Werkkostenregeling

Vanaf 2011 vervangt de werkkostenregeling het huidige systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Vanaf die datum kan de inhoudingsplichtige vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als een bestanddeel waar eindheffing op toegepast dient te worden.

Wat is de werkkostenregeling

De werkkostenregeling is zo ingericht dat de werkgever tot een maximum van 1,4 % van de totale loonsom vrij is om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemer te geven. Het is niet zo dat dit maximum ook daadwerkelijk benut dient te worden. Komt de werkgever boven dit percentage dan is de zogenoemde eindheffing van toepassing. Dit eindheffingstarief is vastgesteld op 80%.

Gerichte vrijstellingen

Omdat een forfait in sommige gevallen negatief uit kan vallen is een aparte groep vergoedingen vastgesteld welke niet onder het forfait vallen. Het forfaitaire deel is namelijk vooral gericht op loon met een gemengd karakter terwijl deze gerichte vrijstellingen zijn bedoeld om kosten zonder duidelijk zakelijk karakter niet binnen het forfait te laten vallen. Zo zijn er gerichte vrijstellingen opgenomen voor reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, cursussen en studiekosten en verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing.

Intermediaire kosten

De wetgever heeft tevens een uitzondering gemaakt voor kosten die zijn voorgeschoten door de werknemer, de zogenoemde intermediaire kosten. Gedacht moet worden aan bijvoorbeeld een voorgeschoten nota voor reparatie aan de auto van de zaak door de werknemer. Anders gezegd doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van de werkgever.

Gebruikelijkheidstoets

Binnen de 1,4 % is de aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen in beginsel vrij, maar de wetgever heeft een zogenaamde gebruikelijkheidstoets ingebouwd. Dat houdt in dat de aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen niet "in belangrijke mate" hoger zijn dan dat gebruikelijk zou zijn. Hierdoor bestaat voor de Belastingdienst altijd de ruimte om bepaalde situaties te bestrijden. Overigens ligt de bewijslast bij de Belastingdienst. Deze gebruikelijkheidstoets maakt dat het niet mogelijk is om een vergoeding enkel aan 1 werknemer te doen toekomen of dat er uitzonderlijke verstrekkingen worden gedaan aan de werknemers.

Overgangsregeling

De regeling zal gaan werken per 1 januari 2011. Omdat deze regeling een ingrijpende wijziging kan inhouden voor arbeidsvoorwaarden en administratie kan er tot 2014 gekozen worden voor de huidige regeling van vergoedingen en verstrekkingen. Dit kan overigens per jaar gebeuren, waardoor er in theorie in bijvoorbeeld 2011 gekozen kan worden voor het nieuwe systeem en in 2012 weer voor het reeds geldende systeem.

Kostenvergoeding

Door de invoering van het nieuwe stelsel komenalle bestaande afspraken met de Belastingdienst te vervallen. Dit komt omdat afspraken die zijn gemaakt op grond van de huidige wet en regelgeving niet meer passen in de nieuwe systematiek. Uiteraard kunnen werkgevers contact opnemen met de Belastingdienst om nieuwe afspraken te maken.