Tips en tricks voor een succesvol functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een ondergewaardeerd onderdeel binnen een bedrijf of organisatie. Vaak wordt het door een leidinggevende of personeelsfunctionaris afgedaan als een routineklus. Echter kan het bedrijf of organisatie veel baat hebben bij een functioneringsgesprek. Productiviteit, sfeer en winsten kunnen omhoog gaan door het uitvoeren van een functioneringsgesprek. Wat is een functioneringsgesprek? Wat zijn de tips en tricks voor het succesvol uitvoeren van een functioneringsgesprek?

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een wederzijds gesprek tussen leidinggevende en werknemer. Het is een open dialoog tussen de werknemer en leidinggevende waarbij het functioneren van zowel de werknemer als de leidinggevende aan bod komt. De verhoudingen zijn binnen het gesprek gelijkwaardig zodat werknemer zich vrij voelt om zijn verhaal te doen. In het gesprek wordt gekeken naar het verleden maar het doel is om het heden en de toekomst te verbeteren. Het functioneringsgesprek vindt meestal één keer per jaar plaats.

Voorbereiding

Het is van belang dat leidinggevende en werknemer zich voorbereiden op het gesprek. Dit zorgt ervoor dat het gesprek nuttig is en ook prettig verloopt. Zowel voor werkgever als werknemer. Het doel van het gesprek is uiteraard om de sfeer en productiviteit op de werkvloer te verhogen. Dit is van belang om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen alsmede de winsten te kunnen maximaliseren.

Stappenplan

• Als werkgever probeer je het gehele jaar zoveel mogelijk informatie over de werknemer te verzamelen. Het is makkelijk als werkgever om dit op te slaan in een Word document zodat je de vorderingen kunt bijhouden.
• Stel als leidinggevende een aantal punten op die worden besproken naar aanleiding van de observatie.
• Werkgever stuurt tijdig de agendapunten richting werknemer zodat deze zich ook kan voorbereiden.
• Werknemer heeft tijd om zich te voorbereiden.
• Werknemer kan punten aandragen voor het functioneringsgesprek.

Gespreksverslag

Het gesprek wordt in een verslag vastgelegd. Indien werkgever en werknemer tevreden zijn met de inhoud van het verslag kan het ondertekend worden. Dit zorgt ervoor dat mogelijke afspraken tussen werkgever en werknemer worden nagekomen.

Mogelijk positieve uitkomst van het gesprek

• Betrokkenheid. De werknemer voelt zich meer onderdeel van het bedrijf of organisatie. Hij of zij heeft namelijk de ruimte om zijn/haar mening over de gang van zaken te geven.
• Hogere productiviteit. Mogelijke problemen met betrekking tot functioneren op de werkvloer kunnen getackeld worden door het functioneringsgesprek. Denk bijvoorbeeld aan ruziënde werknemers, te laat komen, slechte voorzieningen en persoonlijke problemen.
• Ontwikkeling. Het is mogelijk dat door het doen van een functioneringsgesprek talenten of vaardigheden die nog niet ontwikkeld zijn naar boven komen bij de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld door cursussen of bijscholing worden opgevangen. Intern of extern.
• Resultaatgericht. De werknemer weet nu goed wat de doelstelling is en wat er verwacht wordt. Door het duidelijk hebben van de doelstelling kan de werknemer nu meer resultaatgericht werken.
• Kennis. De leidinggevende krijgt een beter beeld van de algehele situatie op de werkvloer. Problemen of belemmeringen kunnen op deze manier getackeld worden.

Functioneringsgesprek uitvoeren: Tips en tricks

Maak tijdens de verschillende onderdelen van het gesprek aantekeningen en zorg dat je de afspraken op papier zet. Het functioneringsgesprek moet zoveel mogelijk een wederzijds karakter hebben. Beide partijen kunnen hun zegje doen en er moet naar een gezamenlijk doel en afspraken gewerkt worden.

Opening

Maak duidelijk dat het geen beoordelingsgesprek is maar een functioneringsgesprek. De werknemer hoeft zich dus geen zorgen te maken om zijn baan. Het is belangrijk dat het gesprek op een prettig manier verloopt om de werknemer op ze gemak te stellen. Vraag bijvoorbeeld of de werknemer wat wil drinken.

Doel gesprek

Maak duidelijk wat het doel van het gesprek is. Denk hierbij aan het verbeteren van het functioneren op de werkvloer en mogelijke belemmeringen voor de werknemer bespreken.

Agenda

Neem nog even rustig door wat er besproken gaat worden tijdens het functioneringsgesprek. Dit zijn dus waarschijnlijk de agendapunten die samen zijn opgesteld in de voorbereiding van het gesprek. Vraag voor de zekerheid of de punten kloppen die zijn aangedragen door de werknemer. Doe dit om misverstanden te voorkomen.

Punten werknemer

Begin met de punten van werknemer. Hierdoor laat je zien dat zijn inbreng wel degelijk van belang is. Luister aandachtig naar de knelpunten van de werknemer, probeer hierbij een mate van empathie te hebben. Vraag of de werknemer mogelijke oplossingen voor de problemen heeft. Vraag ook naar wat wel goed gaat en waar de werknemer tevreden over is.

Punten werkgever

Wat zijn punten waar je zelf mee zit. Denk hierbij aan de observatie van het afgelopen jaar. Wat gaat goed en wat zou je wellicht anders willen zien. Laat de werknemer meedenken in dit proces. Wat voor oplossingen ziet de werknemer in zijn functioneren of voor sommige knelpunten op de werkvloer? Maak afspraken voor de toekomst.

Slot

Doorloop nog even kort het gesprek en de punten die zijn behandeld. Het is handig om de afspraken nogmaals te herhalen zodat deze goed op papier komen te staan.

Verslag

Maak van de aantekeningen een verslag en zet de afspraken die je met de werknemer hebt gemaakt duidelijk op papier. Dit verslag laten onderteken door jezelf en de werknemer. Indien de werknemer dit niet wil onderteken omdat hij of zij het niet eens is met de inhoud kan je het commentaar als bijlage toevoegen. Het is de bedoeling dat de werknemer ook een kopietje heeft van het verslag.