De werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling is een manier van belasten van vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aan zijn werkgever geeft. De werkgever kan u tot 1,4% van uw fiscale loon, het vrije deel, onbelast vergoedingen en verstrekkingen aanbieden. Voor alles wat daarboven uitkomt moet 80% belasting betaald worden. Er zijn ook een aantal vrijstellingen die niet onder de werkkostenregeling vallen en worden een aantal zaken op een nihilwaardering gezet zoals bijvoorbeeld een laptop of mobiele telefoon.

Wat is de werkkostenregeling?

Een werkgever mag met de werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoedingen en extra’s aan een werknemer, met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, geven in de vrije ruimte. De vrije ruimte is 1,4% van het fiscale loon van de werknemer. Hierover hoeft geen loonbelasting betaald te worden. Over alles wat meer is moet wel belasting betaald worden, namelijk 80% eindheffing. Hierover hoeft geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw betaald te worden. De werkgever mag zelf bepalen waaraan deze vergoedingen en extra’s besteed worden en of hij dit geheel of gedeeltelijk vergoedt.

Eindheffingsloon of loon werknemer

De werkgever mag zelf bepalen wat hij behandelt als eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer, dit kan per werknemer verschillen. Een aantal dingen zijn altijd loon van de werknemer en kunt u niet opgeven als vergoeding of verstrekking. Deze zaken vallen dan ook buiten de werkkostenregeling en behoren tot het loon van de werknemer. Belangrijke voorbeelden zijn:

• Een auto van de zaak (geldt bijtelling)
• Een dienstwoning
• Boetes
• Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

Gebruikelijkheidstoets

Het is aan de werkgever te bepalen hoeveel hij vergoedt wordt voor bepaalde zaken die als eindheffingsloon wordt opgegeven. Dit kan uiteraard in overleg met de werknemer. In principe staat de belastingdienst hier dus buiten. Wel is er een gebruikelijkheidstoets. Met deze toets wordt er gekeken of vergoedingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Alles wat daarboven uitkomt is loon van de werknemer.

Voorbeelden werkkostenregeling

Een aantal voorbeelden van zaken die onder de werkkostenregeling vallen, en dus van de vrije ruimte moeten worden afgestrokken, zijn:

• Vaste kostenregeling (mits u de omvang van de verondersteld kosten aannemelijk kunt maken en dat de kosten door de werknemer gedragen worden)
• Fiets
• Kerstpakketten
• Parkeer-, veer- en tolgelden (behalve bij auto van de zaak)
• Verkeersboetes
• Bedrijfsfitness
• Contributie van personeelsverenigingen
• Internet thuis
• Personeelsfeesten, -reizen enz.
• Producten van het eigen bedrijf
• Rentevoordeel van aan personeelsleningen (geen hypothecaire lening)

Uitzonderingen, vrijstellingen werkkostenregeling?

Intermediaire vergoedingen

Dit zijn vergoedingen voorgeschoten door de werknemer voor derden, die hij van de werkgever terugkrijgt.

Voordelen buiten de dienstbetrekking

Dit zijn voordelen die niet op geld waardeerbaar zijn, zoals bijvoorbeeld een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Er zijn een aantal uitzonderingen, gerichte vrijstellingen, van vergoedingen en verstrekkingen die niet mee tellen met de werkkostenregeling:

• Reiskosten vervoer. Bijvoorbeeld treinkaartjes en € 0,19 per zakelijke kilometer met eigen vervoer.
• Studiekosten en opleidingskosten met als doel het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures).
• Kosten voor o.a. cursussen, seminars, vakliteratuur enz., die nodig zijn voor het voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden voor het werk. Bijvoorbeeld cursussen en outplacement.
• Tijdelijke verblijfskosten, zoals overnachtingen en maaltijden.
• Verhuiskosten
• Extraterritoriale kosten, voor werknemers die tijdelijk buiten het land van herkomst werken. Hiervoor geldt de 30%-regeling.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Voor een aantal verstrekkingen, loon in natura, is de waarde op nihil gesteld. Officieel vallen ze dus wel onder de werkkostenregeling maar gaat niet ten kosten van de vrije ruimte omdat de waarde op nihil staat.

Een aantal voorbeelden van verstrekkingen met een nihilwaardering zijn:

• Mobiele telefoon, als het zakelijke gebruik meer dan 10% is
• Laptop e.d., als het zakelijke gebruik 90% of meer is
• Arbo-voorzieningen
• Bedrijfsfitness
• Werkkleding die op het werk achterblijft
• Kosten en rentevoordeel van een hypothecaire personeelslening voor de eigen woning
• Kosten en rentevoordeel van een personeelslening voor een fiets of scooter.

Overgangsregel: wel of niet werkkostenregeling

De nieuwe werkkostenregeling treedt per 1 januari 2011 in. Er is een overgangsregel waarbij u van 2011 tot en met 2013 de keuze heeft tussen de nieuwe werkkostenregeling of de oude regelingen. Elk jaar kunt u opnieuw die keuze maken. Vanaf 1 januari 2014 kunt u niet meer kiezen en gaat de werkkostenregeling voor iedereen gelden.

Lees verder

• Het Nationale Fietsplan
• Fietsplan, enkele voordelen en nadelen