Onbelaste vergoedingen voor werknemers binnen de WKR

Verdwijnt het kerstpakket? Valt de fiets, telefoon of laptop van de zaak nog onder de vergoedingen die een werkgever met fiscaal voordeel aan de werknemer kan verstrekken? Op 1 januari 2011 werd een nieuwe regeling ingevoerd die vanaf 1 januari 2015 voor alle werkgevers is verplicht. Deze nieuwe regeling, de zogenaamde werkkostenregeling, (WKR) vervangt alle bestaande regelingen. Dit houdt in dat de werkgever binnen een bepaald grensbedrag zelf mag invullen welke vergoedingen hij de werknemer wil geven.

Fiscaal voordeel

Om het bedrijfsleven tegemoet te komen heeft de overheid, de afgelopen jaren, tal van maatregelen ingevoerd waardoor werkgevers vergoedingen en regelingen aan hun werknemers konden aanbieden met fiscaal voordeel. Enkele voorbeelden van deze vergoedingen en regelingen zijn: het fietsplan, bedrijfsfitness, een mobiel of laptop, maaltijden, consumpties en het kerstpakket.

Het uitvoeren van controles

Met de invoering van deze maatregelen kwamen er ook steeds meer regels bij. De werkgevers en de belastingdienst konden deze regels niet langer bijhouden en controleren. Om de administratieve rompslomp te beperken werd er een nieuwe regeling bedacht de zogenaamde werkkostenregeling (WKR). Deze werd op 1 januari 2011 ingevoerd en geldt vanaf 1 januari 2015 voor iedereen.

De werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling is een vervanging van alle bestaande fiscaalvriendelijke regelingen die werkgevers aan werknemers kunnen verstrekken. Bij de werkkostenregeling mag de werkgever alles vergoeden tot een bepaald bedrag zonder dat te moeten verantwoorden. Vanaf de invoering in 2011 was dit bedrag 1,4% van de totale loonsom van een organisatie. Omdat de hoogte van dit bedrag onvoldoende bleek werd het op 1 januari 2013 verhoogd naar 1,5%. Vanaf 1 januari 2015 is het bedrag verlaagd naar 1,2%. Wanneer de vergoedingen boven deze vrije ruimte uitkomen dan moet er over dat bedrag 80% belasting worden betaald.

Vergoedingen die onder de vrijstelling vallen

Sommige vergoedingen vallen onder de vrijstelling mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Het gaat hier dan om vergoedingen en verstrekkingen die nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren. Hier valt bijvoorbeeld de apparatuur op de werkplek onder, werkkleding, een studie, cursussen, een overnachting of tijdelijk verblijf en vervoer. Kijk voor alle vrijstellingen en de bijbehorende voorwaarden op de site van de belastingdienst.

Een voor- en nadeel van de werkkostenregeling

Een voordeel van de werkkostenregeling is dat de werkgever zelf de vrije ruimte mag invullen zonder dat hij er verantwoording voor af hoeft te leggen. Een nadeel van deze regeling is dat er misbruik van kan worden gemaakt. Sommige bedrijven hebben een grote vrije ruimte omdat ze veel werknemers in dienst hebben. Deze werknemers krijgen soms maar weinig vergoedingen zodat er nog een gedeelte van die vrije ruimte overblijft. Deze ruimte willen bedrijven graag gebruiken om onbelast bonussen of vergoedingen uit te delen aan werknemers of directieleden. Dit is echter niet toegestaan.

Vergoedingen en het besteedbare budget

Vergoedingen moeten binnen het besteedbare budget blijven om te voorkomen dat er belasting moet worden betaald.

Voor de werkgever is het daarom van belang om:

• In kaart te brengen welke vergoedingen bij het bedrijf passen en daar een keuze uit te maken.
• Werknemers te betrekken bij de mogelijkheden voor het verstrekken van vergoedingen.
• Te berekenen of deze vergoedingen binnen het budget passen. Er moet voldoende ruimte gereserveerd worden voor sommige regelingen zoals bijvoorbeeld voor het fietsplan omdat het benodigde bedrag afhankelijk is van het aantal werknemers dat hieraan deel wil nemen.