Het digitale loonstrookje

Een werkgever moet zijn medewerkers natuurlijk betalen voor het werk dat ze verrichten en daar hoort uiteraard een loonstrook bij. Maar het papieren loonstrookje zal binnen afzienbare tijd verdwijnen. Steeds meer werkgevers besluiten om de loonstrookjes digitaal te verzenden. Werknemers moeten wel nadrukkelijk toestemming verlenen om hun salarisstrook elektronisch te ontvangen.

Loonstrookjes straks standaard digitaal

Vanaf 1 juli 2010 is in het Burgerlijk Wetboek geregeld dat werkgevers de loonstrookjes van hun werknemers per e-mail of via een persoonlijke pagina op intranet mogen verstrekken. Tot dan was het uitsluitend toegestaan om salarisstroken schriftelijk aan de medewerkers te bezorgen.

Werkgevers mogen een loonstrookje echter pas digitaal verzenden als aan twee voorwaarden voldaan is:

• de werknemer moet er expliciet zijn toestemming voor geven;
• bovendien moet de werknemer zijn elektronische loonstrook kunnen opslaan zodat hij die achteraf gemakkelijk kan raadplegen.

Op dit moment is men als werknemer nog aangewezen op de werkgever als men een kopie of extra uitdraai van een salarisstrook of een jaaropgave wil ontvangen. Straks evenwel slaat men die documenten zelf op en kan men er op elk gewenst moment over beschikken.

Digitale salarisstrook: via e-mail of intranet?

Een veel gebruikte manier om loonstrookjes digitaal aan werknemers aan te bieden, is verzending via e-mail. Bij die methode is de beveiliging echter een niet te verwaarlozen probleem. Veel werknemers zijn onvoldoende op de hoogte van die risico’s en nemen er geen afdoende maatregelen voor. Als voornaamste risico’s gelden:

• onderschepping: e-mailberichten worden verstuurd via servers. Doorgaans passeert zo’n bericht achtereenvolgens meerdere servers voordat het bij de geadresseerde arriveert. Omdat alle “onderweg” betrokken servers volledige toegang tot de tekst hebben, kan een e-mailbericht gemakkelijk onderschept worden;
• zogenaamde web-based e-mailproviders bieden de mogelijkheid om je mailbox op elke willekeurige computer te openen indien die met het internet verbonden is. In dat geval volstaat het als gebruiker om een username en password naar de website te zenden voor het lezen van de e-mail. Bedoelde providers vormen dan ook een gemakkelijke prooi voor hackers.

E-mail kan men dus beschouwen als een een relatief onveilig communicatiemiddel. Maar werkgevers zijn niet verplicht om salarisstroken per e-mail te verzenden, ze kunnen die ook via intranet beschikbaar stellen. Maar ook dan is het zaak om de privacy goed in acht te nemen! Wie zijn salarisstrook op een printer van de zaak afdrukt, moet deze uiteraard niet onbeheerd laten liggen maar de afdruk meteen ophalen.

De voordelen van het digitale loonstrookje

De digitale loonstrook is sinds 1 juli 2010 wettelijk toegestaan en verwacht wordt dat de elektronische salarisstrook binnen enkele jaren de standaard zal zijn. De digitale loonstrookjes hebben voor beide partijen voordelen:

• werkgevers zijn geen kostbare tijd meer kwijt voor het uitdraaien en versturen van de salarisstroken;
• als werkgever kan men daarnaast besparen op verzend- en portokosten, jaarlijks zo'n € 9,- per werknemer;
• bovendien neemt het papierverbruik af en dat is uitstekend voor het milieu;
• werknemers hoeven zich voortaan niet meer bij hun baas te melden voor een extra uitdraai van hun loonstrook of jaaropgaaf;
• bovendien is de werknemer sneller en op een milieuvriendelijker manier in het bezit van een digitale loonstrook!

Overigens, een werknemer die zich niet kan vinden in het digitale loonstrookje, kan nog steeds aanspraak maken op een papieren exemplaar.