OAT De quasi goederenbeweging

De quasi goederenbeweging is een belangrijke beweging om te volgen voor de accountant. Door het volgen van de quasi goederenbeweging kan er een uitspraak gedaan worden over de volledigheid van de opbrengsten. Er zijn wel een aantal attentiepunten voor de controle van de quasigoederenbeweging, te vinden in dit artikel.

Quasi goederenbeweging

Onder de quasi goederenbeweging verstaan we de kaartverkoop bij bijvoorbeeld attractieparken en zwembaden. Het probleem is dat kleine kaartjes gemakkelijk na te maken zijn en er verschillende prijzen zijn voor diverse personen.

Belangrijk is de opdruk op het quasi goed, daar moet minimaal op komen te staan:

• Welke tegenprestatie je krijgt als je het kaartje laat zien
• Welke waarde die tegenprestatie heeft
• Een opgedrukt volgnummer; hiermee is het aantal te bepalen (hoogste – laagste)

Quasi goederen mogen natuurlijk niet makkelijk na te maken zijn. Zo kunnen er opbrengsten onttrokken worden aan het bedrijf. Het voorkomen kan bijvoorbeeld door:

• Een bijzonder soort papier gebruiken
• De vorm (met uitsnijdingen/perforaties)
• De kleur van het materiaal en de opdruk
• Het gebruik van een droogstempel
• Een code in een magneetstrip

Afwijkende kleuren kunnen worden gehanteerd als er verschil bestaat in de prijzen (zoals kinder- en ouderenkaartjes bij pretparken). Het drukken moet uitgevoerd worden bij een gespecialiseerde drukker, de drukker moet voldoende betrouwbaar zijn, zodat de kans minimaal is dat de drukker zelf kaarten achter gaat houden. De interne organisatie bij een drukker moet zo zijn, dat naast de geleverde kaarten geen andere kaarten in de omloop kunnen komen. Ook mogen er geen dubbele nummers zijn of nummers ontbreken.

Bestellen

Bestellen quasi goederen door een bevoegde functionaris (doorgaans directeur), afspraken met drukkerij zijn bijvoorbeeld:

• Wie is bevoegd om een nieuwe serie te bestellen?
• Van elke bestelling een bevestiging sturen
• Waar en hoe zal worden afgeleverd?
• Van een afgeleverde serie zal een melding worden gemaakt bij de administratie

Bewaren

Het bewaren van quasi goederen is een vergelijkbare functie als een magazijnmeester. De functionaris moet:

• Controleren of soort, opdruk, aantal en nummers overeenkomen met de bestelling en afleveringsbon
• De ontvangst melden aan administratie, zodat zij de voorraad kunnen bijwerken en de factuur kunnen controleren
• De eigen ‘kluis’ administratie bijwerken
• De quasi goederen opbergen in een afgesloten ruimte ‘kluis’
• Het afgeven vanuit de kluis vindt plaats door een bevoegde functionaris, deze moet tekenen voor de aantallen en nummerseries met de waarde die ze vertegenwoordigen

Verkoop

Van belang bij de verkoop is dat de verkoper zorgt voor:

• Ontvangen bedrag te tellen en te registreren
• Nummer van het eerstvolgende kaartje te registreren
• Onverkochte kaartjes inleveren bij de bewaarder, die voor ontvangt het nummer vastlegt en tekent voor ontvangst
• Het ontvangen bedrag af te dragen aan de kassier, of te storten op een bankrekening
• Het vastleggingformulier, kwitering voor de ingeleverde kaartjes en het stortingsbewijs af te geven aan de administratie

Toegangscontrole

De quasi goederen moeten ongeldig gemaakt worden. Zo voorkom je dat één kaartje als een toegangsbewijs kan dienen voor meerdere personen. Het getoonde toegangsbewijs kan daarom bij de entree ongeldig worden gemaakt. Dit kan door er een deel af te scheuren of door een stempel te geven. Helemaal innemen is geen goede methode, op deze manier kan het weer in de omloop worden gebracht. Binnen in de ruimte kan steekproefsgewijs gecontroleerd worden op toegangsbewijzen (controle op kaarten door conducteur).

Valideren

Soms moet het quasi goed bij gebruik geldig worden gemaakt. Een voorbeeld hiervan is het stempelen van een buskaart. Op de stempel moet komen te staan binnen welke limiet er gebruik van gemaakt kan worden. Ongeldig maken gebeurt door de tijd, dus controleurs kijken alleen of het quasi goed nog geldig is op een bepaald moment dat iemand in de bus stapt. Dit kan ook geautomatiseerd worden door een magneetstrip. Als het quasi goed een deel van zijn waarde verliest dan wordt het afgeboekt op de strip.

Controle op de volledigheid van de opbrengsten

Verkoopopbrengst = aantal verkochte quasi goederen x de prijs per stuk (in een bepaalde periode)

Alleen… de afnemer kan ook op een ander tijdstip gebruik maken van de dienst.
Je moet soms dus rekening houden met het in de omloop zijn van toegangsbewijzen (recht op prestatie). Ook kan het zijn dat er quasi goederen in de omloop zijn, waarover geen diensten meer zullen worden verleend.

Volledigheid opbrengst = beginvoorraad + de hoeveelheid ingekocht (- bestelt, - ontvangen) exemplaren – de eindvoorraad (in kluis en op verkooppunten) x de vastgestelde verkoopprijs

Bij de onderneming moet er regelmatig een inventarisatie plaats vinden, om te kijken of de goederen daadwerkelijk aanwezig zijn op de punten waar ze volgens de administratie liggen.

Afgedragen/afgestorte bedragen van verkooppunten = Toename geldmiddelen.