moet voldoen aan de limieten vanuit het incassocontract, het bedrag moet in euro’s zijn opgevoerd en de machtigingsgegevens moeten aanwezig zijn.

Voor het bijschrijven van een incasso op uw rekening betaalt u afhankelijk van de bank (per 11-2017) een bedrag van € 1,00 - € 2,00 per batch en betaalt u per incasso een bedrag van € 0,10 - € 0,11. Wanneer de transactie via Equens CPS gaat, zijn de bedragen iets hoger. De kosten voor het afsluiten van een incassocontract verschillen per bank en liggen tussen € 0,00 en € 20,00 per maand.

Indien een incasso wordt teruggeboekt betaalt u afhankelijk van de bank een bedrag van € 0,35 - € 0,40. Wanneer een betaler reclameert dat er een verkeerd bedrag is geïncasseerd of dat helemaal geen toestemming is gegeven, en deze melding wordt toegekend, dan wordt een bedrag van € 55,00 - € 60,00 per verzoek in rekening gebracht.