OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Verkoop proces

Het verkoop proces is voor ondernemingen een essentieel proces. Door de geldmiddelen die zij door de verkopen krijgen, kunnen ze voortbestaan. Een artikel met alle informatie die een accountant nodig heeft over het verkoop proces!

De verkoopfunctie

De verkoopfunctie is een deelfunctie van de marketingfunctie. De taken van afdeling Verkoop zijn:

• Het verkrijgen van orders; vertegenwoordigers langs laten gaan
• Het op correcte wijze doen uitvoeren van orders; tijdig en gewenste kwaliteit
• Zorgdragen voor klantbinding; optimale service, toezenden informatie, etc.

De verkoopfunctie is een beschikkende functie omdat hoofd Verkoop beslist over de acceptatie van klantenorders en de uitlevering van goederen en of diensten die gevraagd worden.

Het verkoopproces

Doelstellingen van het verkoopproces zijn afgeleid van de organisatiedoelstellingen. Bijvoorbeeld het behalen van een jaarafzet, het behalen van een jaaromzet, door de markt worden gezien als degene met de beste kwaliteit of als de goedkoopste.

Relaties met andere processen:

• Magazijn; direct voor aflevering aan klanten en indirect voor omvang en samenstelling voorraad
• Inkoop; afstemming van het inkoopplan op het verkoopplan voor afstemming inkoop
• Productie; gebaseerd op het verkoopplan

Procesanalyse (rechtop)
Activiteiten (schuingedrukt)
Verkoopproces
1. Orderverkrijging

• het plannen van klantbezoeken
• initiëren van verkoopondersteunende acties

2. Orderontvangst

• vastleggen van ontvangen orders

3. Orderbeoordeling

• beoordelen of orders uitvoerbaar zijn door kredietwaardigheid en leverbaarheid

Gegevensverwerkend proces
4. Orderverwerking

• aanmaken van facturen, magazijn- en expeditiedocumenten

Magazijnproces
5. Goederenuitlevering

• verzamelen, verpakken en gereedstelling goederen verzending
• verzenden van goederen door Expeditie of extern

6. Retourzendingen

• het in ontvangst nemen, keuren en registreren van terugontvangen goederen

Financieel administratief proces
7. Afwikkeling verkoopfacturen

• bewaken van tijdige factuurbetaling

Ad. 1. Orderverkrijging
Primaire taak van de afdeling Verkoop is het verkrijgen van orders. Daarnaast moeten ze rekening houden met een aantal zaken:

1. Aangaan relatie met afnemer; kijken naar betalingsgedrag en de financiële positie
2. Prijs; door gebruik van kortingen, dit moet vastliggen in de competentietabel
3. Verkrijgen orders; uitleveren van goederen, afstemming met voorraad

Ad. 2. Orderontvangst
Ontvangst door vertegenwoordigers of de klant zelf. Of rechtstreeks in het computersysteem als er gebruik wordt gemaakt van EDI.

Binnengekomen orders worden ingebracht in het orderbestand en eventueel nog op orderformulieren. Door laten invoeren van de orders door vertegenwoordigers, kan de stand van de afzet en omzet bepaald worden en kunnen ze daardoor hun provisie krijgen en controleren.

Ad. 3. Orderbeoordeling
Elke ontvangen order dient te worden beoordeeld op uitvoerbaarheid, deze controle bestaat uit:

• De kredietwaardigheid van de klant
• De leverbaarheid van de artikelen
• De haalbaarheid van de gewenste levertijd

Risico’s met de kredietwaardigheid zijn te ondervangen door een kredietlimiet en een krediettermijn.
Is niet alles leverbaar dan volgen naleveringen (backorders), meestal moet 50% te leveren zijn. Bij de leverbaarheid zit ook de doorlooptijd van de order, dus van plaatsen naar goederenontvangst.

Ad. 4. Orderverwerking
Met betrekking tot het vervaardigen van verkoopfacturen wordt onderscheid gemaakt tussen het systeem van voorfacturering (daarna verzending goederen) en nafacturering (verzending eerst).

Rembours
Het leveren onder rembours is een vorm van contante afrekening. Chauffeurs mogen pas de goederen afgeven als de klant het bedrag heeft betaald. De volgende procedure:

1. Op de routelijst staat welke klant moet betalen + originele factuur
2. Tegen betaling worden goederen afgegeven, klant tekent voor ontvangst en chauffeur voor voldaan
3. Terugkomst chauffeur niet afgeleverde goederen afgeven aan Expeditie, chef tekent terugontvangst
4. Chauffeur gaat naar kassier en geeft routelijst af met niet-betaalde facturen en geeft het geld

Ad. 5. Goederenuitlevering
Magazijnmeester ontvangt de te verzenden goederen eventueel met pakbonnen/facturen. De magazijnmedewerkers zoeken met picklist de goederen op en stuurt ze naar afdeling Expeditie.

Ad. 6. Retouren
Het kan zijn dat goederen door klanten worden geretourneerd. De goederen komen binnen bij de magazijnmeester en met de bijgesloten pakbon zal hij de zending controleren. Ook een controle op de mate van bruikbaarheid, daarbij kunnen de goederen nog in goede staat verkering, herstelbaar zijn of onbruikbaar worden geacht.

De magazijnmeester zal afdeling Verkoop informeren over de retourzending, of dit via het systeem inwerken. Afhankelijk van de frequentie van de retourzendingen, kan er een afzonderlijke ontvangstruimte voor gemaakt worden met een afzonderlijke functionaris die belast is met de behandeling van retourgoederen.

Vernietiging van goederen dient te geschieden in aanwezigheid van twee personen, meestal een medewerker van magazijn en van verkoop. Protocol wordt gedateerd en door twee personen ondertekend. Origineel is voor financiele administratie en een kopie voor hoofd Verkoop en de magazijnmeester.

Ad. 7. Afwikkeling verkoopfacturen
Centrale punt bij vorderingen is het zorg dragen dat deze tijdig en volledig worden voldaan, dit is de functie van de Administratie en meestal gedelegeerd aan chef Debiteurenadministratie.

De essentie is dus tijdig en volledig ontvangen van gelden, hiervoor krijgt de chef Deb. een signaallijst met daarop de namen van de debiteuren die de vastgestelde krediettermijn hebben overschreden.

Het manen
De functionaris die over het bewaken van de vorderingen gaat, zal zo snel mogelijk maatregelen nemen om achterstallige bedragen zo snel mogelijk binnen te krijgen. Meestal wordt de debiteur telefonisch of schriftelijk meegedeeld dat de betalingstermijn is verstreken en met een verzoek het bedrag over te maken. Meestal is het handig om contact op te nemen met Verkoop om wat voor debiteur het gaat.

Stappen manen:

1. Telefonisch benadering met administratie
2. Factuur aan aandacht ontsnapt?
3. Verzoek factuur te voldoen, eventueel kopie factuur sturen
4. Tweede of derde maanbrief
5. Incassobureau
6. Gerechtelijke procedure
7. Wil de debiteur weer goederen ontvangen? Dan onder rembours

De informatie van chef debiteuren zijn dus de signaallijsten, de maanprocedure en de afnemersinformatie.

Emballage

Tot emballage wordt een grote verscheidenheid van verpakkingsmaterialen gerekend. De waarde van de emballage en de duurzaamheid is bepalend voor de wijze waarop het in rekening wordt gebracht. Het wordt ingekocht door Inkoop, bewaard door Magazijn en de afgifte wordt gedaan door Verkoop of Productie.

Doorberekenen van emballage kan als volgt:

1. De kosten zijn inbegrepen in de verkoopprijs
2. De emballage wordt afzonderlijk in rekening gebracht
3. De emballage wordt in rekening gebracht, de afnemer van de emballage daarna weer retourneren
4. De emballage wordt in bruikleen verstrekt tegen statiegeld, huurtarief, etc.

Bij bruikleen gaat het meestal om waardevolle emballage met een rechtstreeks verband tussen het product en de verpakking van het product. Bestellingen worden meestal opgegeven in verpakkingseenheden zoals in cilinders, vaten, kratten, etc.

Bij statiegeld ontvangt de afnemer de emballage in bruikleen. Bij het retourneren krijgt ze haar geld weer terug.

Extra voorzieningen in het verkoopsysteem voor boekingen emballage

• Bijboeken ‘Emballage onder derden’
• Debiteren rekening Statiegeld als verplichting om het geld weer te restitueren
• Afzonderlijk opnemen statiegeld-emballage bij factuurgegevens in afnemersbestand
• Opnemen van datum in afnemersbestand wanneer emballage geretourneerd moet worden

Procedure terugontvangst emballage

• Chauffeur krijgt emballage van de afnemer en gaat na of emballage bij eigen bedrijf hoort, chauffeur schrijft een retourbon in tweevoud uit, één exemplaar voor afnemer
• Tweede exemplaar wordt afgegeven aan magazijnbediende en die voert in het leveranciersnummer, ordernummer, emballagecode en aantal
• Het systeem muteert de voorraad emballage onder derden, het afnemersbestand (creditnota) en de grootboekrekening statiegeld en te betalen creditnota’s

Verkoopcontracten

Het kan zijn dat er contracten worden afgesloten waarmee het bedrijf zicht verbindt om op afroep goederen te leveren of tegen vooraf overeengekomen prijzen. Deze contracten worden getekend door hoofd Verkoop of door de directie, dit hangt af van de gedelegeerde bevoegdheden aan hoofd Verkoop.

In het contractenbestand wordt ingebracht: afnemersnummer, contractdatum en nummer, artikelnummer, hoeveelheid en prijs, afgeroepen hoeveelheden en nog af te roepen hoeveelheden.

Als een bedrijf op vaste tijdstippen moet leveren dan moet het gegevensverwerkend systeem tijdig signaleren dat er een uitlevering moet plaatsvinden. De verkoopfunctionaris kan de opdracht inbrengen voor de uitlevering en dat verloopt volgens de normale orderafhandelingsprocedure.

Bij afroepcontracten komt het initiatief van de afnemer. De afhandeling hiervan geschiedt met de gebruikelijke orderprocedure.

Attentiepunten voor de afdeling Verkoop zijn:

• Zorg dragen dat er aan de contractuele verplichtingen kan worden voldaan
• Bewaken van een volledige afname van de gecontracteerde hoeveelheden

Complicatie is wanneer verkoopcontracten worden afgesloten als de te leveren goederen nog niet in eigendom zijn. Dit komt veel voor bij natuurproducten, de onderneming neemt dan een positie in. Dat wil zeggen dat zij een prijsrisico loopt omdat ze niet weet tegen welke prijs ze de goederen kan kopen. Hoofd Administratie zal goed op de hoogte moeten zijn om de risico’s te kunnen afdekken.

Consignatiegoederen

Consignatie is het verplaatsen van een deel van de voorraad van het eigen magazijn naar dat van een afnemer, zonder dat het eigendomsrecht verloren gaat. De afnemer is tot op moment van verkoop verantwoordelijk voor het beheer van de voorraad. Er is dus een tijdsverschil tussen het zenden van de goederen en het afrekenen van de goederen.

Hoofd Verkoop zal veelal op aanvraag een consignatieovereenkomst afsluiten, waar gekeken wordt naar de verkooppotentie van de afnemer, diens imago en de financiele positie. In een overeenkomst kan worden opgenomen: de leverings- en betalingscondities, de zekerheidsstelling, een directe meldingsplicht van de verkoop en het recht om voorraden ter plaatse te inventariseren.

Gevolg voor inbreng consignatieorder:

• Mutering in het artikelbestand en de grootboekrekening consignatiegoederen, dus af voorraad en bij consignatievoorraad
• Mutering van het afnemersconsignatiebestand
• Vervaardigen van pro-formafactuur met opschrift consignatiezending, kopie naar magazijn

Periodiek dient door hoofd Administratie te worden vastgesteld dat:

• De waarde van de in consignatie gezonden artikelen overeenstemt met het artikelbestand
• De voorraden volgens het consignatiebestand ook nog aanwezig zijn bij de afnemer

Controleaspecten

Gericht op het verkrijgen van zekerheid ten aanzien van:

• De bevoegdheid om van het systeem gebruik te maken en orders in te voeren (autorisatietabel; controle op juistheid, volledigheid en actualiteit van de tabel)
• De juistheid en volledigheid van het invoeren van klantorders
• De integriteit van de bestanden

Lees verder

• OAT Accountancy - tips voor het landelijk tentamen
• OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Financiële proces
• OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Inkoop proces