De Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht

Ruim niet te snel uw papieren op. De Belastingdienst verplicht u, om uw gegevens lange tijd te bewaren. Naast deze fiscale bewaarplicht, zijn er voldoende andere redenen om kritisch naar uw ordners te kijken. Soms kunt u zelfs uw papieren beter nog langer bewaren dan alleen wettelijk verplicht is. Dat kan u veel fiscaal voordeel geven.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht ondernemers

Ondernemers moeten volgens de wet alles wat van belang kan zijn voor de belastingheffing in principe zeven jaar lang bewaren. En dan bedoel ik de boeken, bescheiden en de al dan niet digitale gegevensdragers, zoals diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Ook alle brongegevens en eventueel een administratie bij derden. Sterker nog: in beginsel moet een ondernemer alle detailgegevens zeven jaar lang in de oorspronkelijke vorm bewaren, nadat deze hun actualiteitswaarde hebben verloren. Een contract dat 10 jaar loopt, moet dus minimaal 17 jaar worden bewaard. En zo verder. Eventuele conversie van papier naar digitaal, of van het ene bestand naar een andere is bovendien aan strikte voorwaarden gebonden. Hierover zijn met uw regionale belastingkantoor eventueel aanvullende afspraken te maken.

Belastingdienst en de fiscale bewaarplicht particulieren

De Belastingdienst kan u nog vijf jaar na uw belastingaangifte om nadere bewijsstukken vragen. Maar in de praktijk doet u er verstandig aan om uw papieren veel langer te bewaren. Ik geef u een aantal voorbeelden.

Zwart geld

Natuurlijk beschikt u niet over zwart geld, maar de Belastingdienst intensiveert duidelijk zijn pogingen, om zwart geld op te sporen. Denk aan succes in Liechtenstein en het draaiboek zwart geld Luxemburg. Bij buitenlands vermogen wordt gekeken naar de afgelopen twaalf jaar.

Lijfrente en de belastingaangifte

Voldoende mensen trekken hun premies voor de opbouw van hun lijfrente niet af van de belasting. Bijvoorbeeld, omdat het pensioentekort door de Belastingdienst als te laag wordt gezien. Maar wist u dat u bij de uitbetaling van u lijfrente over zoveel jaar wel automatisch door de Belastingdienst wordt aangeslagen? Het is dan aan u, om aan de hand van uw belastingaangifte te bewijzen dat u de premies niet had afgetrokken, waardoor de uitkering niet belast is. En dat kan pas over twintig jaar zijn! En denk nou niet dat de Belastingdienst deze gegevens gaat bewaren. Dat moet u namelijk zelf doen.

Aanslag onroerend goed OZB

Voor de aanslagen onroerend goed, rioolheffing, afvalstoffenheffing en waterschapslasten, bestaat geen bewaarplicht. Als er eenmaal is betaald, geldt het bankafschrift als bewijs. Maar wie bezwaar aantekent, doet er natuurlijk goed aan, om de aanslagen wel te bewaren.

Hoe lang moet ik bankafschriften bewaren

Voor bankafschriften geldt een bewaartermijn van vijf jaar. Je kunt je echter afvragen of het langer bewaren van bankafschriften, bijvoorbeeld digitaal, ook niet zeer zinvol is.

Hoe lang moet ik een verzekeringspolis bewaren

Bewaar de originele polis met aanhang en polisvoorwaarden, gedurende de hele looptijd dat een verzekering loopt. Dat kan bij spaarplannen of bijvoorbeeld een overlijdensverzekering dus heel lang zijn. Bij polissen, die jaarlijks worden vernieuwd, zijn in beginsel alleen de nieuwe mantels en voorwaarden rechtsgeldig. Denk hierbij aan een autoverzekering of brandverzekering. Maar toch is het ook bij een autoverzekering verstandig, om ook de oude polissen een aantal jaren te bewaren, voor het geval dat op enig moment discussies ontstaan over uw opgebouwde no claim.

Slot

Kortom, gooi niet te vlug uw papieren weg. Ook al ruimt dat soms lekker op. Archiveer uw spullen zorgvuldig, en bewaar uw polissen en bescheiden lang genoeg. U weet maar nooit, wanneer u het weer nodig heeft. © 2008 - 2010 Zeemeeuw, gepubliceerd in Administratie (Financieel) op 15-12-2008, laatst gewijzigd op 07-08-2009. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Zeemeeuw is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Verwante artikelen

• Belastingdienst & tweede huis in het buitenland: Elk jaar kondigen ze bij de Belastingdienst aan waarop ze de belastingaangifte extra zullen controleren. Bij de aangifte over 2007 was dat het tweede huis en…
• Nieuw belastingverdrag zwart geld Luxemburg: De Belastingdienst en niet in het minst minister en staatssecretaris Jan Kees de Jager zetten hun jacht op zwart geld voort. Op 29 mei 2009 is er een nieuw bilate…
• Wat is de onroerende zaakbelasting (OZB)?: Wat houdt de onroerende zaakbelasting nu precies in? En op welke situaties is het van toepassing? Elke gemeente gaat weer anders met de OZB om. Belangrijk is het da…
• Hoogste spaarrente en de belastingparadijzen van De Jager: Er blijkt veel meer zwart geld te zijn dan aanvankelijk gedacht. Waar deze nieuwe cijfers op gebaseerd zijn is onduidelijk, want zwart is niet voor…
• De belastingdienst, zwart geld bij een spaarbank: Zwart geld en de Belastingdienst. Om de zoveel tijd staan de media weer bol van verhalen over zwart geld. Soms worden big shots gepakt, vaak ook de kleinere…