Financiële administratie uitbesteden: Is dat een goed idee?

Veel ondernemers kiezen ervoor om de boekhouding en financiële administratie van hun bedrijf uit te besteden. Wanneer je niet goed bent in boekhouden en wél in ondernemen is dat natuurlijk geen slecht idee. Waar moet je op letten wanneer je hier voor jouw onderneming voor kiest? En hoe ver ga je precies met uitbesteden naar bijvoorbeeld een accountant of administratiekantoor? Alleen de boekhouding of ook de salarissen van medewerkers, de rekeningen en het debiteurenbeheer?

Waarom zou je kiezen voor het uitbesteden van je financiële administratie?

Wanneer je ervoor kiest om administratie, boekhouding en andere financiële taken af te stoten houdt je als ondernemer meer tijd over om in je bedrijf te steken. Over het algemeen maakt dat je leven gemakkelijker en kunnen deze taken ook beter door een professionele accountant of een administratiekantoor worden uitgevoerd. Meer tijd in je bedrijf steken levert natuurlijk ook meer omzet en winst. Je kunt met de beperkte uitgaven die je aan de ene kant doet om het werk uit te besteden over het algemeen meer winst maken door alle tijd te steken in het uitbaten van je onderneming.

Waar moet je op letten bij het uitbesteden van je boekhouding en administratie?

Het is heel belangrijk dat je als ondernemer feeling houdt met je eigen bedrijf. Dat je het kent en begrijpt en ook overzicht blijft houden hoe het loopt en waarom dat zo is. Je moet ook bij het uitbesteden van administratieve taken het gevoel blijven houden dat je weet wat er speelt, waar de prioriteiten liggen en hoe baten en kosten zich tot elkaar verhouden. Zelfs wanneer je je financiële administratie, maar misschien ook je debiteuren beheer of je personeelsadministratie, uitbesteedt aan derden moet je dus altijd alert blijven en aan het roer staan van je eigen bedrijf.

Belangrijk is bijvoorbeeld dat je heel duidelijk maakt aan een administratiekantoor of accountant wat je van ze verwacht. Welke taken moeten worden uitgevoerd? Hoe en wanneer wil je dat geregeld hebben? Wat heeft prioriteit en in welke volgorde moeten financieel administratieve taken worden opgepakt? Wat ga je precies uitbesteden aan een externe partij en wat houd je liever voorlopig in eigen hand? Hoe wil je dat er om wordt gegaan met incasso bij debiteuren? Hoe wil je dat facturen eruitzien? Hoe moet de boekhouding eruit zien en wat moet daarin zeker zijn vastgelegd?

Welke financiële administratie kun je uitbesteden aan een accountancy bedrijf of financieel administratiekantoor?

Hieronder volgt een korte opsomming van welke administratie je kunt uitbesteden aan een accountant of ander gespecialiseerd administratiekantoor. De lijst is zeker niet uitputtend maar geeft wel een idee van wat er mogelijk is op dit gebied. Denk bij ieder onderwerp eens aan de situatie binnen je eigen bedrijf. Doe ik dit zelf? Hoe gaat dat? Hoeveel tijd en energie zou het me opleveren om dit uit te besteden aan een professional?

Boekhouding, jaarverslag, belastingen en verlies en winst rekeningen

De volledige boekhouding en financiële administratie kun je echt beter door een professional laten uitvoeren. Het kost veel tijd en energie, wanneer je hier geen opleiding voor hebt gevolgd. De kans op fouten of niet voldoen aan de regelgeving op dit gebied is vrij groot en uitbesteden aan een accountant is raadzaam. Ook belastingbetaling neem je jezelf zo uit handen.

Facturering van klanten, betalingen aan leveranciers, debiteurenbeheer en incasso

Het opstellen van facturen zul je meestal zelf doen maar de verzending van rekeningen en het najagen van de betalingen kun je prima uitbesteden aan een administratiekantoor of accountant. Ook het doen van betalingen vanuit het bedrijf aan leveranciers en toeleveranciers kan prima worden verricht door een administratiekantoor.

Personeelsadministratie, reiskostenvergoedingen, pensioenen, collectieve verzekeringen en salarisbetalingen

Het bijhouden van de personeelsadministratie is voor grotere bedrijven absoluut een aanrader. Het regelen van pensioenen, collectieve ziektekostenverzekering, reiskostenvergoedingen maar ook zeker salaris uitbetaling zijn processen, die een hele HR afdeling aan het werk kunnen houden. Vaak loont het om deze processen af te stoten.