De Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht

Ruim niet te snel uw papieren op en zeker niet die van de inkomstenbelasting. De Belastingdienst verplicht u namelijk om uw gegevens lange tijd te bewaren. Ondernemers nog langer dan particulieren. Naast deze fiscale bewaarplicht zijn er voldoende andere redenen om kritisch naar uw ordners te kijken. Soms kunt u zelfs uw papieren beter nog langer bewaren dan wat alleen wettelijk verplicht is. Dit kan u veel fiscaal voordeel geven bij een koopsompolis, lijfrente en zwart geld.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht ondernemers

Ondernemers moeten volgens de wet alles wat van belang kan zijn voor de belastingheffing in principe zeven jaar lang bewaren. En dan bedoel ik de boeken, bescheiden en de digitale gegevensdragers, zoals externe harddisks, diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Ook alle brongegevens en eventueel een administratie bij derden. Sterker nog: in beginsel moet een ondernemer alle detailgegevens zeven jaar lang in de oorspronkelijke vorm bewaren, nadat deze hun actualiteitswaarde hebben verloren. Een contract dat 10 jaar loopt, moet dus minimaal 17 jaar worden bewaard. En zo verder. Eventuele conversie van papier naar digitaal, of van het ene bestand naar een andere is bovendien aan strikte voorwaarden gebonden. Hierover zijn met uw regionale belastingkantoor eventueel aanvullende afspraken te maken.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht particulieren

De Belastingdienst kan u nog vijf jaar na uw belastingaangifte om nadere bewijsstukken vragen. In de praktijk doet u er verstandig aan om uw papieren nog veel langer te bewaren. Ik geef u een aantal voorbeelden.

Zwart geld

Natuurlijk beschikt u niet over zwart geld, maar de Belastingdienst intensiveert duidelijk zijn pogingen om zwart geld op te sporen. Denk aan het succes in Liechtenstein en het draaiboek zwart geld Luxemburg. Bij buitenlands vermogen wordt gekeken naar de afgelopen twaalf jaar. Als daar vragen over komen, kunt u maar beter goed voorbereid zijn.

Lijfrente en de belastingaangifte

Voldoende mensen trekken hun premies voor de opbouw van hun lijfrente niet af van de belasting. Bijvoorbeeld, omdat het pensioentekort door de Belastingdienst als te laag wordt gezien. Maar wist u dat u bij de uitbetaling van u lijfrente over zoveel jaar wel automatisch door de Belastingdienst wordt aangeslagen? Het is dan aan u, om aan de hand van uw belastingaangifte te bewijzen dat u de premies niet had afgetrokken, waardoor de uitkering niet belast is. En dat kan pas over twintig jaar zijn. En denk nou niet dat de Belastingdienst deze gegevens gaat bewaren. Dat moet u namelijk zelf doen. U moet het aantonen.

Aanslag onroerend goed OZB en WOZ

Voor de aanslagen onroerend goed, rioolheffing, afvalstoffenheffing en waterschapslasten, bestaat geen bewaarplicht. Als er eenmaal is betaald, geldt het bankafschrift als bewijs. Maar wie bezwaar aantekent, doet er natuurlijk goed aan om de aanslagen wel te bewaren.

Hoe lang moet ik bankafschriften bewaren

Voor bankafschriften geldt een bewaartermijn van vijf jaar. In de praktijk blijkt dat het langer bewaren van bankafschriften, bijvoorbeeld digitaal, zinvol kan zijn.

Hoe lang moet ik een verzekeringspolis bewaren

Bewaar de originele polis met aanhang en polisvoorwaarden gedurende de hele looptijd dat een verzekering loopt. Dat kan bij spaarplannen of bijvoorbeeld een overlijdensverzekering dus heel lang zijn. Bij polissen, die jaarlijks worden vernieuwd, zijn in beginsel alleen de nieuwe mantels en voorwaarden rechtsgeldig. Denk ook aan een autoverzekering of brandverzekering. Ook kan het bij een autoverzekering verstandig zijn om ook de oude polissen een aantal jaren te bewaren, voor het geval dat op enig moment discussies ontstaan over uw opgebouwde no claim.

Slot

Kortom, gooi niet te vlug uw papieren weg. Ook al ruimt dat soms lekker op. Archiveer uw spullen zorgvuldig en bewaar uw polissen en bescheiden lang genoeg. U weet maar nooit, wanneer u het weer nodig hebt.