Opdrachtaanvaarding door een accountant

Een accountant controleert in de meeste gevallen de boekhouding van een onderneming. Voor een accountant een opdracht accepteert gaat er nog een proces vooraf. Zo moet er eerst een offerte gemaakt worden en moet de accountant kijken of hij wel bekwaam genoeg is om de boekhouding te controleren. Daarnaast is het begrip continuering belangrijk bij de opdrachten.

Uitbrengen van een offerte

Een eerste contact met een potentiële opdrachtgever heeft veelal de vorm van een oriënterende bespreking en leidt vervolgens tot het verzoek een offerte uit te brengen. Een offerte bevat een beschrijving van de aangeboden werkzaamheden met een kostenindicatie. Tijdens een eerste gesprek met een potentiële opdrachtgever moet de accountant in staat zijn bekendheid te tonen met de bedrijfstak of branche van de opdrachtgever. Tijdens het eerste gesprek komen veelal de volgende onderwerpen aan de orde:

• De externe ontwikkelingen ten aanzien van het bedrijf
• De relatieve positie van het bedrijf in de branche/bedrijfstak
• De activiteiten van het bedrijf
• De organisatiestructuur (functioneel en personeel)
• De wijze van beheersing van de organisatie
• De organisatie van het accountantskantoor en de mogelijke dienstverlening (waaronder specialismen)
• De voorwaarden waaronder de opdracht kan worden aanvaard (bijvoorbeeld eventuele beperking van aansprakelijkheid bij bijzondere opdrachten).

Het is aanbevolen om na afloop van het gesprek een besprekingsverslag te schrijven, waarin alle bijzonde punten zijn opgenomen.

De cliënt en opdrachtaanvaarding

Voordat een controleopdracht kan worden geaccepteerd, dient de accountant vast te stellen dat er geen vaktechnische belemmeringen zijn om de opdracht te aanvaarden. Mogelijke vaktechnische belemmeringen betreffen de integriteit van de opdrachtgever, de onafhankelijkheid van de accountant en de vraag of de accountant over de voor de opdracht benodigde deskundigheid en ervaring beschikt of kan beschikken.

Aangaan van een cliëntrelatie

Het accepteren van een controleopdracht betekent dat een relatie (vaak voor langere tijd) wordt aangegaan met een opdrachtgever waarvoor de opdracht wordt uitgevoerd. De accountant wint via openbare bronnen informatie in over de potentiële cliënt, onder andere over de eigenaren, het bestuur, bedrijfsactiviteiten. De integriteit/betrouwbaarheid van de huishouding c.q. de opdrachtgever blijkt bijvoorbeeld door onderzoek aan de hand van interviews, vragenlijsten en inlichtingen van derden. Op basis van deze informatie wordt beoordeeld of er bedreigingen zijn. Indien de accountant tot de conclusie komt dat de bedreiging niet kunnen worden weggenomen, dan mag hij de cliënt niet accepteren.

Opdrachtaanvaarding

De volgende stap is de acceptatie van de specifieke controleopdracht. Ook hierbij beoordeelt de accountant of de specifieke opdracht kan leiden tot een bedreiging voor de naleving van de fundamentele beginselen. Voordat hij de opdracht aanvaardt, zal de accountant onder andere vaststellen dat er geen bedreigingen bestaan uit het oogpunt van:

• De onafhankelijkheid van de accountant
• De integriteit van de opdrachtgever in relatie tot de specifieke opdracht
• De deskundigheid en ervaring wat betreft personeelsbezetting van de controleopdracht

De onafhankelijkheid kan in het geding komen indien er relaties bestaan die een onafhankelijk optreden van de accountant kunnen verstoren vanwege financiële, persoonlijke of zakelijke dingen. Hierbij kan gedacht worden aan effectenbezit in de cliënt, familierelaties of andere nauwe persoonlijke relatie. Ook kan er sprake zijn van adviesdienstverlening waardoor de onafhankelijkheid in het geding kan komen.

De integriteit van de leiding van het bedrijf c.q. de opdrachtgever kan twijfelachtig zijn, indien deze beperkingen aan de accountant oplegt in het onderzoek naar de getrouwheid van financiële informatie. Dit is voor de accountant onaanvaardbaar. Evenzeer mogen budgetbeperkingen van de zijde van de opdrachtgever nimmer leiden tot afbreuk aan de kwaliteit van de werkzaamheden. Ten slotte kan sprake zijn van een subjectieve verhindering waardoor de integriteit van de leiding in twijfel kan worden getrokken. Bij de opdracht acceptatie moet een eerste indruk worden verkregen, of de interne beheersing voldoet aan de minimale eisen. Dit heeft met name betrekking op de fase van de primaire registratie en de aanwezige functiescheidingen.

Het ontbreken van specifieke kennis en ervaring respectievelijk onderbezetting wat betreft personeel kan ook een bedreiging zijn voor de naleving van de fundamentele beginselen in het kader van opdrachtacceptatie. Gedacht kan worden aan de situatie waarin een accountantskantoor wordt geconfronteerd met de vraag tot het uitvoeren van een controleopdracht bij een kredietinstelling met een hoge automatiseringsgraad, terwijl bij dit kantoor noch beschikt over voldoende kennis over en ervaring met kredietinstellingen, noch beschikt over voldoende EDP-audit-deskundigen.

Overnemen van een controleopdracht van een andere openbaar accountant

Wanneer een controleopdracht wordt overgenomen van een andere openbaar accountant, is het vragen van informatie bij de fungerende accountant een gebruikelijke waarborg. Hiermee kan de accountant inzicht geven in vaktechnische belemmeringen en andere redenen voor de wisseling van openbaar accountant, met name in het bestaan van onenigheid tussen de cliënt en de fungerende accountant. Indien de opdracht door de vorige accountant is opgezegd wegens omstandigheden van fraude, is het de uitgenodigde accountant niet toegestaan de opdracht te aanvaarden voordat de opdrachtgever adequate maatregelen heeft getroffen om de gevolgen van de fraude voor zover mogelijk ongedaan te maken, de gevolgen op een toereikende wijze in de financiële verantwoording heeft verwerkt en toereikende maatregelen zijn getroffen om herhaling te voorkomen.

Continuering van opdrachten

Bij doorlopende controleopdrachten dient de accountant te overwegen of de omstandigheden vereisen dat de opdrachtvoorwaarden worden aangepast en of het nodig is de opdrachtgever te attenderen op de bestaande opdrachtvoorwaarden. Bij voorkeur wordt jaarlijks een opdrachtbevestiging gestuurd. De volgende factoren zijn in elk geval aanleiding tot het verstrekken van een nieuwe opdrachtbevestiging:

• Aanwijzingen dat de opdrachtgever een onjuist begrip heeft van het doel en de reikwijdte van de controle
• Herformulering van de opdracht of de invoering van bijzondere opdrachtvoorwaarden
• Een recente wijziging in de samenstelling van de hoogste leiding van de huishouding, inclusief de raad van commissarissen, en in de eigendomsverhoudingen
• Een aanzienlijke wijziging in de aard of de omvang van de bedrijfsactiviteiten van de opdrachtgever
• Wettelijke of regelgevende vereisten

Oorzaak voor het niet continueren kunnen zijn:

• Problemen met betrekking tot de onafhankelijkheid
• Ernstige twijfels over de integriteit van de leiding en het management
• Het niet binnen redelijke termijn, nadat de accountant de leiding of het toezichthoudend orgaan daarop heeft gewezen, treffen door de leiding van toereikende maatregelen om de gevolgen van fraude van materieel belang voor zover mogelijk ongedaan te maken en om herhaling daarvan te voorkomen