Bestuurlijke informatievoorziening, magazijn-/voorraadproces

Het magazijn en voorraad proces is voor een aantal typen organisatie een belangrijk proces. Door een goede afstemming van de voorraad kunnen ze aan afnemers leveren en kunnen ze hun eigen productie goed blijven voortzetten. Daarnaast is het ook een heel risicovol proces, er is kans op bederf, diefstal, veroudering, etc. Een artikel met alle informatie die een accountant (in wording) nodig heeft over het verkoop proces!

Inleiding

De ontwikkeling van de laatste jaren is om geen voorraden meer aan te houden of deze tot een minimum te beperken. Wat ook veel gebeurt is dat centraal alle goederen worden opgeslagen op een distributiecentrum.

Het bewaren van goederen brengt altijd een paar consequenties met zich mee:

• De goederen vertegenwoordigen een waarde en moeten dus zorgvuldig worden bewaard
• Het aanhoudingen van voorraden leidt tot een vermogensbeslag en eventueel rentekosten
• Opslag van goederen brengt risico’s met zich mee zoals verlies, veroudering
• Bij de opslag zijn kosten verbonden die afhankelijk zijn van de omvang, tijdsduur en handling

Het zorgvuldig bewaren leidt tot een bewaarfunctie die wordt uitgeoefend door de magazijnmeester. De volgende taken behoren bij de magazijnfunctie:

1. Het ontvangen en (laten) keuren van goederen, zelf kwaliteitscontrole doen of via lab
2. Het melden van de ontvangst door gegevens van zendingen via de magazijnterminal in te brengen in het gegevensverwerkend systeem
3. Het opslaan en zorgvuldig bewaren van goederen die risico van bederf meebrengen en eventueel verrichten of doen verrichten van noodzakelijk onderhoud
4. Afgeven van goederen op grond van geautoriseerde opdrachten aan betreffende afdelingen (Expeditie/Productie)
5. Verzendklaar maken en (doen) verzenden van goederen als ook de Expeditiefunctie moet worden vervuld
6. Afleggen van verantwoording over de toevertrouwde goederen

Verschil in magazijnen zit vooral in gesloten en open magazijnen. Daarnaast kunnen ze technisch open/gesloten zijn (voor iedereen toegankelijk of niet) of administratief open/gesloten zijn (werken met uitgiftebonnen of niet). Open magazijnen worden toegepast bij kleine hoeveelheden (goedkope) artikelen, ook wel genoemd de grijpvoorraad. Controle hierop vindt plaats door:
Verbruik = BV + aanvulling – geïnventariseerde EV. Het berekende verbruik moet getoetst worden aan het normverbruik via productienormen of budget. Meestal worden de grijpgoederen bij ontvangst niet als voorraad genomen, maar direct als kosten.

Het magazijnproces

Procesrelaties:

• Verkoop; uitlevering van verkochte goederen en in ontvangst nemen retourgoederen
• Inkoop; ontvangst van bestelde goederen en eventueel retour afzender
• Productieproces; uitgifte van grond- en hulpstoffen en materiaal, ontvangt gereed product, afval en uitval
• Financieel administratief proces; voor alle mutaties die betrekking hebben op de voorraad

Procesanalyse (rechtop)

Informatiebehoeften (schuingedrukt)

Primaire activiteiten

1. Ontvangst goederen

• Dagoverzichten ‘te verwachten goederenzendingen

2. (Doen) keuren van ontvangen goederen

• Algemene keuringsinstructie
• Specifieke keuringseisen bij bepaalde zendingen

3. Het opslaan van ontvangen goederen

• Aanduiding waar de goederen liggen in het magazijn (code)

4. Het afgeven van goederen

• Intern Uitgiftebonnen
• Extern Kopie verkooporders, pakbonnen, kopie factuur en instructie voor verpakking

5. Verzenden van goederen

• Routelijsten voor de chauffeur

6. Aanhouden van adm. mag. verantwoording

• Ontvangst- en uitgiftedocumenten

7. Inventariseren van voorraden

• Stellingkaarten van alle goederen in voorraad

Secundaire activiteiten

1. Het (doen) verrichten van onderhoud

• Onderhouds- of bewaringsinstructie

2. Uitvoeren opgedragen reparaties

• Reparatie-instructie en reparatieopdracht

3. Vernietigen van goederen

• Opdracht tot vernietiging

4. Meewerken aan onafhankelijke voorraadinventarisatie

• Voorraad opnamelijst

De magazijnmeester heeft naast deze processen ook een planningfunctie en controlfunctie. Planningfunctie gaat in op de geplande controles op de aanwezigheid van de voorraden en de staat waarin de opgeslagen goederen en hun verpakkingen zich bevingen. Controlfunctie gaat in op het beheersen van de voorkomende magazijnactiviteiten en daar ligt het accent op informatie op ontvangen klachten intern/extern (uitlevering niet gevraagde artikelen, onjuiste hoeveelheden, de verpakking, te laat aflevering, kwaliteit, voorraadverschillen).

Ad. 1. Ontvangst goederen
Periodiek wordt een lijst uitgedraaid met de ‘te ontvangen goederenzendingen’ hierop staan de naam van de leverancier, bestelordernummer, artikelnummers met benamingen, hoeveelheid, artikellocatie en indicatie keuringseisen. Het overzicht is een geautoriseerde opdracht om de ontvangen goederen in ontvangst te nemen en om de magazijnwerkzaamheden in te plannen.

De magazijnbediende stelt zelf de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit vast. Ontvangen goederen moeten vergezeld zijn van paklijsten (ingesloten bij goederen) en vrachtbrieven. Een kopie van de vrachtbrief wordt getekend als bewijs van ontvangst voor de vervoerder.

Verschillen in de zending worden vermeld op het overzicht ‘te ontvangen goederenzendingen’ en gaan naar de administratie voor verwerking in de voorraadadministratie. Administratie neemt contact op met Inkoop en Inkoop met de leverancier voor vervolgacties.

Geautomatiseerd kan het ook; d.m.v. een barcodelezer neemt de magazijnbediende de goederen op en het geautomatiseerde systeem vergelijkt dit met het bestelorder bestand.

Ad. 2. Kwaliteitscontrole
Bij handelsgoederen bestaat de controle uit het nagaan of de goederen in onbeschadigde toestand worden ontvangen. De magazijnmeester moet over een instructie beschikken, waarin is geregeld waarop hij moet letten bij de ontvangst van de goederen. Als de deskundigheid van de magazijnmeester ontoereikend is, zal er een intern of extern kwaliteitsbureau moeten worden ingeschakeld. De bevindingen moeten worden vastgelegd op de ontvangstbon of een speciaal ontworpen keuringsformulier.

Bij afkeuring de reden vermelden op een doorlopend keuringsformulier met ordernummer, leveranciersnummer, artikelcode, bestelde hoeveelheid. Dit gaat naar afdeling inkoop.

Ad. 3. Opslag van goederen
Zorgvuldig bewaren houdt in:

• Goederen opslaan in afsluitbare ruimten
• Voorkomen achteruitgang kwaliteit van goederen door opslag
• Periodiek onderhoud aan de daarvoor in aanmerking komende goederen

De inrichting van het magazijn moet doelmatig zijn, dat houdt in:

• Overzichtelijke en systematische opslag
• Duidelijke idee hebben waar goederen zich bevinden
• Werken met locatiecodes
• Verplaatsingen moeten zo snel mogelijk kunnen plaatsvinden

Ad. 4. Afgifte van goederen
Initiatief van afgifte mag nooit van de magazijnmeester komen. De magazijnmeester is de bewaarder en het beschikkingsrecht komt toe aan de directie; die dit delegeert aan één of meerdere personen in het bedrijf uit hoofde van hun functie. Voor het afgeven van goederen moet schriftelijke opdracht worden verstrekt. Wijzigingen moeten vermeld worden.

De in ontvangstnemer tekent voor ontvangst, hierdoor krijgt magazijnmeester kwijting voor goederen waar hij verantwoordelijk voor was.

Afgifte bonnen kunnen individueel zijn (per afnemer) of verzamel uitgiftelijst (alle afnemers). Bij individuele afgifte tegen tekening intern en op paktafel voor extern. Bij verzamel alles naar paktafel.

Ad. 5. Verzenden van goederen
Mogelijkheden: opgedragen aan magazijnmeester of expeditie. Daarnaast kan het met eigen transportmiddelen of externe vervoerders.

Kritische beoordeling over vervoer is erg belangrijk, het maakt een (groot) deel uit van de kosten. Daarnaast is het ook belangrijk waar de afleveringsadressen zitten voor het centrale magazijn en de verwachte aflevering voor de samenstelling van het wagenpark.

Bij eigen vervoer ben je iets flexibeler alleen kun je niets doen aan overcapaciteit en zullen chauffeurs stil staan, daarnaast moeten er routelijsten worden gemaakt voor de chauffeurs die gebaseerd zijn op de optimale route en de verantwoorde beladingsgraad. Er dient onder meer rekening gehouden te worden met:

• Beschikbare capaciteit wagenpark
• Gewicht/volume af te leveren goederen
• Afleveringsadressen en afstanden daartussen
• Gemiddelde rijsnelheid over gehele afstand
• Maximale rijtijden en verplichte rusttijden (wettelijk)
• Bereikbaarheid van laad- en lostijden
• Tijdstip waarop afnemers aanwezig zullen zijn
• Benodigde losfaciliteiten bij afnemers

Inventarisatie

1. Aanwijzen van functionaris die in aanwezigheid van magazijnmeester de inventarisatie uitvoert
2. Bepalen van moment waarop inventarisatie plaatsvindt

• Integraal altijd einde jaar
• Partieel roulerend op onbekend tijdstip voor magazijnmeester; vastleggen van te voren: tijdstip/artikel
• Bulkgoederen inventarisatie wanneer nulpunt wordt bereikt

3. Uitprinten van een inventarisatielijst uit het voorraadbestand

• Met aantallen of zonder
• Ondertekening door functionaris die inventariseert en magazijnmeester
• Afgifte aan interne controle

4. Vergelijking getelde aantallen met de administratieve voorraad volgens artikelbestand

• Vastleggen van de geconstateerde verschillen
• Oorzaken verschillen achterhalen met magazijnmeester

5. Afboeken van magazijnverschillen uit het artikelbestand

• Moet door procuratiehouder worden getekend

6. Bijhouden verschillenstatistiek, om inzicht te krijgen over het verloop van de verschillen

Voorraden bij derden zijn moeilijk te inventariseren, deze worden gecontroleerd door middel van saldobevestigingen. Verschil in positieve saldo bevestigingen (uitdrukkelijk verzoeken terugsturing) en negatieve saldobevestiging (alleen terugsturen bij fouten).

Ad. 3. Vernietigen van goederen (secundair)
Magazijnmeester mag niet op eigen initiatief goederen vernietigen. Vernietiging mag eerst plaatsvinden wanneer een functionaris met een beschikkende bevoegdheid hiertoe opdracht heeft gegeven. Van het vernietigen wordt een protocol opgemaakt waarin de aantallen staan, omschrijving en de reden van vernietiging. Dit moet ondertekent worden door twee functionarissen.

Daarnaast kan afval en uitval kan ook waarde hebben. Ook kunnen er hoge kosten verbonden zijn aan vernietiging i.v.m. milieuwetgeving.

Verzendprocedure

Chauffeurs mogen alleen goederen vervoeren wanneer zij per afleveringsadres beschikken over een vrachtbrief. De magazijnmeester of de expeditiechef zal voor het opmaken van de vrachtbrieven zorg moeten dragen.

• Chauffeurs ontvangen routelijst en de bijbehorende vrachtbrieven
• Bij aflevering van goederen tekent de afnemer voor ontvangst de vrachtbrief en behoudt de kopie hiervan
• Op de routelijsten kunnen chauffeurs hun rijtijden verantwoorden met de afstand
• Chauffeur levert de routelijsten en de getekende vrachtbrieven af en de pakketten die niet uitgeleverd kunnen worden

Ad. 6. Magazijnadministratie
Magazijnmeester moet verantwoording afleggen over de voorraad goederen waar hij verantwoordelijk over is. Controle op de aanwezigheid vindt plaats door inventarisatie, de getelde hoeveelheden per artikel worden vergeleken met het artikelbestand. Geconstateerde verschillen moeten worden geanalyseerd. Zo kan een magazijnmeester beoordeelt worden.

Ad. 7. Inventarisatie
Inventarisatie heeft twee doelstellingen: controle op de bewaarder van de goederen en controle op de juistheid en volledigheid van de voorraadregistratie.

Inventarisatiemethoden zijn: integrale opname; alle in het magazijn aanwezige goederen worden geteld, bij meerdere magazijnen gelijktijdig. Partieel roulerende opname; regelmatig een aantal artikelen, uiteindelijk alle artikelen.

Voorraadsysteem

Registraties in het voorraadbestand hebben namelijk ten doel het opbouwen van de Soll-positie, een positie van welke artikelen in welke hoeveelheden aanwezig behoren te zijn.

• Technische voorraad; voorraad die fysiek in het magazijn ligt opgeslagen
• Economische voorraad; voorraad waarover prijsrisico wordt gelopen (verschil moment in- en verkoop)
• EV = lopende bestellingen + technische voorraad – lopende verkoopverplichtingen
• Gereserveerde voorraad; voorraad die al een bestemming heeft
• Beschikbare of vrije voorraad; niet voor bepaalde doeleinden gereserveerd

De vraag is tegen welke prijs voorraden moeten worden geregistreerd, dit kan tegen:

• Inkoopprijs; goederen + bijbehorende kosten
• Magazijnprijs; inkoopprijs + toeslag magazijnkosten
• Kostprijs; inkoopprijs + toeslag magazijnkosten en indirecte inkoopkosten (afd. Inkoop)
• Gemiddelde inkoopprijs; gewogen gemiddelde prijs berekenen
• Actuele prijs; ook wel vervangingsprijs; werken met verschillen
• Verrekenprijs; de verwachte, gemiddelde inkoopprijs voor een periode (rek. prijsverschillen)
• Verkoopprijs; nadeel ongerealiseerde winst

Registratiemethoden van de voorraad:

• Per stuk; voor elk artikel afzonderlijk een artikelcodenummer toegekend, dit om artikelen individueel te kunnen volgen (belangrijk bij garanties, kostbare goederen)
• Per artikelsoort; artikelen per soort gecodeerd; grote voorraden die vervangbaar zijn
• Per partij; bij inkoop partijen van niet fungibele goederen (natuurproducten)
• Gevaarlijke stoffen; moeten traceerbaar zijn, dit door middel van een massabalans, dat geeft aan hoeveel gevaarlijke stoffen het heeft ontvangen, afgeleverd en wat de voorraad is