Uw boekhouding ziet elk bedrag van inkomsten en uitgaven

Nu in de tegenwoordige tijd voor veel gezinnen het geld erg krap wordt, loont het zich om naast het huishoudboekje voor de boodschappen en het handgeld, ook een goede boekhouding op te zetten. Daarin kunt u dan bijhouden hoeveel geld er per post de deur uit gaat. Op die manier weet u per maand precies hoeveel geld er binnenkomt en waar het geld aan uitgegeven wordt. Dan is vaak ook te zien waar bijvoorbeeld op bezuinigd kan worden. Boekhouden is een manier om een goed overzicht op de financiën te hebben, waardoor u heel gestructureerd met de uitgaven om kunt gaan. Het is even een goede opzet maken, waarna het een kwestie van bijhouden is. Op die manier worden ook de uitgaven zichtbaar die u eenmaal per drie maanden, of eenmaal per jaar moet doen. Denk aan de WOZ, de autoverzekering, de andere verzekeringen, enzovoort. Daar kunt u dan in de toekomst bijtijds rekening mee houden.

Ook gezinnen kunnen de uitgaven en inkomsten op de computer in Excel zetten

Wie vroeger op school het vak “Boekhouden” heeft gehad, zal hier weinig moeite mee hebben, maar voor ieder ander zal het even wennen zijn. Dat bijhouden van elk van de soorten uitgaven gaat echter heel gemakkelijk met het Excel programma. Hebt u nog nooit met dat programma gewerkt, laat het u dan even uitleggen door een familielid, een vriend of kennis. Het is eigenlijk niet moeilijk en als u eenmaal de grondbeginselen kent, zal ook het boekhouden ermee niet al te lastig zijn.

Digitaal boekhouden kost wel wat geld

Er zijn diverse echte boekhoudprogramma's voor de computer, zoals Exact, E-boekhouden, en dergelijke. Deze doen het perfect, maar behalve dat zij geld kosten en voor bepaalde programma's een maandelijks bedrag vragen, zijn ze niet gemakkelijk te begrijpen voor mensen die nog nooit een boekhouding hebben opgezet. U komt er vast wel uit, maar als u alleen een privé boekhouding wilt opzetten is zoiets helemaal niet nodig. Ook een beginnend ondernemer kan zelf heel gemakkelijk via Excel de boekhouding doen.

Elk bedrag van inkomsten en uitgaven wordt geboekt

Via de boekhouding in Excel krijgt u dan een goed overzicht van wat u bijvoorbeeld de diverse abonnementen en contributies per jaar kosten. Ook de bedragen van energie en water, de autokosten, ziektekosten en de levensmiddelenkosten kunnen op die manier goed bijgehouden worden. Haalt u bijvoorbeeld 200 euro af voor de weekboodschappen, maar pint u dan nog eens iets bij het Kruidvat of de bloemenzaak, dan hebt u geen goed overzicht van wat u per maand gemiddeld gebruikt. Dat overzicht kan echter heel gemakkelijk zijn als u toch nog ergens op moet bezuinigen.

Het inrichten van de diverse posten voor de bedragen binnen het programma

Zet bovenin bijvoorbeeld “Gezinsboekhouding”en het jaartal. Neem het bankafschrift van januari of print de bankafschriften vanaf januari uit als u aan internet bankieren doet. Maak de derde regel met de muis groter en vul daar per vak in: Nummer, Datum, Omschrijving, Inkomsten, Uitgaven. Daarnaast komen eerst de inkomstenposten zoals Salaris, Onkostenvergoeding, Zorgtoeslag, Belastingteruggave, enzovoort. Misschien hebt u nog andere posten die vaker voorkomen.

Alle posten komen in de kolommen van de boekhouding

Al het binnengekomen geld wordt straks in de kolommen onder die vakken gespecificeerd/gesorteerd. De laatste inkomenskolom noemt u “Diversen”. Daarin komen, naast het beginsaldo aan het begin van het jaar dat op de bankrekening stond, de eventuele inkomsten die niet onder de andere posten vallen.

Andere posten

Naast het vak “Diversen” volgen de posten van uitgaven, zoals “Naar kas, Verzekeringen, Contributie/abonnementen, Autokosten, Reis en verblijf, Ziektekosten, Spaarbank” en ook hier weer als laatste de post “Diversen” voor de uitgaven die niet onder een van de voorgaande posten vallen.

Het vak voor de omschrijving moet breder zijn dan het vak voor het nummer van het bankafschrift

Het vak voor de “omschrijving” moet breed genoeg gemaakt worden, zodat u daar duidelijk kunt invullen waaraan u het geld uitgegeven hebt. Het vakje voor de nummering vooraan hoeft echter maar heel smal te zijn. Daar nummert u de bankafschriften vanaf nr.1 tot het laatste afschrijvingsblad aan het einde van december.

De gespecificeerde posten van de boekhouding benoemen

Nadat u dit gedaan hebt voegt u een regel daarboven in en zet boven de eerste van de reeks gespecificeerde inkomstenposten een tweede keer het woord “Inkomsten” en boven de eerste van de reeks gespecificeerde uitgavenposten een tweede keer het woord “Uitgaven”, zodat u een gescheiden inkomsten en uitgavengedeelte krijgt.

Elk bedrag zorgvuldig invullen

Als dit allemaal staat kunt u de afschrijvingen op de bankafschriften in de betreffende kolommen invullen. Onder “Inkomsten” vult u het bedrag van de inkomsten in. Dat bedrag wordt bij de specificatie van de Inkomsten een tweede keer vermeld in de kolom waar deze thuishoort. Is het bedrag van de zorgtoeslag binnengekomen, dan zet u dat bedrag niet alleen in de kolom “Inkomsten”, maar daarna nog eens een stukje daarnaast op dezelfde regel in de kolom “Zorgtoeslag”.

Uitgaven noteren op dezelfde manier

Ook de uitgaven worden dubbel bijgeschreven: eenmaal in de kolom “Uitgaven” en eenmaal een stukje verderop in de kolom waar deze uitgave thuishoort. Op die manier is ook gemakkelijk te controleren of alles klopt. U vergelijkt het opgetelde bedrag onder "uitgaven" met het opgetelde totaal van alle uitgeschreven uitgavenposten. Die bedragen moeten gelijk zijn. Bij de inkomsten werkt het op dezelfde manier.

Optelcodes invullen

Wie handig met Excel is kan onder aan de kolommen een dikke streep trekken en daaronder ook de codes voor het optellen invullen, zodat alle kolommen tijdens het invullen opgeteld worden en eventueel ook een code voor het uitrekenen van het saldo. Dat spaart u en hoop werk. Mocht u die codes niet kennen, kijk dan in de Help van het programma of op internet voor informatie. Het is niet echt moeilijk, maar men moet het even "zien".

Elk bedrag van inkomsten en uitgaven controleren

Vergelijk na het invullen van de bedragen van een afschriftenblad altijd uw saldo (dat overblijft nadat u de uitgaven van de inkomsten hebt afgetrokken) met het saldo van het bankafschrift. Is dat niet hetzelfde bedrag, dan is er meestal iets fout gegaan. Er staat dan soms ergens een punt tussen euro’s en centen, waar een komma zou moeten staan, of er is een bedrag vergeten in te voeren of het staat bij uitgaven in plaats van bij inkomsten.

Controleren is gemakkelijk

Meestal is de fout snel te vinden. U kunt dat controleren door de maandnoteringen van het blok inkomsten even te blokken en rechts beneden in het beeld te kijken, waar Excel dat al opgeteld heeft. Blok daarna over dezelfde periode het bedrag van de gespecificeerde inkomsten. Dat moet dan hetzelfde bedrag zijn. Is het dat niet, dan zit daar dus de fout. De uitgaven kunt u op dezelfde manier controleren.

Vraag hulp bij de opzet van iemand die u vertrouwt

Komt u er zelf niet uit om een boekhouding via Excel op te zetten, vraag dat dan aan iemand uit uw familie- of vriendenkring. De bedragen hoeft immers niemand te weten, maar als het document ingericht is, kunt u de rest vast vanzelf.

Welk bedrag is hoger dan noodzakelijk?

Het is natuurlijk even uitzoeken en even wennen, maar als u een dergelijke boekhouding eenmaal per twee weken of eenmaal per maand bijhoudt, krijgt u een goed overzicht van wat er allemaal de deur uit gaat. Dat niet alleen, maar u ziet ook wanneer precies de automatische betalingen afgehouden worden en waarmee u kunt rekenen. Daarnaast ziet u vanzelf, bij welke post er teveel geld uitvliegt.

In het huishoudboekje elk contant uitgegeven bedrag noteren

Naast het boekhouden op de bovenstaande manier kan een huishoudboekje best handig zijn om daar de bedragen te noteren die met contant geld gedaan zijn. Het pin bedrag ziet u immers wel op de bankafschriften, maar waar het contante geld in de beurs gebleven is, wordt daarmee niet bekend. Houd daarom die contant uitgegeven bedragen in ene huishoudboekje bij.