Een jaarrekening maken

Ook voor bijvoorbeeld een stichting of vereniging moet er elk jaar weer een jaarrekening worden gemaakt. Kan dit gemakkelijker? Het bestaat uit een resultatenrekening, een balans en een verslag. Een aantal vragen komt aan de orde: Wat is het voordeel van administratieve software? Hoe boek je efficiënt? Hoe stel je de resultatenrekening en balans op? En wat vermeld je in het jaarverslag?

Administratieve software

Op de markt zijn verschillende administratieve software programma’s te koop, die compatibel zijn met Windows. Administratieve software maakt boekhouden makkelijk, alles controleerbaar en rapporteren eenvoudig.
Nadat de boekhouding is opgezet, moet de administratie worden bijgehouden. Nieuwe grootboekrekeningen zijn zo aangemaakt en een overzicht van alle boekingen van een bepaalde grootboekrekening wordt zo verkregen.

Controleerbaar boeken

Voor een controleerbare administratie sluit een bij- of afschrijving op een bank- of giroafschrift aan bij een volgnummer van het Bankboekstuk in de boekhouding. Zet daarom op de bankafschriften de getallen, die overeenkomen met de volgnummers. Dit getal moet ook weer terug te komen op de rekening of correspondentie in het archief. Met Lijstopties kan je onder Bankboekstukken een lijst creëren voor een Grootboekrekening. Hiervoor is het nodig dat je voor dezelfde af- of bijschrijvingen dezelfde Omschrijving gebruikt.

Controlevoorbeeld van boeking:

• Op het rekeningafschrift staat een betaling ad 100,- Euro. De datum van het rekeningafschrift is 1 augustus 20xx;
• In het boekhoudprogramma krijgt dit bijvoorbeeld Volgnummer 22 en eveneens de Datum 1 augustus 20xx;
• Het Volgnummer 22 moet dan op het rekeningafschrift komen en op de eventuele rekening of correspondentie;
• Als er meerdere boekingen op het afschrift staan, kan de Datum gelijk blijven, maar er komen meer Volgnummers;
• Check of Nieuw saldo op het rekeningafschrift overeenkomt met het Eindsaldo op het scherm Bankboekstukken van de bank;

Resultatenrekening

Alle inkomsten en uitgaven komen in de Resultatenrekening. Het is handig om te werken met Verdichtingen, waaronder de Grootboekrekeningen vallen. Soms is het duidelijk om zowel de inkomsten als de uitgaven onder een bepaalde Verdichting te laten vallen. In de Boekhoudstructuur van de software is dit eenvoudig toe te voegen.

Voorbeeldverdichtingen:

• Rente van verschillende banken onder de Verdichting 'Rentebaten';
• Inkomsten en uitgaven van een bepaald project onder één Verdichting;
• Onder de Verdichting ‘Diversen’ kunnen verschillende uitgaven komen, die niet altijd voorkomen;

Balans

Op de balans worden de wijzigingen in het vermogen verwerkt met betrekking tot bijvoorbeeld de afschrijvingen, de afbetaalde of aangegane leningen, de effecten, de liquide middelen, de koersverschillen en het resultaat.
Ook hier is het handig om Verdichtingen te gebruiken voor verschillende Grootboekrekeningen. Voeg dit In de Boekhoudstructuur van de software onder de Verdichtingen toe.

Voorbeeldverdichtingen:

• Saldi verschillende banken onder 'Liquide middelen';
• ‘Leningen van’ en ‘Leningen aan’ combineren onder ‘Financiële vaste activa’;

Koersverschillen en controle:

• Onder ‘Koersverschillen’ vallen bijvoorbeeld de Afschrijvingen en de Waardevermeerdering of –vermindering van aandelen(fondsen). Dit boek je in het Memoriaal;
• De Koersverschillen kan je handmatig checken in een Excelprogramma met het totaal in het boekhoudprogramma;

In het Memoriaal kan je het Vermogen van de voorgaande jaren totaliseren.

Voorbeeld van vermogensboeking:

• Vermogen 2008 +/- Koersverschillen 2009 +/- Resultaat 2009 = Vermogen 2009

Financieel verslag

In het financieel verslag wordt de wijziging van het resultaat en het vermogen ten opzichte van het voorgaande jaar toegelicht. Nadat alle boekingen zijn verricht kan je onder Rapportage in het boekhoudprogramma zo de resultatenrekening en de balans opvragen. Deze kan je in Excel importeren en zodanig opstellen dat twee opeenvolgende jaren worden weergegeven.

Het kan nodig zijn om een overzicht van bepaalde specifieke uitgaven over een aantal jaren te tonen. Bij de optie Rapportage is het bijvoorbeeld mogelijk om onder Grootboek de Grootboekrekeningen over meerdere jaren te bekijken. U selecteert dan een bepaalde grootboekrekening en een bepaalde periode.

Voorbeeld rapportage uit grootboek:

• In 2005 en 2006 stond op Grootboekrekeningnummer 4300 Schenking dhr. X en in 2008 en 2009 Schenking dhr. Y (de heer X doet vanaf 2007 geen schenkingen meer). U kunt - ondanks de wijziging in omschrijving - een overzicht van alle boekingen op 4300 opvragen onder Rapportage/Grootboek/Grootboekrekening 4300.

Het is duidelijk, dat het opstellen van een financieel verslag wordt vergemakkelijkt door het gebruik van administratieve software.