Spek de clubkas – Veiling

Veel sportverenigingen hebben tegenwoordig last van financiële tekorten, of de sportieve ambities matchen niet met de mogelijke investeringen die het bestuur kan doen. Daarnaast moet er geïnvesteerd worden in veel kleine dingen en veel kleine dingen bij elkaar kosten vaak een heleboel. Taak voor een club om daar creatief mee om te gaan. Om de clubkas te spekken is een veiling nog geen eens zo’n gek idee. Maar voordat de veiling gerealiseerd kan worden, zal er nog een hoop voorbereidend werk aan vooraf gaan. En alhoewel elke veiling anders is, is dit artikel als een handig draaiboek te gebruiken. Hiermee kun je namelijk zien of je echt niks bent vergeten. Stap voor stap wordt hier de veiling op papier georganiseerd. Te beginnen met het idee.

Het idee

Het idee is simpel, een veiling. Maar de veiling is ook weer te onderscheiden in een aantal categorieën, houdt je bijvoorbeeld een veiling waar enkel diensten ter beschikking worden gesteld? Kunnen de deelnemers enkel sportartikelen binnenhalen? Of bouw je de veiling op in verschillende categorieën? Het is allemaal mogelijk en daarom verstandig om serieus over na te denken. Dan zijn er natuurlijk nog een aantal dingen die je van tevoren in de gaten moet houden. Want wat is nou een geschikte datum? Je houdt de veiling om zoveel mogelijk geld binnen te halen, het is dus belangrijk dat er zoveel mogelijk geld beschikbaar is. En het meeste geld is natuurlijk beschikbaar als het salaris gestort is, de laatste week van de maand, of in het uiterste geval de eerste week, is daarvoor prima geschikt. Communiceer ook al vroeg dat er een veiling aan zit te komen en op welke dag dit precies is, zodat mensen dit in hun agenda kunnen noteren.

Locatie

Natuurlijk is het van belang om zoveel mogelijk mensen te kunnen herbergen, wanneer de veiling gaande is. In de meeste gevallen is een sportclub in het bezit van een eigen kantine en deze is dan ook bij uitstek geschikt om de veiling te houden. Maar bedenk ook een locatie waar je je veilingartikelen kunt opslaan. Natuurlijk moet dit wel achter slot en grendel gebeuren.

Binnenhalen van veilingartikelen

De start is inmiddels gemaakt, het idee is gerealiseerd, de locatie is onderzocht en de veiling is naar de leden van de club gecommuniceerd. Nu is het tijd om veilingartikelen binnen te gaan halen. Daar zijn verschillende manieren voor. Omdat het idee van de veiling was: Spek de clubkas, is het verstandig om de volgende mogelijkheid pas toe te passen wanneer je te weinig veilingartikelen hebt kunnen regelen. Dat gaat namelijk als volgt, je koopt voor een (gereduceerd) bedrag bijvoorbeeld en weekendje Parijs is, of een ander leuk en enigszins uniek veilingartikel in. De prijs die je voor het artikel hebt betaald is dan tevens het bedrag dat je minimaal gaat vragen op de veiling zelf. Doe dit echter pas als je echt in nood zit, want er zijn nog twee opties. De volgende optie is namelijk, vraag aan je eigen leden, of de ouders van de leden, of zij iets ter beschikking willen stellen. Er zijn altijd wel ouders/leden die er van houden om een taart te bakken, een avondje op te passen of iets anders creatiefs kunnen. Bedenk van tevoren wel altijd goed wat je wel wilt en wat niet. Een stapel pennen is natuurlijk leuk, maar dit gaat niet echt het grote geld opbrengen. Waar vaak wel het grote geld te verdienen is, is met de sponsors van de club. Vertel het idee van de veiling en vertel erbij dat het voor hen een win-win-situatie is, ze hebben enorm veel voordelen bij het beschikbaar stellen van veilingartikelen. Zo staat natuurlijk gegarandeerd de naam van het bedrijf vermeld, er wordt aan de naamsbekendheid gewerkt, bovendien zullen de leden van de club het bedrijf gaan waarderen, omdat zij zich zo inzetten voor hun club. Een ideale gelegenheid dus om extra klanten te genereren en een positiever imago te creëren. Nodig uiteraard ook de sponsors uit om te komen naar de veiling.

De veilingmeester

Niet geheel onbelangrijk is de veilingmeester. Deze kan misschien net die honderd of tweehonderd euro extra binnenpraten. Het is dus zaak om een goede veilingmeester op het podium te zetten. Eentje met een vlugge babbel, eentje die het bedrijf bovendien in het zonnetje zet, eentje die van jouw veiling een succes maakt. Neem dus niet elk willekeurig persoon. Maar steek moeite in het vinden van de ideale veilingmeester, hij zal net dat beetje extra eruit weten te halen.

Zoek de publiciteit

De basis van de veiling staat inmiddels, met een gerust hart kunnen we zeggen dat eigenlijk de gehele veiling op zich al is geregeld. Nu is het taak dat er ook geld verdiend gaat worden voor de club. Neem sowieso contact op met alle leden van de club. Stuur een direct mail naar hen, zodat de uitnodiging heel persoonlijk overkomt. Houdt bovendien een lijst bij met beschikbare veilingartikelen en zorg dat deze up-to-date op de website vermeld staat. Een andere mogelijkheid om de publiciteit te zoeken is door middel van een persbericht te verzenden naar de lokale media. Hoe unieker de artikelen, hoe groter de kans van slagen is, dat het bericht wordt opgepikt en gepubliceerd.

De veiling

Nu kan de veiling daadwerkelijk beginnen. Zorg voor een gezellig sfeertje en laat de veilingartikelen voor enorme bedragen de deur uitgaan. Bedenk nog wel even een tactiek hoe er geboden moet worden. Een veelgebruikte methode is het gebruik van bordjes. Hiermee kan bovendien direct genoteerd worden welke nummer het bod heeft uitgebracht. De nummers zijn vooraf geregistreerd, zodat alle benodigde gegevens al bekend zijn. Een andere mogelijkheid is het gebruik maken van handen opsteken. Hiermee is het wel zaak dat de uiteindelijke kopers van het artikel direct hun naam noteren na aankoop van het product of de dienst. Wanneer ook dit gerealiseerd is, kunnen we wel stellen dat je er helemaal klaar voor bent.

Eenmaal andermaal, verkocht!