Wat heb je aan een online boekhouding?

Verschil tussen een boekhouding op je eigen computer en boekhouden on line is bij velen onbekend. Thuis boekhouden lijkt goedkoper doordat je niet hoeft te updaten. Toch begint online boekhouden snel aan populariteit te winnen.

Voordelen eigen (offline) boekhouding

Veel mensen draaien hun boekhouding op hun eigen computer, offline dus. Je kan hiervoor een boekhoudpakket kopen maar dat is niet noodzakelijk. Veel kleine ondernemers gebruiken nog ouderwets Excel om hun boekhouding bij te houden.

Voordelen van een eigen boekhoudpakket zijn onder andere:

• Eenmalige aankoop waarna je het pakket onbeperkt kan gebruiken.
• Het staat op je computer en niet op internet waardoor de veiligheid van je gegevens omhoog gaat.
• Met Excel ben je ultiem flexibel en kun je alles zelf inrichten (wel wat Excel kennis nodig).
• Als je koppelt met andere programma's zoals telebankieren dan kan het veiliger voelen als je een eigen pakket gebruikt.

Een eigen pakket kun je jaren achtereen gebruiken zonder een nieuw pakket aan te schaffen. Een gevaarlijk punt is hier wel dat je op deze manier de updates mist. Nieuwe veiligheidsmaatregelen en updates komen niet mee automatisch op je computer en vaak moet je voor deze updates bijbetalen.

Voordelen on line boekhouden

Wat is Online boekhouden? Een andere naam is internet boekhouden. De naam zegt het al, je gaat boekhouden via internet. Je doet je boekingen op een website en dus niet via een software pakket op je eigen computer.

Online boekhouden lijkt duurder dan een offline pakket maar hoeft dat niet te zijn. Je krijgt namelijk alle updates en nieuwe functionaliteiten meteen beschikbaar. Een offline pakket hoef je in theorie niet up te daten. in de praktijk echter mis je op een gegeven moment functionaliteit en moet je weer een (heel duur) pakket kopen.

Andere voordelen zijn bijvoorbeeld:

• Je kan vanaf meerdere locaties via internet inloggen. Vooral als je vaak vanaf verschillende locaties werkt is dit natuurlijk een flink voordeel.
• Als je een accountant of boekhouder inhuurt kan deze ook meekijken. Veel online boekhoudingen hebben een mogelijkheid waarbij je je account kan openzetten voor je accountant.
• Updates hoef je niet te installeren. je logt in op het systeem en je bent klaar. je betaalt een periodieke toeslag en daarmee heb je altijd de meest recente versie.
• De online dienst kan je makkelijk op de hoogte houden van het laatste nieuws en wijzigingen in wetgeving. Doordat je inlogt op het internet is het veel makkelijker om het nieuws en belangrijke punten bij te houden.

Valkuilen bij het kiezen

Er zijn een aantal valkuilen die je goed in de gaten moet houden als je gaat kiezen hoe jouw boekhouding eruit gaat zien.

• Online boekhoud pakketten wekken de indruk dat er een oogje in het zeil wordt gehouden. Dit is echter meestal een dienst die je apart moet kopen.
• Een pakket kan simpel zijn in het gebruik maar heeft het dan nog wel genoeg functionaliteit
• Zorg dat er een functie is om je gegevens e exporteren zodat je makkelijk kan overstappen naar een ander pakket.
• Let op de prijs. Offline pakketten zijn misschien eenmalig te koop maar vragen daarna vaak geld voor updates en nieuwe versies. Online pakketten lijken soms lage maandkosten te hebben. Let dan wel op dat er geen bijkomende kosten bijkomen als je een bepaalde hoeveelheid transacties overschrijdt.

Helaas is je boekhouding een noodzakelijk kwaad. Totdat je genoeg budget hebt om een boekhouder in te schakelen die je alle zorgen uit handen neemt zul je de dingen zelf moeten regelen. Zorg dan meteen dat dit later niet een flinke kater gaat opleveren.

Wil je verder lezen over internet boekhouden neem dan een kijkje in het artikel over boekhouden via internet.