Een feest, receptie of diner organiseren

Ga je (voor het eerst) een groot diner, feest of receptie organiseren? Als je meer dan 25 of 30 gasten hebt, is het gemiddelde woonhuis te klein en zul je op zoek moeten gaan naar een feestlocatie. Bij de organisatie van een groot feest of receptie komt veel kijken: wie nodig je uit, waar houd je het feest, hoe groot is je budget en meer. In dit artikel een aantal tips en richtlijnen die je kunnen helpen bij het organiseren van een feest.

De gastenlijst: wie nodig je uit?

Het lijkt zo makkelijk maar het is soms ontzettend moeilijk: wie nodig je uit? Zelfs als geld of ruimte in de zaal geen beperkende factor is, kan het wel of niet uitnodigen van bepaalde mensen een lastige keuze zijn. Probeer bij twijfel voor jezelf criteria op te stellen, zoals:

• alle mensen die ik het laatste jaar nog gesproken heb
• Alle eerste- en tweedegraads familie, zelfs die oom en tante die ik al 10 jaar niet meer gezien heb
• Al mijn ex-klasgenoten, ook degenen die niet eens tot mijn online-vrienden behoren

Een richtlijn bij twijfel kan zijn: zolang je geen hekel aan iemand hebt, kun je de persoon gewoon uitnodigen voor je feest of diner. Als de persoon in kwestie zelf niet wil, zal hij of zij beslissen om niet te komen. Het initiatief ligt dan in ieder geval niet meer bij jou, maar bij de gast.

Uitnodigingen versturen voor een feest

Als je een groot gezelschap voor je feest wilt uitnodigen, is het aan te raden om je gasten op tijd uit te nodigen. Dit kan via e-mail, via een vriendennetwerk, telefonisch of ‘ouderwets’ via een papieren uitnodiging. Breng je gasten op tijd op de hoogte van het feest, een week of 6 tot 8 van tevoren is een goede richtlijn. Als je een feestlocatie hebt waar je het aantal gasten moet doorgeven, geef dan in de uitnodiging aan dat ze op tijd moeten laten weten of ze komen of niet. De uitnodiging kun je ook gebruiken om een cadeautip mee te geven. Behalve het bekende ‘envelopje’ kun je een digitaal verlanglijstje meesturen of een telefoonnummer van iemand die cadeautips kan geven.

De kosten van een feest of diner

In veel gevallen spelen de kosten een grote rol in het organiseren van een feest, receptie of diner. De keuze van de locatie, de duur van het feest, het eten en drinken en entertainment zoals DJ of band bepalen de prijs van een feest of diner. Bij veel feestlocaties en dinerlocaties betaal je voor het eten een vast bedrag per persoon voor een keuzemenu of buffet. Daarnaast betaal je meestal een los bedrag (per uur) voor de zaalhuur. Soms is het mogelijk om de drank ‘af te kopen’ en één vast bedrag voor zaalhuur en drank te betalen.

Tips om te besparen op de kosten van een feest

• Vergelijk de prijzen van verschillende locaties. Sommige ‘toplocaties’ zijn per uur twee tot vier keer duurder dan een ‘gemiddelde’ locatie.
• Vraag de gasten (als cadeau) om een financiële bijdrage voor het feest.
• Houd de duur van het feest of diner beperkt. Bij een korter feest bespaar je op zaalhuur en ook op drank. Reken bij een diner op ongeveer 1 uur per gang of 1,5 uur per buffetgang. Voor een receptie is 2 uur in de meeste gevallen genoeg, zeker als er na de receptie nog een feest of diner is.
• Beperk de keuze in drank en/of eten. Een arrangement met alleen bier, fris is een stuk goedkoper dan wanneer je gasten ook mixdrankjes, whisky en jenever en cognac mogen bestellen.

Het is sowieso aan te raden om verschillende offertes op te vragen als je een feest, receptie of diner wilt organiseren. En bedenk: een offerte is een offerte en geen definitief bedrag…