Wanneer een boekhouder of accountant in te huren

Mensen die een eigen bedrijf opgezet hebben, hebben de neiging om alle touwtjes in eigen handen te houden. Er zijn diverse programma’s op de markt waarmee iemand zelf de boekhouding van zijn bedrijf bij kan houden. Ook als de eigenaar het boekhouden eenvoudig vindt, neemt het veel tijd in beslag. Hoe meer tijd men nodig heeft voor de boekhouding, hoe minder energie en tijd iemand kan steken in het echte zaken doen. Omdat de boekhouding gecompliceerder en meer tijdrovend wordt naarmate het bedrijf groeit, komt de eigenaar steeds meer in de knel. Er blijft steeds minder tijd over voor zaken, waardoor de geboekte resultaten snel terug kunnen vallen. Vaak denkt men dat de zaken, wat betreft de boekhouding, op orde zijn, tot men een echte accountant inhuurt. Vaak blijkt bij het inhuren van een accountant dat er heel wat maandelijkse kosten bespaard kunnen worden.

De taken van de accountant

Een accountant analyseert de financiële situatie van een onderneming. Dit doet hij aan de hand van een kosten- en batenanalyse. Vervolgens geeft de accountant praktisch financieel advies om de financiële situatie te verbeteren. Dit doet de accountant bijvoorbeeld door het aandragen van veranderingen waardoor de belastinguitgaven af zullen nemen.

Naast het adviseren over belastingen kan de accountant ook andere financiële adviezen geven. Zo kan hij bijvoorbeeld aangeven dat het verstandig is om een bepaald bedrag opzij te zetten om een nieuw product op de markt te kunnen zetten.

De taken van de boekhouder

De boekhouder regelt de overige administratieve zaken. Hij zorgt dat de informatie over het bedrijf en de informatie over het personeel op orde zijn. Daarnaast draagt de boekhouder zorgt voor het betalen van de maandelijkse rekeningen.

Over het algemeen is een boekhouder lager opgeleid dan een accountant, waardoor de eerste ook goedkoper is. De accountant kan echter gefundeerd financieel advies geven, iets waar een onderneming veel baat bij kan hebben. Zowel de boekhouder als de accountant hebben hoogstwaarschijnlijk meer oog voor (belangrijke) details dan de zelfstandig ondernemer. Deze details kunnen een hoop ellende geven of juist voorkomen op het moment dat de belastingen moeten worden aangegeven.

Wanneer een boekhouder of accountant in dienst nemen

Het is verstandig om zo’n zes of negen maanden na het opzetten van het bedrijf een boekhouder in te huren. In de eerste zes maanden vinden er nog zo veel veranderingen plaats dat er geen continuïteit in het bedrijf te vinden is. Een boekhouder zal in deze maanden dan ook weinig gefundeerde adviezen kunnen geven. Als de situatie van het bedrijf wat gestabiliseerd is kan de boekhouder wel lijnen ontdekken en hierop inspelen. In het begin zal de boekhouding niet veel tijd kosten, reken op één dag in de maand.

Naarmate het bedrijf meer groeit zal de boekhouding meer tijd gaan kosten. Een goed moment om een accountant of boekhouder in vaste diens te nemen is het punt waarop de onderneming zo’n 30 personeelsleden telt. Vanaf dat moment is er genoeg werk om een fulltime contract af te sluiten met een financieel adviseur. Dit is natuurlijk slechts een richtlijn. Als er minder personeel in dienst is, maar de boekhouding loopt achter als de administratief adviseur twee a drie volle dagen per week aan de boekhouding besteedt, dan is het verstandig om na te denken over een vast contract.