Handleiding om subsidie aan te vragen voor een project

Het aanvragen van subsidie heeft het meeste kans van slagen met een goed geschreven en doordacht projectplan. De meeste subsidieverstrekkers willen een goed geschreven projectplan onder ogen krijgen voor ze bereid zijn om geld te verstrekken. Dat is eigenlijk niet meer dan logisch. Maar hoe schrijf je eigenlijk een goed projectplan waardoor geldverstrekkers enthousiast worden? Gebruik in ieder geval een stappenplan waarbij je de regie in eigen handen kan houden. Dan weet je zeker dat je niets vergeet. Het is belangrijk om verschillende mensen mee te laten denken over het projectplan. Op die manier krijg je verschillende meningen maar de kans is dan groter dat er zoveel mogelijk informatie wordt beschreven.

Inleiding van het subsidieproject voor het aanvragen van een subsidie of financiering

In sommige situaties kan het zijn dat een bank of andere geldverstrekker niet open staat voor een financiering of dat om andere redenen de financiering niet bij een bank ondergebracht kan worden. Geld lenen kun je dan beter op een andere manier doen. In Nederland zijn er nog talloze fondsen beschikbaar voor goede initiatieven. Die fondsen zijn als het ware 'spaarpotten' waar geld naar toe stroomt voor goede doelen. Daarnaast is Crowdfunding een interessante bron van inkomsten en levert veel meer dan alleen de financiële middelen. Denk aan het uitbreiden van je netwerk bij ondernemers en vakgenoten.

Goed verhaal en geduld voor een financiële bijdrage
Bij het aanvragen van geld lijkt het voor de hand te liggen dat de nadruk op het geld an sich ligt, maar niets is minder waar. Bij de aanvraag van subsidie gaat het vooral om het project zelf. Wat is het doel van het project en wat levert dat op? Als je financiers enthousiast kunt maken met een goed verhaal dan is men sneller bereid om hun geld daaraan te besteden dan wanneer er een saai verhaal gedaan wordt. Als het verhaal goed is dan komt er vrijwel automatisch een geldstroom op gang. Geduld is hiervoor natuurlijk ook van belang.

Stap 1: Projectplan en begroting voor subsidie schrijven

Schrijf een compleet en goed doordacht projectplan met uitgebreide beschrijvingen. Een kort projectplan komt in de meeste gevallen niet geloofwaardig over bij subsidieverstrekkers. Het is belangrijk om de doelgroep, de eigen organisatie en samenwerkingspartners bij het project te betrekken. Op die manier voorkom je een kokervisie waarbij er snel blinde vlekken ontstaan voor het bereiken van het gewenste doel. Schrijf in deze fase gewoon zoveel mogelijk informatie uit je hoofd of van aantekeningen. Het ordenen doe je later aan de hand van onderstaande schema.

Doelstelling van het subsidieproject
Beschrijf duidelijk wat het doel is van het project. Financiële middelen generen mag niet het doel op zich zijn. Omschrijf de doelgroep, functie, duur van het project etc. Wees innovatief en creatief. Denk 'out of the box'. Focus niet alleen op het financiële gedeelte maar wees ervan bewust of het project aan een behoefte voorziet. Heeft het verbinding met de overheid of heeft het een maatschappelijk belang of is het duurzaam? In dit geval is het heel belangrijk om te beschrijven 'waarom' het project wordt opgezet. De reden van het ontstaan heeft veel meer invloed op de subsidie verstrekker dan wordt aangenomen. Geldverstrekkers zijn gevoelig voor een goed verhaal van gedreven personen. Als het doel van het project iets in de maatschappij kan veranderen zijn financiers vaak meer geneigd om geld te verstrekken dan wanneer dat niet het geval is.

Risico’s van het subsidieproject
Wees kritisch bij het inventariseren van risico's. Vraag anderen om naar het project te kijken. Wat vinden zij ervan? Wees niet bang voor kritiek. Alles heeft immers zo zijn eigen risico's dus is het geen schande wanneer die aan het licht gesteld worden. Als aanvrager kun je blinde vlekken hebben voor valkuilen. Beschrijf ook eerlijk en transparant de overgebleven risico's. Bedenk daarbij een eventuele oplossing.

Organisatie van het subsidieproject
Beschrijf de organisatie of het bedrijf van waaruit je de subsidieaanvraag doet. Noem positieve en negatieve kenmerken van de organisatie. Kansen en valkuilen. Ook hierbij geldt dat je nogmaals kritisch moet zijn.

Communicatieplan
Communicatie en PR hoeft in deze maatschappij van social media niet zo moeilijk te zijn. Toch maken we er nog te weinig, verkeerd of juist te veel gebruik van. Maak een planning welke communicatiemiddelen je gaat gebruiken en wanneer. Wees ook hierin creatief en innovatief.

Financiële begroting van het subsidieproject
De financiële begroting van het project mag niet ontbreken in de projectaanvraag. De financiële begroting is een overzicht van de verwachte kosten en opbrengsten in een bepaalde periode. Meestal is dat een jaar. Maar het is verstandig om een financiële begroting voor minimaal twee jaar te maken. Zo krijg je inzicht of het project levensvatbaar is. Maak een begroting waarbij alle onderdelen los van elkaar zijn begroot. Op die manier kan bij verschillende subsidieverstrekkers een deelaanvraag worden ingediend.

Plan van aanpak voor de financiëring en de subsidie-aanvraag
Tenslotte moet de subsidieaanvraag afsluiten met een overzicht wanneer welke acties uitgevoerd worden en afgerond moeten zijn. De lezers en dus ook de financiers, hechten veel waarde aan een goed plan van aanpak. Maak een overzichtelijk schema waarin elke stap kort omschreven wordt. Heb je het projectplan geschreven dan volgt de tweede stap.

Stap 2: op zoek naar fondsen, creatieve financiële middelen en financiers voor subsidie

Zoek op internet naar geschikte fondsen en subsidieverstrekkers. Maak een selectie van fondsen die het meest aansluiten bij de doelstellingen van het project. Niet elk fonds is geschikt. Misschien zijn er lokale of regionale bedrijven die aansluiten bij het project. Soms kan de plaatselijke gemeente een bijdrage leveren. Denk ook aan Crowdfunding en mogelijkheden zoals Kickstarter.

Stap 3: vaktaal voor de subsidie-aanvraag

Het kan helpen om een projectaanvraag in de ‘taal’ van de subsidieverstrekker te beschrijven. De meeste fondsen hebben wel een website waar je informatie kunt vinden over projecten die zij in het verleden al eens subsidie hebben verstrekt. Controleer of er in het projectplan 'vaktaal' van de verstrekker wordt gebruikt. Vergeet niet om de projectaanvraag op Nederlandse taal en schrijffouten te controleren.

Stap 4: vooraf checken van de subsidie-aanvraag

Soms kun je de aanvraag vooraf testen door middel van een digitale check of door een gesprek met de subsidieverstrekker. Het is zeker de moeite waard om dit vooraf te doen. Dit verhoogt de kansen voor de projectaanvraag. Vul tenslotte de definitieve subsidieaanvraag in. Controleer of alle benodigde documenten aanwezig zijn en zorg dat de contactgegevens juist ingevuld zijn. Wat ook zeker niet onbelangrijk is, is het laten controleren op spelling en grammatica. Vooral als de aanvraag zelf of eventuele bijlagen grote stukken geschreven tekst zijn. Last but not least: tijd om de aanvraag in te dienen. Doe het bij voorkeur ruim voor de sluitingsdatum.

Subsidie-aanvraag is andere manier van financiering en geld lenen

Subsidiegeld aanvragen is een andere vorm dan geld lenen omdat, als je subsidie ontvangt uit een fonds, hoeft dat in de meeste gevallen niet terugbetaald te worden. Soms kan een subsidieverstrekker voorwaarden stellen dat het hele bedrag of een deel ervan terugbetaald moet worden. Onderzoek dus goed welke voorwaarden een fonds heeft en of die voorwaarden bij de organisatie passen. De bekende reclame slogan "geld lenen kost geld" is hier ook van toepassing. Als de subsidie een vorm van geld lenen is, let dan goed op welke kosten dat met zich meebrengt.

Kleine en grote ondernemers in het bedrijfsleven

Het is zeker de moeite waard om contact te zoeken met plaatselijke ondernemers. Wanneer het een subsidie betreft voor een lokaal initiatief dan zijn plaatselijke ondernemers soms ook bereid om daarin te investeren. Bedrijven kunnen het als een gift aftrekken van de bedrijfsresultaten en zo ook voordeel hebben bij het verstrekken van een subsidie. Deze manier heeft meerdere voordelen bijvoorbeeld wanneer organisaties samenwerken er meer 'winst' behaald kan worden.

Geld beleggen als vorm van subsidie verlenen

Bedrijven en particulieren kunnen geld beleggen als een vorm van subsidie verlenen. Kapitaal op de bank laten staan is geen efficiënte vorm van rendement. In sommige gevallen kost het zelfs geld. Geld investeren met een bepaald percentage rendement kan zo heel nuttig zijn voor beide partijen. Het is hiervoor wel belangrijk om goed advies te vragen aan een accountant en fiscalist.

Accountant, advies en vertrouwen

Subsidie ontvangen is verantwoordelijk omgaan met geld van anderen die je meestal niet kent. Fondsen verstrekken geld van particulieren die bijvoorbeeld een erfenis ter beschikking hebben gesteld voor het goede doel. Vraag bij een accountant om advies of huur een adviesbureau in met de juiste kennis. Het zijn niet alleen zakelijke transacties maar het gaat ook om vertrouwen.
Advies over fiscale voor en nadelen is ook een belangrijke stap. Er zijn bijvoorbeeld situaties waarin je btw moet afdragen over het verkregen subsidiebedrag.