Schriftelijk offerte aanvragen biedt voordelen

U wilt een bepaald werk laten uitvoeren, u heeft zichzelf een kostenlimiet gesteld en u wilt graag goede kwaliteit tegen een redelijke prijs. Dat kan het beste worden bereikt door schriftelijk offerte aan te vragen bij ten minste drie leveranciers. Omdat u geen appels met peren wil vergelijken, moet u bij het formuleren van uw aanvraag met een aantal dingen rekening houden zodat u de aanbiedingen ook realistisch kunt vergelijken.

Waarom een offerte schriftelijk aanvragen?

Uiteraard denkt u nu "waarom al die moeite voor het schrijven van een brief, dat gaat toch ook via de telefoon”? Natuurlijk heeft u gelijk. Uiteraard kunt u uw offerte ook telefonisch aanvragen. In 95% van de gevallen krijgt u zelfs een reactie op uw verzoek. Maar die reactie krijgt u dan doorgaans ook via de telefoon en bij discussies of onenigheid achteraf, heeft u niets in handen. In plaats van een aanvraag per brief, kunt u natuurlijk ook volstaan met een aanvraag per e-mail.

Telefonische uitgebrachte offertes zijn doorgaans duurder

Crisis of niet, vooral in de zomer hebben de meeste bedrijven hun handen vol en willen ze liever geen tijd verspillen aan offerte-aanvragen, die niet leiden tot een concrete opdracht. Maar voor een offerte-aanvraag per brief willen ambachtslieden in een rustig moment nog wel de tijd nemen en alle werkzaamheden tot in detail berekenen. Telefonische verzoeken om een offerte leiden meestal tot een hogere aanneemsom, omdat bij telefonisch uitgebrachte offertes in alle haast doorgaans op veilig wordt gespeeld en hoger wordt gecalculeerd.

Als u dus wil dat een vakman voldoende tijd neemt om u te voorzien van een schriftelijke en scherp gecalculeerde aanbieding, dan moet u zo beleefd zijn en ook wat tijd investeren in een brief. Bovendien geeft een brief de klusjesman meer zekerheid dat uw aanvraag ook serieus is.

Andere voordelen schriftelijk aanvragen offerte

• Voordeel van een schriftelijke offerte-aanvraag is dat u de brief slechts één keer hoeft te formuleren en dan alleen maar de adressering en aanhef dienovereenkomstig hoeft te veranderen. Dat betekent dat het aanzienlijk minder inspanning vergt dan het hele project drie of meer maal uit te leggen aan de telefoon;
• Het tweede voordeel is dat elke firma eenzelfde omschrijving van de opdracht ontvangt. Dat heeft tot gevolg dat de afzonderlijke onderdelen van de offerte bij alle bedrijven hetzelfde zullen uitvallen en voor u beter te vergelijken zijn.

Een schriftelijke offerte-aanvraag opstellen

Een brief voor het aanvragen van een offerte is relatief snel en gemakkelijk gemaakt. Spreek indien mogelijk de geadresseerde in de aanhef met zijn naam aan. Enerzijds is dat beleefder dan een algemene aanhef en het maakt uw aanvraag ook persoonlijker. Daarnaast kan men uit een persoonlijke aanhef afleiden dat u al vaker zaken met het bedrijf heeft gedaan. Brieven met een persoonlijke aanhef hebben doorgaans scherper gecalculeerde aanbiedingen tot gevolg dan onpersoonlijke brieven.

Beschrijving van de werkzaamheden

Formuleer vervolgens de details van de opdracht zo nauwkeurig mogelijk:

• Som alle werkzaamheden die u wilt laten verrichten in detail op. Zo kunt u verwarring achteraf vermijden;
• Ter verduidelijking kunt u een situatieschets of bouwtekening als bijlage bijvoegen;
• Vermeld ook het tijdstip waarop u de werkzaamheden bij benadering graag voltooid wil zien. Zelfs de allerbeste aanbieding is zinloos als het bedrijf juist dán geen tijd heeft.

Reageer op alle uitgebrachte offertes

Opdrachtgevers staan vaak voor het dilemma of ze de beste of de goedkoopste vakman moeten kiezen. Maar hoe dan ook, elke beantwoorde offerte-aanvraag kostte de maker van de offerte tijd en geld. Als u uw keuze voor een specifieke aanbieding hebt gemaakt, wees dan zo beleefd en dank alle bedrijven met een kort schrijven voor hun aanbieding. Deel hen beleefd mee of u hun aanbod al dan niet accepteert.