Je administratieve chaos onder controle

Bijna dagelijks komen er papieren je huis binnen. Rekeningen die betaald moeten worden, loonstrookjes, afschriften van bank en giro en brieven waar je achteraan moet bellen. Nu gaat het een hele tijd goed als je alle papieren op je bureau stapelt of in een schoenendoos mikt, tot het moment dat je een betalingsherinnering krijgt of het tijd is voor de belastingaangifte en je nergens je jaaropgaaf kunt vinden. Een beetje overzicht zou dan mooi zijn, maar hoe begin je daar nou mee?

Bij binnenkomst

De eerste stap is het direct openmaken van alle post die binnenkomt. Gooi de enveloppen direct weg. Schrijf zonodig de datum van binnenkomst in de hoek van de brief of rekening. Je kunt de post direct sorteren door een ladenkastje op A4 formaat te gebruiken of een stapel brievenbakjes. Maak op elk laatje of bakje een sticker met de teksten betalen, actie en opruimen. In het bakje betalen gooi je al je rekeningen. In het bakje actie komen alle papieren waar actie op ondernomen moet worden, bijvoorbeeld de belastingaangifte of brieven waar je achteraan moet bellen. Het bakje archief is bestemd voor papieren waar je nu verder niks mee hoeft, maar die je wel bewaren wilt.

Rekeningen en andere post waar je iets mee moet

Rekeningen kun je het best eens per week betalen om overzicht te houden. Gebruik een schriftje als kasboek. Schrijf elke week het saldo van je bank- en girorekening(en) op, welke rekeningen je die dag betaald hebt en wat het resterende saldo is. Zo zie je direct hoe je er de rest van de maand voor staat. Bij acceptgiro’s die je via internet of de telefoon hebt betaald schrijf je direct de datum van betaling op, zo voorkom je dat je later niet meer weet wat je wel of niet hebt betaald. Doe de rekeningen daarna in je archiefbak. De papieren waarop actie ondernomen moet worden kun je ook per week afhandelen, kies hier een tijdstip voor binnen kantoortijden voor het geval je ergens achteraan moet bellen. Kan dit niet omdat je bijvoorbeeld fulltime werkt, doe het dan op zondag en neem de papieren mee naar je werk. In je pauze kun je de zaken dan afhandelen. Het archief tot slot kun je best eens per maand opruimen.

Een archief maken

De volgende stap is het maken van je archief. Het makkelijkst is het om een aantal grote ordners te kopen met tabbladen. Bij de bekende discountwinkels ben je daar weinig geld aan kwijt. Plak op elke ordner een etiket en schrijf hier het onderwerp op. Een indeling kan bestaan uit werk, huis, kind, verzekeringen, studie en andere onderwerpen waar je papieren van binnen krijgt. Heb je een partner, dan kan het handig zijn om allebei een eigen ordner te hebben voor zaken als werk en studie. Gebruik dan voor elk een eigen kleur ordner of etiket, dat scheelt later weer zoekwerk. Op de tabbladen kun je vervolgens een verdere onderverdeling maken. Trap niet in de valkuil van teveel onderwerpen, zo beperk je het aantal twijfelgevallen waarbij je niet weet in welke categorie je ze moet opbergen.

Bewaartermijn

Ben je zover om te gaan schiften, bedenk dan dat zaken als loonstrookjes, jaaropgaven, belastingpapieren en andere wettelijke documenten minimaal vijf jaar bewaard moeten worden. Gooi dit soort dingen dus niet te snel weg! Papieren ouder dan twee jaar kun je in een aparte set ordners bewaren die je ergens neerzet waar ze niet in de weg staan. Een goede plek hiervoor is bijvoorbeeld in de linnenkast achter de handdoeken.

De boel opruimen in je archief

Zet een perforator, een nietmachine en een stapel insteekhoezen met gaatjes langs de zijkant klaar als je zover bent. Bepaalde zaken als diploma’s kun je beter in een hoesje bewaren, loonstrookjes daarentegen kun je best perforeren. Doe de nieuwste papieren voorin en werk zo op datum terug. Op die manier hoef je nooit lang te zoeken naar de meest recente informatie. Voor papieren die qua afmeting meer op een literair hoogstandje lijken, zoals je hypotheekakte of de verzekeringsvoorwaarden, kun je opbergdozen gebruiken in A4-formaat. Ook deze kun je bij de meeste discount- en huishoudzaken kopen. Plak er een etiket op en noteer de inhoud, en bewaar dit bij je ordners. Er zijn ordners verkrijgbaar met vier ringen, deze zijn ideaal voor bank- en giroafschriften omdat je er twee verschillende rekeningen in bij kunt houden. Natuurlijk kun je ook de mapjes van de bank zelf gebruiken, net wat je zelf het makkelijkst vindt.

Alles valt te pimpen, ook je administratie

Mocht je na het bovenstaande nog steeds als een berg tegen je administratie opzien vanwege het hoge saaiheidsgehalte, maak er dan jouw feestje van! Beplak je ordners met fleurig plakplastic, zet je lievelingsmuziek op en maak het af met thee en koekjes. Het is even een werk om je administratie van chaos naar orde te krijgen, maar de eerstvolgende keer dat je iets nodig hebt en het binnen een halve minuut uit een ordner trekt zal een waar Hallelujah-moment zijn! © 2007 - 2010 Aldershof, gepubliceerd in Administratie (Financieel) op 04-01-2007. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Aldershof is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Verwante artikelen

• Opruimen van hondenpoep: Het gaat hier over het opruimen van hondenpoep en enkele praktische tips zoals; poepzakjes, hondentoiletten en wat als je betrapt wordt door een controleur van de gemeente. Als honde…
• Voorjaarsschoonmaak: De lente komt er aan, het is weer tijd voor de grote voorjaarsschoonmaak. Het is erg ouderwets, maak tegenwoordig weer heel modern. Het wordt gedaan aan het einde van de winter, kamer vo…
• Huis opruimen: De beste tips voor een huis zonder rommel: Het zou je verbazen hoeveel mensen het tegenwoordig moeilijk hebben om hun huis opgeruimd te krijgen. Drukke levens, veel te veel moeten, altijd moe…
• Financiën op orde: persoonlijke financiële administratie: Je financiën op orde brengen en overzicht houden in je persoonlijke financiële administratie is heel belangrijk, maar veel mensen ervaren het als iet…
• Opruimen na een feest of receptie: De meeste mensen genieten van de planning en het bijwonen van een feest of receptie. Maar het opruimen na een feest of receptie staat bij de meeste mensen niet hoog op de l…