Krijg ik alle btw terug waar ik recht op heb?

Nacalculeren is het beoordelen van de in- en verkoop-btw en maakt onderdeel uit van het traject dat organisaties doorlopen om boekhoudkundig in control te komen en een waardevolle stap te zetten in het proces naar Horizontaal Toezicht. In dit artikel willen we verder inzoomen op het proces van nacalculatie, labeling en het maken van ‘schoon schip’ met het btw-verleden. Nacalculatie is een afzonderlijk instrument om te toetsten aan de norm van het moment. Ofwel: Betaal ik als organisatie te veel, te weinig of precies het juiste bedrag aan btw?

Labelen kostendragers

Overheden en non-profit organisaties krijgen nagenoeg alle inkoop-btw terug via het BTW-compensatiefonds en de btw-aangifte. Daartoe moeten de grootboekrekeningen gelabeld zijn. Dit label geeft voor elke factuur aan of de btw geheel of gedeeltelijk geclaimd kan worden bij het BTW-compensatiefonds of via de btw-aangifte. Het doel van EFK Belastingadviseurs is een voor zijn opdrachtgevers zo gunstige mogelijke labeling tot stand te brengen binnen de ruimte die de wet daarvoor biedt. Om tot een goede labeling te komen is het niet voldoende om alleen de grootboekrekeningen te beoordelen en deze te vertalen naar een labellijst. Veel meer gaat het over het verhaal achter de kostendragers, de opbouw van de diverse producten en de manier waarop met de labellijst wordt gegaan.

Stapsgewijs

Controle op de juistheid van de labels is de eerst stap van de nacalculatie. Er wordt aan de hand van de meeste actuele labellijsten gekeken of de labels juist zijn en eventueel worden correcties aangebracht. De tweede stap is het herijken van het mengpercentage voor de overhead-btw. Vervolgens worden de effecten van labelwijzigingen en herijking doorgerekend in het laatste boekjaar en andere boekjaren. In deze methodiek worden wijzigingen op het gebied van onder andere belastingwetgeving, die van invloed zijn op de labels, direct getoetst. Bovendien vindt daarna jaarlijks een herijking van de labels plaats.

Controle boekjaar

Voor de nacalculatie neemt EFK Belastingadviseurs de gehele administratie van een recent boekjaar door (= peiljaar). Als over het peiljaar blijkt dat een organisatie te weinig btw heeft terugontvangen, kan dit bedrag worden doorberekend naar eerdere boekjaren. Dit - wat men noemt - extrapoleren houdt verband met de mogelijkheid een teruggaafverzoek in te dienen bij de Belastingdienst over de afgelopen vijf jaren. Dat is de termijn van verjaring.

De toekomst

Nu de labellijst is herijkt, het verleden is doorgerekend op basis van nieuwe inzichten en alles is afgestemd met de belastingdienst, ontstaat een goede uitgangspositie om ‘schoon’ en met duidelijke afspraken de toekomst in te gaan. Daarnaast geeft het verhaal achter de cijfers geeft veelal inzicht hoe de organisatie met haar fiscaliteit omgaat zodat eventueel noodzakelijke organisatorische veranderen kunnen worden opgepakt. En als laatste, u weet zeker dat alle btw die in het verleden wellicht is blijven liggen ook daadwerkelijk is verrekend.