Contributie-achterstand van de leden effectief bestrijden

Van de circa 140.000 verenigingen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel zijn er globaal 40.000 die met sport, muziek en andere vormen van vrijetijdsbesteding te maken hebben. Een verenigingslid dient uiteraard op tijd contributie te betalen. Hoewel de meeste leden van de club zich aan de betalingsverplichtingen houden, ontstaat bij sommige leden betalingsachterstand. Soms wordt het “vergeten” om de contributie over te maken. Soms is er meer aan de hand. Wat kun je als verenigingsbestuur ondernemen tegen slecht betalingsgedrag.

Betalingsmoraal

Slecht betalingsgedrag kost de penningmeester tijd, ergernis en geld. Want steeds moet je mensen met een verkeerde betalingsmoraal herinneren en vaak helpt dat ook niet. Soms zijn er logische redenen dat iemand niet betaalt, bijvoorbeeld bij geldgebrek. Een betalingsregeling treffen kan dan een oplossing zijn. Maar voer in ieder geval een strak en fair aanmaning- en betalingsbeleid, niet alleen in het belang van de verenigingskas maar ook omdat de keurige betalers daar recht op hebben.

Stel regels

Wat reeds veel betalingsachterstand kan schelen, is om vooraf duidelijke regels te stellen voor het betalen van de contributie. Dergelijke regels kun je opnemen in het huishoudelijk reglement, maar eventueel ook in een afzonderlijk contributiereglement. Een belangrijk punt hierbij is de manier van betaling. Het is namelijk sterk aan te raden om de leden te verplichten hun contributie per automatische incasso te doen. Dan is de kans het grootst dat iedereen trouw betaalt, er geen vergissingen optreden en niemand het vergeet omdat je er eenvoudigweg niet meer (elke maand) aan hoeft te denken. Alleen als er te weinig geld op de rekening staat blijft betaling uit. Maar het kost veel minder werk dan constant iedereen achter de vodden te zitten. Als je het automatisch incasseren niet ziet zitten, zorg dan in ieder geval voor het toesturen van een periodieke betalingsnota, liefst met acceptgiro. Leg ook vast welke actie er volgt indien betaling uitblijft (rente, incassokosten, administratiekosten enz.). De meest vergaande maatregel is natuurlijk royering bij een notoire wanbetaler.

Wat staat er in het contributiereglement

• De wijze waarop betaald moet worden: per automatische incasso, per maand, kwartaal, vooruit, achteraf enz.
• De sancties die worden opgelegd bij het niet nakomen van de betalingsverplichtingen.
• Termijnen en criteria voor aanmelding en opzegging.
• De manier waarop contributieaanpassingen worden vastgesteld.

Betalingsregeling treffen

In de dagelijkse praktijk zal het niet snel voorkomen dat verenigingen een deurwaarder of incassobureau inschakelen. Beter is het om te proberen er in goed overleg uit te komen en een betalingsregeling te treffen. Zet zo’n regeling wel op papier, en geef aan dat de vordering wel degelijk uit handen zal worden gegeven, indien de gemaakte afspraken alsnog niet worden nagekomen.

Incassotraject

Voor het geval leden hun betaling (ook na het treffen van een betalingsregeling) niet nakomen, moet er eigenlijk een plan van aanpak gereed liggen, dat gelijk in werking kan treden. Het versturen van een betalingsherinnering is natuurlijk de eerste stap. Uiteraard kan deze herinnering (bij kleinere verenigingen) ook mondeling in prettige sfeer plaats vinden. Blijft betaling desondanks uit dan dient een tweede herinnering te volgen in wat strengere toon. Geef hierin aan dat het bestuur de vordering uit handen geeft indien niet vóór een bepaalde datum alsnog betaald is. Bedenk echter dat indien je alleen maar dreigt, en zonodig geen vervolgstappen neemt, dit als een lopend vuurtje verder gaat en het bestuur de geloofwaardigheid verliest. Dus inderdaad de vordering uit handen geven, waar uiteindelijk ook een preventieve werking van uit kan gaan naar de overige leden en trouwe betalers het gevoel geeft dat zij niet meebetalen voor wanbetalers. Het is overigens aan te raden het lid schriftelijk te schorsen zodra je de vordering uit handen geeft. Deze optie, dat het lid dus wordt uitgesloten van de verenigingsactiviteiten, dient ook in het contributiereglement te worden opgenomen. Als het niet lukt om de vordering via incassobureau of deurwaarder te innen, dient het lid definitief geroyeerd te worden.

Lees verder

• Bestuurslid, penningmeester of voorzitter is vak met risico