Financiële administratie: Software en boekhoudpakketten

Zowel voor particulieren als voor ondernemingen is goede financiële administratie onontbeerlijk. Hiervoor bestaat er gelukkig een groot aanbod aan eenvoudige en voordelige financieel administratieve software, boekhoudprogramma's en boekhoudpakketten. Maar wie ziet er nog de bomen door het bos wanneer het gaat om administratieve software? Hoe weet je nou welke software of pakketten goed zijn en welke niet? Waarop moet je letten bij het kopen van financiële administratie software?

Wat voor financiële administratie software en boekhoudprogramma's bestaan er?

Financieel administratieve software of boekhoudpakketten bestaan er in verschillende gradaties van complexiteit en in de functies en doelen die ze ondersteunen. Als particulier en kleine ondernemer kun je nog wel toe met Excel of een ander simpel spreadsheet programma om eens per jaar je financiële administratie in te dienen. Voor eenmalige administratie is dat nog wel te doen maar relatief kost het erg veel tijd en is bovendien foutgevoelig.

Er zijn zowel voor particulieren als voor bedrijven ook simpele boekhoudpakketten, die tegen kleine vergoeding of zelfs gratis te verkrijgen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aanbieders van software als Netsoft, Snelstart, Muis of Davilex. Vaak kun je bij deze aanbieders meer faciliteiten kopen voor een meerprijs. Wanneer je zulke extra modules koopt, loopt de prijs van het boekhoudpakket natuurlijk ook op.

Soms is het dan slimmer om direct voor een meer uitgebreid pakket te kiezen dat meer doet dan alleen boekhouden en waarmee je bijvoorbeeld ook automatisch kunt factureren of je debiteurenbeheer kunt doen. Wanneer je meer behoeften hebt, heb je vanzelfsprekend ook een meer complex en uitgebreid boekhoudprogramma nodig.

Dan kom je terecht bij professionele financiële administratie software zoals King, Account View of Exact. Behalve dat er veel meer functies worden ondersteund en er vaker updates worden verzorgd, krijg je hier natuurlijk ook meer en betere support.

Welke aanbieders van financieel administratieve software staan positief bekend?

Er zijn veel verschillende aanbieders, die eenvoudige en meer complexe pakketten aanbieden. Sommigen verstrekken software of bouwen die in in de bestaande architectuur, terwijl anderen online beschikbaar zijn. Dat heeft natuurlijk grote voordelen en minder risico en opslagcapaciteit maar kost je wel server ruimte.

Davilex, Baas en Snelstart zijn populaire en bovendien eenvoudige pakketten, die de basisbehoeften voor financiële administratie en boekhouding goed ondersteunen. Exact, Reeleezee, Account View, Unit4 en SAP zijn gekende namen van meer complexe software op het gebied van financiële administratie.

Gebruik de volgende checklist om een goede keuze te kunnen maken, die jouw specifieke behoeften ondersteunt. Afhankelijk van wat je nodig hebt is het ene pakket natuurlijk meer geschikt dan het andere. Het is dan ook belangrijk om een goede oriëntatie te doen op basis van de hieronder geformuleerde vragen.

Hoe maak je een keuze voor een financiële administratie of boekhoudprogramma?

Bij het maken van een keuze voor een pakket kan de volgende checklist helpen bij het beslissingsproces. Beantwoord voor jezelf de volgende vragen, zodat je meer gericht kunt zoeken naar het pakket dat bij jou als particulier of bedrijf past:

• Is het pakket bedoeld voor de financiële administratie van particulieren of bedrijven?
• Voor welk doel wil je de software gaan gebruiken?
• Ben je op zoek naar een simpel boekhoudkundig programma of naar een uitgebreid financieel administratief programma dat salarisadministratie, bestellingen en debiteurenbeheer aankan?
• Wil je betalingen kunnen doen en ontvangen via het systeem of niet?
• Is er bij zakelijke toepassing sprake van een specifieke branche met specifieke eisen die daarbij horen?
• In welke mate is er budget beschikbaar?
• Moet de software open source zijn?
• Moeten er meerdere mensen tegelijk kunnen werken met het pakket?
• Is het van belang welke technologie er wordt ingezet binnen de software?
• Moet het systeem stand-alone zijn of moet het deel uitmaken van een netwerk?
• Met welke software op de computer moet het programma compatible zijn?
• Welke talen moet het financiële pakket ondersteunen?
• Moet de software verlies en winst rekeningen kunnen bijhouden over meerdere jaren?
• Moet er management informatie uit het systeem te destilleren zijn?