Boekhouden op basis van scannen

Dat iedere ondernemer zijn boekhouding op orde moet hebben is alom bekend. Ook dat vele, met name, kleine zelfstandigen de boekhouding als een drama ervaren. De meeste kleine ondernemers hebben geen verstand van boekhouden en besteden die daarom uit of men probeert de kosten te drukken door zelf “te prutsen”. In beide gevallen levert de boekhouding nogal eens een frustratie op; of te duur, of te weinig overzicht of gewoon, naar achteraf blijkt, een chaos. Maar er is hoop: scannen.

Meest voorkomende situaties

Uiteraard bestaan er diverse vormen van administratie voeren maar de twee meest voorkomende situaties zijn de volgende:

Uitbesteden aan de (avond) boekhouder of accountant. Maandelijks levert de ondernemer zijn “schoenendoos” met bonnen aan de boekhouder. Die gaat er vervolgens mee aan de slag en doet de aangifte BTW.

• Voordeel: geen uitzoekerij wat wel en niet kan en mag en moet.
• Nadeel: elke maand de boel opsturen en enige controle op wat de boekhouder heeft gedaan is niet zondermeer mogelijk.

Zelf doen: de ondernemer voert zelf de administratie in een zelf aangeschaft boekhoud pakket.

• Voordeel: geen geld direct te besteden aan de boekhouder.
• Nadeel: veelal is de ondernemer niet op de hoogte van alle boekhoudregels en kan de administratie in een drama eindigen. Natuurlijk is hij ook de nodige tijd aan de boekhouding kwijt die hij wellicht beter aan zijn onderneming had kunnen besteden.

Scannen

De ondernemer die zich herkend in bovenstaande situaties kan tegenwoordig weer hoop putten uit de moderne boekhoud dienst: boekhouden gebaseerd op het scannen van documenten.

Hoe werkt het?

Eigenlijk heel simpel. De ondernemer haalt alle administratieve zaken (inkoop/verkoop facturen/bonnetjes) door de scanner en … klaar is zijn administratie. De boekhoud service verlener aan de ander kant maakt gebruik van een boekhoud applicatie die documenten kan lezen. Een snelle controle door de professionele boekhouder volstaat en daarmee is de boekhouding snel en goed verwerkt. Bankmutaties worden als bestand direct ingelezen en op een zelfde automatische manier verwerkt. Het blijkt in de praktijk prachtig te werken. Vergelijkende testen wijzen uit dat de scan-applicaties hun werk uitstekend verrichten.

Voordelen

• De ondernemer hoeft niet meer de administratie op te sparen van een volle maand of kwartaal maar kan zijn eigen frequentie bepalen. Desnoods scant hij dagelijks in.
• De boekhoudservice bureaus die zich bedienen van deze applicatie verwerken de administratie bijna altijd binnen 24 uur in. Dat kunnen ze ook omdat de software het meeste werk doet.
• Per saldo wordt de boekhouddienst vaak voordeliger dan de traditionele manier van administratie voering.

Gemak dient de mens

Omdat dit soort applicaties als een internetoplossing worden aangeboden is een terugkoppeling door middel van diverse, eenvoudig te lezen, financiële rapporten een fluitje van een cent geworden. De ondernemer heeft direct toegang tot zijn boekhouding en is dus op de hoogte van bijvoorbeeld zijn debiteuren. Maar bovenal heeft de ondernemer ook de mogelijkheid om vanuit de boekhouding het desbetreffende gescande document op te halen. Met een paar muisbewegingen tovert de ondernemer de inkoopfactuur boven water. Geen gezoek meer in allerlei ordners. Boekhouden op basis van scannen. Gemak dient de mens.