Bestelauto van de zaak wel of niet bijtellen

Niet alleen bij een personenauto van de zaak geldt de fiscale bijtelling voor privégebruik. De bijtelling is ook van toepassing op de bestelauto van de zaak. De fiscale regels voor bestelauto's zijn soms net iets anders dan voor personenauto's. Om naheffingen te voorkomen, is het belangrijk dat u deze verschillen kent. Voor bestelwagens gelden ook een aantal technische eisen.

Wel of niet bijtellen

Stelt u een verbod in op het privégebruik van de bestelauto van de zaak, dan moet u dit schriftelijk vastleggen en erop toezien dat het verbod wordt nageleefd. De fiscus vraagt hier namelijk om bij een controle. Ook moet u sancties verbinden aan overtreding van het privégebruik. Te denken valt aan een geldboete, ontslag of het verhalen van eventueel nageheven loonbelasting en premie volksverzekeringen. Voldoet u aan deze voorwaarden dan geld de bijtellingsregeling niet.

Duidelijk

Het kan ook zo zijn dat privégebruik van de bestelauto helemaal niet mogelijk is. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als de werknemer de bestelauto na werktijd achterlaat op het bedrijventerrein. In dat geval telt de bijtellingsregeling ook niet. Er moet dan wel controle (mogelijk) zijn dat privégebruik echt niet kan plaatsvinden. Ook de inrichting van de bestelauto kan ervoor zorgen dat privégebruik niet mogelijk is. Wanneer de inrichting van een bestelauto niet geschikt is voor privégebruik is echter lang niet altijd even duidelijk. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een bestelauto in elk geval (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer als:

• Er alleen een bestuurdersstoel is
• De bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast

Vies

Deze definitie biedt echter ruimte voor interpretatie. Uit jurisprudentie blijkt dat een bestelauto met bijrijdersstoel toch (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen kan worden bestempeld als deze:

• erg groot is
• een speciale inrichting heeft voor de te vervoeren goederen
• te vies is voor privégebruik

Gebruiken werknemers een bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer privé, dan geldt niet de reguliere bijtellingsregeling maar moet u de waarde in het economische verkeer van het privégebruik als loon aanmerken. Dit bepaalt u door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs van de bestelauto. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer trekt u hier vervolgens van af. De werknemer hoeft dan geen rittenregistratie bij te houden.

Afwisselend

Gebruiken twee of meer werknemers een bestelauto doorlopend afwisselend, dan geldt in principe de loonbijtellingsregeling. Als het moeilijk is om de bijtelling individueel te bepalen, moet u eindheffing toepassen voor het privégebruik. U neemt dan een vast bedrag van 300 euro per bestelauto op jaarbasis in aanmerking, wat bij een loontijdvak van een maand neerkomt op 25 euro per aangifte. De werknemers hoeven dan geen rittenadministratie bij te houden en u kunt de loonbijtelling achterwege laten.

Overtuigend

Voor werknemers die op jaarbasis niet meer dan vijfhonderd privékilometers met de bestelauto van de zaak rijden, mag u de bijtelling ook achterwege laten. De werknemers kunnen dan het beste een "verklaring geen privégebruik auto" bij de Belastingdienst aanvragen. Een kopie van de verklaring moet u in uw administratie bewaren. Ook zonder "Verklaring geen privégebruik auto" kan loonbijtelling achterwege blijven als de werknemer overtuigend kan bewijzen dat hij de bestelauto op jaarbasis niet meer dan vijfhonderd kilometer voor privédoeleinden gebruikt. De werknemer kan het bewijs voor het niet overschrijden van de kilometergrens leveren door een sluitende rittenadministratie te overleggen.

Schriftelijk

Als een werknemer door zijn werk vaak veel ritten op één dag moet doen, keurt de fiscus een vereenvoudigde rittenadministratie ook goed. U moet dan wel vooraf schriftelijk met de werknemer hebben afgesproken dat hij een vereenvoudigde rittenadministratie heeft en dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan. In uw administratie moet u informatie hebben over de zakelijke adressen die de werknemer tijdens zijn ritten aandoet. Voor een voorbeeldafspraak van zo'n vereenvoudigde rittenregistratie kunt u terecht op de site van de fiscus. Is van alle genoemde situaties geen sprake, dan moet u voor de bestelauto dezelfde bijtelling toepassen als voor de personenauto van de zaak, verminderd met een eventuele eigen bijdrage.