OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Financiële proces

Het financiële proces is voor ondernemingen een heel belangrijk proces. Door de geldmiddelen die zij van debiteuren krijgen, kunnen ze voortbestaan. Een artikel met alle informatie die een accountant nodig heeft over het financiële proces!

Het financiële proces

Het financieel administratieve proces is het ‘sluit’ proces van de onderneming. Alle activiteiten in de onderneming vinden weerslag in de administratie. Administratie heeft dus een link met alle andere processen in de onderneming.

Het proces kent meerdere belanghebbenden en daarmee vervult het ook meerdere functies:

• Het management; om te sturen
• De eigenaar; hoe is het gegaan, wat heb ik verdiend en wat gaan we nu doen
• Externe instanties; heeft de organisatie zich gehouden aan de gestelde richtlijnen

De processtappen

1. Ophalen en inlezen van gegevens; gegevens worden op continue basis doorgegeven aan de financiële administratie.

2. Controleren en corrigeren van gegevens; aanleveren van gegevens uit de bronsystemen naar de financiële administratie. De volgende aspecten zijn van belang:

• Aanlevering dient tijdig te geschieden
• Aanlevering dient volledig te zijn
• Aanlevering dient de juiste gegevens te bevatten

3. Periodieke boekingen en correcties; geen dagelijkse activiteiten maar bijv. boeking van afschrijvingen, correcties op voorraden, buitengewone baten en lasten.

4. Afsluiten; sluiten van de financiële administratie op einddatum.

5. Consolideren; bij meerdere ondernemingen worden de gegevens van onderliggende gegevens verzameld en gecontroleerd.

6. Aangiften; doen van wettelijke aangiften zoals omzetbelasting, loonbelasting, vennootschapsbelasting.

7. Rapporten; de rapportage vindt na afsluiting van een periode plaats door bijv. een jaarrekening, een maandrapportage, wettelijke rapportages naar toezichthouders.

De kassierfunctie

De functie is het bewaren van geldmiddelen in relatie tot het ontvangen van geldmiddelen en het verrichten van betalingen in contant geld. Voor zowel het ontvangen van geld als voor het doen van betalingen heeft de kassier een schriftelijke opdracht nodig van de functionarissen die daartoe een beschikkende bevoegdheid bezitten.

Om waarborgen te treffen dat er met het kasgeld zorgvuldig wordt omgegaan, hebben organisaties een kasinstructie. Daarin zal onder meer staan:

• Geen betalingen ontvangen/ doen zonder schriftelijke opdracht
• Nooit zelf kwijting verlenen door hem ontvangen bedragen
• Bij ontvangst creditcard/ cheques overtuigen van rechtmatigheid
• Direct afstorten kas bij overschrijding maximum kassaldo
• Kasbewijzen direct boeken
• Regelmatig zelf de kas opneemt

Het bewaren van geldmiddelen

Duidelijke opbergmiddelen zullen ter beschikking moeten staan voor het opbergen van het geld. Als het om grote bedragen gaat, zal het bij voorkeur van tweetal verschillende sloten moeten zijn voorzien. Waarvan de ene wordt gesloten door de kassier en de andere door iemand van de leiding.

Het instellen van een maximum kassaldo kan het verlies tegen gaan bij brand en inbraak. Als het maximum is bereikt moet de kassier het bij de bank storten. Grootste risico is het sleepgevaar, het risico dat de kassier ontvangen geldt niet direct verantwoord, maar op een later tijdstip.

Verrichten van betalingen

Na ontvangst van een schriftelijk document mag de kassier een betaling verrichten. Nodig is dus een competentietabel en de parafen, zodat hij de schriftelijke documenten kan controleren.

Ontvangen van gelden

De toestemming om het kasgeld te ontvangen zal in de praktijk veel samenvallen met het tekenen van een kwitantie.

Het financieel logistieke proces

De procesanalyse richt zich op het financieel administratief proces en omvat in hoofdlijnen:

• De in- en uitgaande geldstromen
• De financiële positie en de financiële vooruitzichten

Het proces lijkt veel op het logistieke proces. Het gaat hier ook om het reduceren van de voorraad en de versnelling van de doorlooptijd. De doelstelling is het beheersen van financiële stromen en de financiële posities in de organisatie (ook wel cash management).

Procesanalyse

Activiteiten
Operationele informatiebehoeften

1. Het prognosticeren van inkomende

• begrote omvang van omzetten, voorraden en kosten per periode

2. Bewaken en mogelijk versnellen van e omzetting van voorraden en debiteuren in liquiditeiten

• ontwikkeling van kengetallen: voorraad/omzet, deb/omzet
• ouderdom voorraden
• ouderdom vorderingen
• leverings- en betalingscondities

3. Het bewaken van de uitgaande geldstromen

• kredietlimieten bij leveranciers
• kortings- en bonificatieregelingen

4. Het bewaken van de rentabiliteits- liquiditeits- en solvabiliteitspositie

• liquiditeitsoverzichten
• kengetallen; current ratio, quick ratio, sovabiliteitsratio’s

5. Het uitzetten van (tijdelijke) liquiditeitsoverschotten

• mogelijkheden geldmarkt

6. Het steeds alert zijn op:

• Kunnen verkrijgen van toegang tot de geld- en/of vermogensmarkt
• Het onderkennen van financiële risico’s en deze afdekken
• De ontwikkeling van het kostenpatroon om beheersing mogelijk te maken

Risicoanalyse

De risicoanalyse omvat de volgende activiteiten:

1. Het in kaart brengen van risico’s als gevolg van een mogelijk tekort aan:
• deskundigheid met betrekking tot de gehanteerde financiële instrumenten
• het op peil houden van kennis van de markten
2. Het in kaart brengen van risico’s als gevolg van:
• niet gewenste of anders gewenste handelingen
• fouten in de rapportering over financiële posities en resultaten
3. Het vaststellen welke risico’s niet aanvaardbaar/beheersbaar zijn
4. Het onderzoeken van alternatieven voor risicoreductie