Pas op met de 403 verklaring

De 403 verklaring is ideaal voor ondernemingen om hun administratieve lasten te verlagen. De moedervennootschap wordt aansprakelijk voor de uit rechtshandelingen voortvloeiende schulden van de dochtervennootschap en de dochtervennootschap hoeft haar jaarrekening niet te publiceren. Maar deze 403 verklaring wordt weleens vergeten bij overnames of bij slechte resultaten. Door de afgifte van de 403 verklaring kunnen schuldeisers hun vordering bij de moedervennootschap opeisen. Dit kan leiden tot complete verassingen. Pas dus op bij het afgeven van een 403 verklaring of trek hem op tijd in.

Deponering jaarrekening

Elk jaar dienen ondernemingen hun jaarrekening van het vorige boekjaar te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het gaat om de volgende ondernemingsvormen:

• Besloten Vennootschappen (BV's)
• Naamloze Vennootschappen (NV's)
• Coöperaties
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Vennootschap onder firma's (vof's) en Commanditaire Vennootschappen (CV's) waarvan alle beherende vennoten buitenlandse vennoten zijn
• Stichtingen en verenigingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 4,4 miljoen omzet hebben behaald
• Buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren
• Ondernemingen die onder de 'Wet formeel buitenlandse vennootschap' vallen

403 Verklaring

Niet altijd hoeft een onderneming de jaarrekening te deponeren bij de KvK. In plaats van een jaarrekening deponeert de onderneming een verklaring. Dit is het geval indien een dochtervennootschap gebruik maakt van een 403 verklaring (artikel 2:403 BW). De 403 verklaring houdt in dat de dochtervennootschap geen jaarrekening hoeft te deponeren, omdat de moedervennootschap dit al doet. Wel zitten er enkele voorwaarden vast aan deze regeling:

1. De moedervennootschap stelt zich aansprakelijk voor alle schulden die voortvloeien uit de rechtshandelingen van de dochtervennootschap door de 403 verklaring (aansprakelijkheidsverklaring) te deponeren bij de KvK.
2. De dochtervennootschap stemt met de aansprakelijkheidsverklaring in door een instemmingsverklaring te ondertekenen, welke jaarlijks gedeponeerd dient te worden bij de KvK.
3. De moedervennootschap deponeert de geconsolideerde jaarrekening bij de KvK, waarin ook de cijfers van de dochtervennootschap zijn opgenomen.

Oppassen met 403 verklaring

Voor ondernemingen is de 403 een populaire manier om de administratieve lasten te verlagen, aangezien er geen jaarrekening van de dochtervennootschap hoeft te worden opgesteld, maar enkel een geconsolideerde jaarrekening van de moedervennootschap. Dit wordt als een groot voordeel gezien voor zowel de moedervennootschap als de dochtervennootschap. Maar als de resultaten van de dochtervennootschap tegenvallen, of als de dochtervennootschap wordt overgenomen wordt deze 403 verklaring wel eens vergeten. Hierdoor kan de moedervennootschap voor verassingen komen te staan. Schuldeisers kunnen hun vorderingen op de dochtervennootschap namelijk opeisen bij de moedervennootschap. Pas dus op bij het afgeven van een 403 verklaring!

Intrekking 403 Verklaring

Het is mogelijk om de 403 verklaring in te trekken, maar hierbij moet wel in ogenschouw worden genomen dat de moedervennootschap wel aansprakelijk blijft voor de schulden die gemaakt zijn in de periode dat de 403 verklaring nog wel geldig was. De enige handeling die de moedervennootschap moet uitvoeren is het deponeren van de intrekkingsverklaring bij de KvK. De KvK meldt vervolgens de intrekking in het publicatieblad. Let hierbij op dat vanaf de datum van intrekking de dochtervennootschap zelf een jaarrekening moet deponeren.

Bij verkoop van de dochtervennootschap is de afhandeling van de intrekking van de 403 verklaring iets ingewikkelder, omdat het groepsverband wordt verbroken met de moedervennootschap. Nadat de moedervennootschap de intrekkingsverklaring heeft gedeponeerd en de KvK dit in het publicatieblad heeft gemeld, dient de mededeling tenminste twee maanden bij het Handelsregister openbaar ter inzage liggen. De reden hiervoor is dat schuldeisers de tijd moeten krijgen om bezwaar tegen de intrekking van de 403 verklaring te maken. Doen zij dit niet binnen die twee maanden, dan is de intrekking van de 403 verklaring een feit.