Wat is een boekhouding?

Boekhouding; het is een term die iedereen wel kent. Maar wat is nu eigenlijk een boekhouding, en waaruit bestaat het? En waarom moet er een boekhouding bijgehouden worden?

Wat is een boekhouding?

Een boekhouding houdt niets anders in dan het vastleggen van financiele feiten, om ervoor te zorgen dat er inzicht is in de financiën, en om verantwoording af te kunnen leggen aan instanties.

Het voeren van een boekhouding is wettelijk verplicht. De cijfers moeten getoond kunnen worden aan instanties, waaronder de belastingdienst. Verder is het voor BV's ook verplicht de jaarrekening ieder jaar bij de KvK kenbaar te maken.

Maar een boekhouding voer je natuurlijk niet alleen omdat het verplicht is. Ook om zelf een goed overzicht te hebben van alle zaken die er spelen, is het goed om inzicht te hebben in de financiele administratie. Welke kosten heb je het afgelopen jaar bijvoorbeeld gemaakt, en waaraan? Is het bedrijf winstgevend?

Hoe is een boekhouding opgebouwd?

Een boekhouding kun je onderverdelen in drie verschillende zaken. Zo heb je de dagboeken. Hierin kun je alle inkomsten en uitgaven registreren. Standaard worden er vijf dagboeken gebruikt in een boekhouding. Maar uiteraard kun je er zoveel maken als je zelf wilt. De vijf meest gebruikte dagboeken zijn:

• Inkoop - Hierin worden alle inkoopfacturen geregistreerd.
• Verkoop - Hierin worden alle verkoopfacturen geregistreerd.
• Bank - Hier worden alle bankafschriften in geregistreerd.
• Kas - Alle contante aankopen en verkopen worden opgenomen in het kasboek.
• Memoriaal - Dit is eigenlijk een dagboek waarin alle boekingen worden gemaakt die niet in een ander dagboek thuishoren. Vaak zijn dit boekingen die zeer incidenteel voor komen.

Verder is er ook nog het grootboek. Het grootboek is een verzameling van alle grootboekrekeningen. Met grootboekrekeningen is het mogelijk om inzicht te verkrijgen in alle financiele stromen die in het bedrijf omgaan. Alle grootboekrekeningen krijgen een uniek eigen nummer teogewezen. Het eerste cijfer waaruit deze bestaan geeft aan om wat voor soort rekening het gaat. Er is ook een 'standaard' rekeningschema, wat vaak gehanteerd kan worden.

• 0 - Vaste Activa
• 1 - Vlottende Activa
• 2 - Tussenrekeningen (kruisposten)
• 3 - Voorraden
• 4 - Kostenrekeningen (van niet-goederen)
• 5 - Projecten
• 6 - Projecten
• 7 - Kostenrekeningen (van wel-goederen)
• 8 - Omzetrekeningen
• 9 - Verschillenrekeningen

Om dit iets duidelijker te maken, bij deze een aantal voorbeelden:
1600 Crediteuren, 3020 Voorraad goederen, 1720 te vorderen BTW 19%.

Natuurlijk moeten deze gegevens ook weer terug te vinden zijn op de balansrekening en resultatenrekening. De gegevens die op de balansrekening terug te vinden zijn, zijn die uit de volgende categorieën:
0 - Vaste activa, 1 - vlottende activa, 2 - tussenrekeningen, 3 - voorraden, 5/6 - Projecten. Zoals je ziet zijn alle rekeningen die op de balans terug te zien zijn, rekeningen die je bezittingen en/of schulden weergeven.

De volgende rekeningen zijn terug te vinden op de resultatenrekening:
4 - kostenrekeningen (van niet-goederen), 7 - kostenrekeningen (van wel-goederen), 8 - omzetrekeningen, 9 - verschillenrekeningen.

Op de resultatenrekening zijn alle grootboekrekeningen te zien die de kosten en opbrengsten weergeven.

De dagelijkse vastlegging van financiële gegevens wordt gedaan door middel van journaalposten. In een journaalpost kun je zien welke grootboekrekening er gewijzigd wordt. Je begint hierbij altijd met de debet zijde. De debet zijde staat voor de wijze waarop het vermogen aanwezig is (bijv. op de bank, of in goederen). Credit staat voor de manier waarop het vermogen is verkregen (bijv. met behulp van leningen, hypotheek). Debet staat altijd links op de balans, en credit staat altijd aan de rechterzijde.